SmartRecruiters Integration: KI für das Recruiting in großen Stückzahlen

Was das Recruiting in großem Umfang bremst

• Hunderte Bewerbungen pro Stelle. Bei manchen Positionen erhält jede Stelle so viele Bewerbungen, dass niemand den ersten und den letzten Lebenslauf mit derselben Aufmerksamkeit lesen kann.
• Recruiter an mehreren Standorten. Die Teams sind über Regionen oder Länder verteilt, und jedes sichtet und qualifiziert auf seine eigene Weise.
• Verzögerungen, die Kandidaten kosten. Wenn der erste Kontakt mehrere Tage auf sich warten lässt, haben manche Kandidaten bereits anderswo zugesagt.

So funktioniert die SmartRecruiters Integration

1. Sie autorisieren die Verbindung. Bei der Einrichtung autorisiert ein SmartRecruiters-Administrator den Zugriff aus Delectus heraus.
2. Daten kommen mit reinem Lesezugriff an. Stellen, Bewerbungen und Lebensläufe werden mit Delectus synchronisiert. In SmartRecruiters wird nichts geschrieben.
3. Die Agenten übernehmen. Lebenslaufanalyse, Vorqualifizierung per SMS oder Telefon und Interviews finden in Delectus statt, anhand der Kriterien jeder Stelle.

Was SmartRecruiters leistet, was Delectus ergänzt

SmartRecruiters organisiert das Recruiting; Delectus übernimmt einen Teil der wiederkehrenden Arbeit.

Warum Delectus AI mit SmartRecruiters kombinieren?

SmartRecruiters ist eine Talent-Acquisition-Plattform, die große Unternehmen mit hohem Einstellungsbedarf nutzen. Sie organisiert die Verbreitung der Stellen, das Bewerbermanagement und die Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Hiring Managern. Den Teams bleibt das Lesen der Lebensläufe, die ersten Gespräche mit jedem Kandidaten und die Vorbereitung der Interviews.

Genau hier setzt Delectus an. Jede synchronisierte Bewerbung wird von der KI gelesen, mit den Kriterien der Stelle abgeglichen und mit einem begründeten Matching-Score eingeordnet. Vorausgewählte Kandidaten werden von den Vorqualifizierungs-Agenten kontaktiert. Ihre Recruiter behalten ihre Zeit für Interviews und Entscheidungen.

Jede Bewerbung mit derselben Sorgfalt lesen

Bei hohen Bewerberzahlen besteht das Risiko nicht nur im Zeitverlust. Es besteht auch darin, die ersten fünfzig Lebensläufe gründlich und den Rest deutlich schneller zu lesen. Delectus legt an jede Bewerbung dieselben Kriterien an, an die erste wie an die letzte, und nennt die Gründe für jede Einordnung.

Die Kriterien stammen aus der Stelle und aus dem, was Sie für die Position als unverzichtbar betrachten. Ein Recruiter in Lyon und eine Recruiterin in Lille, die an derselben Art von Stelle arbeiten, sehen die Kandidaten in derselben Reihenfolge. Anschließend können sie nach Erfahrung, Kompetenz oder Standort eingrenzen und die Zusammenfassung jedes Profils öffnen.

Vorqualifizierung per SMS und Telefon, ohne Warteschlange

Der SMS-Vorqualifizierungs-Agent kann alle vorausgewählten Kandidaten gleichzeitig kontaktieren, was kein Team telefonisch schafft. Er gibt sich als KI zu erkennen, holt die Einwilligung des Kandidaten ein und stellt die Fragen der Stelle: Verfügbarkeit, Schichtarbeit, Umzugsbereitschaft, Gehalt oder eine stellenspezifische Bedingung wie ein Führerschein oder eine Zertifizierung. Das Gespräch kann auch über WhatsApp laufen.

Wer nicht antwortet, wird zweimal erinnert, danach ruft der Voice-Agent an. Kommt der Anruf nicht zustande, wird der Recruiter benachrichtigt. Passende Kandidaten wählen einen Interviewtermin aus der tatsächlichen Verfügbarkeit der Recruiter, dank des mit Outlook und Teams synchronisierten Kalenders.

Interviews, die von Standort zu Standort vergleichbar sind

Der Interviewleitfaden jeder Stelle legt die Fragen und Bewertungskriterien fest. Die erste Runde kann Alicia, die KI-Interviewerin, übernehmen, zu einem Zeitpunkt, der dem Kandidaten passt. Weitere Runden finden per Video auf der Plattform statt, mit Echtzeit-Transkript und Fragevorschlägen zu Themen, die noch nicht angesprochen wurden.

Der Bericht am Ende des Interviews ordnet die Antworten nach Themen und zitiert die Passagen, auf denen sie beruhen. Hiring Manager vergleichen die Finalisten auf einer gemeinsamen Grundlage, auch wenn verschiedene Personen sie gesprochen haben.

Wo mit der SmartRecruiters Integration anfangen?

Bei einem so breiten Umfang beginnt man am besten klein. Wählen Sie eine Stelle, bei der das Bewerbungsvolumen ein Problem ist, zum Beispiel Kundenberater, Techniker oder Verkäufer, die an mehreren Standorten offen sind. Prüfen Sie mit den beteiligten Recruitern, ob die Kriterien der Stelle wirklich widerspiegeln, was sie für unverzichtbar halten, und sehen Sie sich dann die ersten Rankings und Vorqualifizierungen an.

Sobald die Kriterien für diese Stelle bestätigt sind, weiten Sie den Einsatz Stelle für Stelle auf weitere Jobfamilien aus. Recruiter, die Delectus noch nicht nutzen, arbeiten weiter wie gewohnt in SmartRecruiters, denn dort wird nichts verändert.

Governance und Daten bei der SmartRecruiters Integration

In einem großen Unternehmen kommt die Datenfrage schnell auf den Tisch. Die Synchronisierung ist rein lesend: Delectus verändert nichts in SmartRecruiters, das Ihr führendes System bleibt. Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet, nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und unterliegen Ihren Aufbewahrungsfristen.

Die Agenten teilen den Kandidaten mit, dass sie eine KI sind, und keine Entscheidung fällt ohne Recruiter. Beides zählt für die Information der Kandidaten und für die menschliche Aufsicht, die die EU-KI-Verordnung (AI Act) im Recruiting verlangt.

Häufige Fragen