Woher lange Bench-Zeiten kommen
- Ein verfügbarer Berater, den niemand sieht. Ein Projekt kommt herein und Sie suchen extern, obwohl einer Ihrer eigenen Berater gepasst hätte.
- Ein Profil, das beim letzten Einsatz stehen geblieben ist. Das Beraterprofil hat sich seit zwei Jahren nicht verändert. Es muss überarbeitet werden, bevor es rausgeht, und der Kunde wartet.
- Ein verpatztes Kundengespräch. Das richtige Profil, schlecht vorbereitet, kommt nicht durch das Gespräch. Und die Bench-Zeit zieht sich ein paar Wochen weiter.
So reduzieren Sie Bench-Zeiten mit Delectus
- Zuerst Ihre Berater. Für jedes neue Projekt werden zuerst die passenden Profile aus Ihrer Datenbank vorgeschlagen, mit den Gründen.
- Das Profil aktualisiert sich. Das Beraterprofil wird neu erstellt und auf das neue Projekt ausgerichtet.
- Der Berater übt. Ein KI-Probeinterview für das Kundengespräch, dann ein Bericht, um nachzubessern, was nötig ist.
Die Kennzahlen für das Bench-Management
Fünf Kennzahlen genügen, um Bench-Zeiten Woche für Woche zu verfolgen.
| Kennzahl | Was sie misst | Wie man sie berechnet |
|---|---|---|
| Bench-Quote | Den Anteil nicht abgerechneter Zeit | Bench-Tage ÷ verfügbare Arbeitstage der Berater |
| Durchschnittliche Bench-Dauer | Die Zeit bis zur Wiedereinsetzung eines Beraters | Bench-Tage gesamt ÷ Anzahl der Bench-Phasen |
| Kosten der Bench-Zeit | Was die Bench-Zeit das Unternehmen kostet | Bench-Tage × durchschnittlicher Tagessatz |
| Erfolgsquote der Kundengespräche | Wie wirksam Vorstellungen sind | Gewonnene Projekte ÷ geführte Kundengespräche |
| Reaktionszeit beim Kunden | Vertriebliche Reaktionsfähigkeit | Zeit zwischen Kundenanfrage und Versand der Profile |
Warum Bench-Zeiten einen IT-Dienstleister so viel kosten
Ein Berater auf der Bench ist weiterhin angestellt. Gehalt und Lohnnebenkosten fallen jeden Monat an, ohne dass eine Rechnung dagegensteht. Für einen Dienstleister, dessen Marge von der Auslastung abhängt, wiegen ein paar Wochen pro Berater und Jahr am Ende schwer.
Es gibt auch weniger sichtbare Kosten. Ein Berater, der zu lange wartet, verliert die Motivation, und genau dann sagt er oft Ja, wenn ein anderer Dienstleister anruft.
Die Kosten der Bench-Zeit in Ihrem Unternehmen berechnen
Die Rechnung passt in eine Zeile. Ein Tag auf der Bench kostet das volle Tagesgehalt des Beraters inklusive Nebenkosten plus die Marge, die er bei Abrechnung eingebracht hätte. Kosten eines Tages = Tagesgehalt inkl. Nebenkosten + (Tagessatz − Tagesgehalt inkl. Nebenkosten). Mit anderen Worten: Jeder verlorene Tag ist ungefähr den Tagessatz des Beraters wert.
Multiplizieren Sie mit der Zahl der Bench-Tage im Jahr und dann mit der Zahl der betroffenen Berater. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen: Dann wissen Sie, was jeder bei einer Wiedereinsetzung gesparte Tag wert ist.
Ihre Berater vorschlagen, bevor Sie extern suchen
Der erste Reflex bei einer Kundenanfrage sollte sein, zu schauen, wer intern verfügbar ist oder es bald sein wird. In Delectus liegen die Berater des Dienstleisters in derselben Datenbank wie die Kandidaten. Wenn Sie die Projektbeschreibung eingeben, ordnet das Tool die passenden Profile ein, mit einer Bewertung und den Gründen dafür: ein früherer Einsatz, eine Technologie, Praxisjahre.
Sie können nach Erfahrung, Kompetenz oder Ort verfeinern oder einfach in natürlicher Sprache fragen, zum Beispiel „Data-Berater, verfügbar innerhalb von zwei Monaten, sicher im Umgang mit Airflow.“ Und wenn ein neues Projekt dem Werdegang eines Beraters oder früheren Kandidaten ähnelt, schlägt das Tool ihn von selbst vor, ohne dass jemand daran denken muss.
Beispiel: eine Beraterin am Ende ihres Einsatzes
Der Einsatz einer Data-Beraterin endet in sechs Wochen. Ein Kunde hat einen Bedarf im Data Engineering, und sie erscheint unter den Profilen der Datenbank, mit den Gründen. Ihr Beraterprofil wird neu erstellt, wobei ihre Spark- und Airflow-Einsätze, die dem Bedarf am nächsten kommen, nach oben rücken. Vor dem Termin absolviert sie ein Probeinterview für das Kundengespräch und liest ihren Bericht am Vorabend.
Geändert hat sich nicht die Arbeit des Account Managers. Sondern dass er die richtige Beraterin zur richtigen Zeit sieht, mit einem Profil, das noch am selben Tag verschickt werden kann.
Berater und Talent Pool per SMS oder Telefon wieder ansprechen
Wenn eine Anfrage hereinkommt, müssen Sie trotzdem wissen, wer wirklich verfügbar ist: Berater am Ende eines Einsatzes, frühere Kandidaten, Menschen, die Sie letztes Jahr getroffen haben. Der SMS-Vorqualifizierungs-Agent schreibt ihnen, stellt sich als KI vor, holt ihre Einwilligung ein und klärt Verfügbarkeit, Tagessatz oder Gehalt und Reisebereitschaft. Widersprechen sich zwei Antworten, fragt er nach.
Bleibt nach zwei Erinnerungen eine Antwort aus, ruft der Voice-Vorqualifizierungs-Agent an. Bleiben sie unerreichbar, wird der Account Manager informiert. Er erhält eine Benachrichtigung, sobald ein Profil antwortet, und findet die Antworten, das Transkript und die Zusammenfassung des Anrufs im Kandidatenprofil.
Das Beraterprofil, bereit am Tag der Anfrage
Bench-Zeit hängt oft davon ab, wie schnell Sie dem Kunden antworten. In Delectus behält das Profil jedes Beraters seine Versionen. Für ein neues Projekt gehen Sie von der neuesten aus, die KI rückt die Erfahrung, die dem Bedarf am nächsten kommt, nach oben und schreibt die Zusammenfassung neu, und Sie prüfen vor dem Versand.
Der Kunde erhält einen Freigabelink und öffnet das Profil ohne eigenes Konto. Sie wissen, welche Version er erhalten hat. Das vermeidet Verwirrung, wenn derselbe Berater zwei Kunden vorgestellt wird.
Den Berater auf das Kundengespräch vorbereiten
Ein Berater, der zwei Jahre beim selben Kunden war, ist manchmal aus der Übung, was Vorstellungsgespräche angeht. Das Probeinterview für das Kundengespräch geht von der Projektbeschreibung und seinem Profil aus: Die KI befragt ihn zu dem, was der Kunde lesen wird und was der Kunde erwartet. Der Berater absolviert es, wann er kann, im Browser, und erhält einen Bericht, der ihm sagt, woran er arbeiten sollte.
Wer kümmert sich um die Wiedereinsetzung?
Bei den meisten IT-Dienstleistern ist es der Account Manager, der den vorherigen Einsatz betreut hat, manchmal mit Unterstützung des Recruiting-Teams. Das Risiko: Nur er weiß, dass ein Berater verfügbar ist, während ein Kollege extern nach einem Profil sucht, das das Unternehmen schon hat.
Eine gemeinsame Datenbank verhindert das. Berater erscheinen neben Kandidaten, mit ihren Tags, Notizen und dem Verlauf jedes Austauschs. Vorstellungen werden in einer Kanban-Pipeline verfolgt, und Teammitglieder verteilen das Nachfassen als Aufgaben. Alle sehen, wer welchem Kunden mit welcher Profilversion vorgestellt wurde.
Eine wöchentliche Routine für das Bench-Management
Dienstleister mit geringen Bench-Zeiten halten jede Woche eine kurze Abstimmung ab. Sie gehen Einsätze durch, die innerhalb von drei Monaten enden, sowie bereits verfügbare Berater. Für jede offene Kundenanfrage schauen sie zuerst auf die aus der Datenbank vorgeschlagenen Profile. Sie aktualisieren die Profile der betroffenen Berater und planen Probeinterviews vor anstehenden Terminen ein.
Am Ende der Woche genügt ein Blick auf die Pipeline, um zu sehen, welche Vorstellungen rausgegangen sind und welche Kundenrückmeldungen noch ausstehen.
Die Fehler, die Bench-Zeiten verlängern
Erst mit der Suche nach dem nächsten Einsatz beginnen, wenn der aktuelle tatsächlich endet. Aus Gewohnheit extern suchen, ohne die Datenbank zu prüfen. Ein veraltetes Profil schicken, in dem der letzte Einsatz fehlt. Den Berater vorstellen, ohne ihn auf den Kontext des Kunden vorzubereiten. Ihn wochenlang ohne Nachricht lassen.
Jeder dieser Fehler entspricht einem Schritt, den das Tool abdeckt: Profile, die vorgeschlagen werden, sobald eine Anfrage eingeht, das neu erstellte Beraterprofil, das Probeinterview, Nachfassen per SMS oder Telefon.
Was Delectus leistet und was es nicht ersetzt
Die Plattform ersetzt weder Ihr Tool für die Ressourcenplanung noch Ihre Vertriebssteuerung. Sie setzt ein, wenn eine Kundenanfrage hereinkommt, bei den drei Schritten, in denen Bench-Zeit gewonnen oder verloren wird: den richtigen Berater finden, ein aktuelles Profil schicken und das Kundengespräch meistern.
Bench-Zeit: was die Regeln in Frankreich sagen
Während der Bench-Zeit bleibt der Berater Angestellter des Dienstleisters und erhält weiterhin sein Gehalt. Das Unternehmen kann ihm Schulungen, interne Projekte oder Pre-Sales-Aufgaben übertragen. Die genauen Bedingungen hängen vom Arbeitsvertrag und dem anwendbaren Tarifvertrag ab.
Häufige Fragen
Was ist Bench-Zeit?
Die Zeit, in der ein bei einem IT-Dienstleister angestellter Berater keinem Kundenprojekt zugeordnet ist. Er wird weiter bezahlt, ohne abgerechnet zu werden, was die Marge des Unternehmens schmälert.
Wie reduziert man Bench-Zeiten?
Indem man für neue Projekte zuerst die eigenen Berater vorschlägt, ihre Beraterprofile aktuell hält und sie auf Kundengespräche vorbereitet. Delectus hilft bei allen drei Schritten.
Was kann ein Berater während der Bench-Zeit tun?
Sich weiterbilden, sein Beraterprofil aktualisieren und Kundengespräche üben, damit er bereit ist, sobald ein Projekt auftaucht.
Wie lange kann eine Bench-Zeit dauern?
Eine typische Dauer gibt es nicht. Ein paar Tage zwischen zwei Einsätzen, manchmal mehrere Monate. Je länger sie dauert, desto teurer wird sie. Deshalb lohnt es sich, den Berater vorzuschlagen, sobald eine passende Anfrage eingeht.
Gibt es einen Unterschied zwischen Bench-Zeit und Zeit zwischen zwei Einsätzen?
Nein. Beides bezeichnet die Zeit zwischen zwei Kundeneinsätzen, in der der Berater Angestellter des Dienstleisters bleibt.
Wie misst man Bench-Zeit?
Die gängigste Kennzahl ist die Bench-Quote: der Anteil der verfügbaren Zeit der Berater, der nicht abgerechnet wird. Sie wird pro Berater und für das gesamte Unternehmen verfolgt.
Wie berechnet man die Kosten der Bench-Zeit?
Jeden Tag zahlt das Unternehmen das volle Gehalt des Beraters inklusive Nebenkosten und verliert die Marge, die es abgerechnet hätte. Ein Tag kostet also ungefähr den Tagessatz. Multipliziert mit der Zahl der Bench-Tage ergibt sich die Summe.
Kann ein Berater während der Bench-Zeit ein Projekt ablehnen?
Das hängt von seinem Arbeitsvertrag, dem angebotenen Projekt und dem Tarifvertrag ab. Im Zweifel ist das eine Frage für die Personalabteilung oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.
