Wo eine Personalberatung bei jedem Mandat Zeit verliert
- Eine verstaubte Kandidatendatenbank. Jahre an getroffenen Kandidaten, unauffindbar, wenn ein neues Mandat hereinkommt.
- Endlose Screening-Anrufe. Für jedes Mandat müssen Dutzende Menschen erreicht werden, bevor man die richtigen findet.
- Kundenprofile zum Umformatieren. Jede Vorstellung bedeutet, den Lebenslauf ins Format der Beratung zu bringen und die Interviewnotizen zu ergänzen.
So kommt ein Mandat in Delectus voran
- Das Suchprofil wird zur Abfrage. Sie beschreiben die Stelle, und die passenden Kandidaten in Ihrer Datenbank werden eingeordnet, mit den Gründen.
- Die Vorqualifizierung läuft von selbst. Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen, Umzugsbereitschaft: Der Agent stellt die Fragen und füllt das Kandidatenprofil aus.
- Das Interview ist ausgestattet. Fragenkatalog, Echtzeit-Transkription und ein Bericht nach Themen, mit Zitaten.
- Das Profil geht an den Kunden. Im Format der Beratung, bei Bedarf anonymisiert, als Export oder Freigabelink.
Ein Mandat: ohne und mit Delectus
Was sich für den Recruiter der Beratung Schritt für Schritt ändert.
| Schritt | Ohne Delectus | Mit Delectus |
|---|---|---|
| Suche in der Datenbank | Stichwortsuche, unvollständige Ergebnisse | Suche in natürlicher Sprache, Profile mit Gründen eingeordnet |
| Vorqualifizierung | Anrufe und Erinnerungen einzeln | Der Agent qualifiziert Kandidaten vor und fasst die Antworten zusammen |
| Interviews | Notizen während des Gesprächs | Transkription und Bewertung pro Kriterium |
| Kundenprofile | Jedes Profil von Hand formatieren | Profil erzeugt, vom Recruiter geprüft |
| Entscheidung | Der Recruiter entscheidet | Der Recruiter entscheidet |
Was ist Software für Personalberatungen?
Es ist das Tool, das die Mandate einer Beratung trägt: die Kandidatendatenbank, die Verfolgung von Mandaten und Kunden, der Verlauf jedes Austauschs und die Vorbereitung der Vorstellungen. Die Kandidatenseite heißt meist ATS, die Kunden- und Mandatsseite CRM.
Eine Personalberatung stellt nicht für sich selbst ein. Sie pflegt zwei Beziehungen gleichzeitig, zum Kandidaten und zum Kunden, und ihre Software muss beiden dienen. Delectus bringt KI auf die Kandidatenseite und wird für den Rest an Ihre bestehenden Tools angebunden.
Die Kandidatendatenbank der Beratung endlich nutzen
Die Datenbank einer Beratung ist oft ihr wertvollstes und zugleich am wenigsten genutztes Gut. In Delectus wird jeder importierte Lebenslauf von der KI gelesen und in ein strukturiertes Profil umgewandelt: Erfahrungen, Kompetenzen, Branchen, Dauer. Die Suche hängt nicht mehr von den genauen Worten ab, die der Kandidat verwendet hat.
Sie können die Datenbank in natürlicher Sprache abfragen („Industrie-Controller, 5 bis 10 Jahre Erfahrung, Raum Lyon“), nach Erfahrung, Kompetenz oder Ort verfeinern oder von der Stellenbeschreibung ausgehen und das Tool die Profile mit einer begründeten Bewertung einordnen lassen. Ähnelt ein neues Mandat dem Werdegang eines früheren Kandidaten, wird dieser vorgeschlagen, ohne dass Sie an ihn denken müssen.
SMS- und Voice-Agenten für die Vorqualifizierung im Dienst der Beratung
Die Vorqualifizierung ist der Schritt, der in einer Beratung die meisten Anrufe verschlingt. Der SMS-Vorqualifizierungs-Agent stellt sich als KI vor, bittet um die Einwilligung des Kandidaten und stellt dann die Fragen des Mandats in einem echten Gespräch: Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen, Umzugsbereitschaft. Er passt seinen Ton an, hakt nach, wenn sich zwei Antworten widersprechen, füllt das Kandidatenprofil aus und schlägt dank der Synchronisierung mit Outlook oder Teams einen Termin in Ihren tatsächlich freien Zeitfenstern vor. Er kann auch einen Anruf des Voice-Agenten einplanen.
Der Voice-Vorqualifizierungs-Agent ruft den Kandidaten zur vereinbarten Zeit an oder springt ein, wenn die SMS nach zwei Erinnerungen unbeantwortet bleibt. Er formuliert um, hakt nach und filtert Hintergrundgeräusche heraus. Sie werden benachrichtigt, sobald ein Kandidat antwortet, und erhalten Transkript, Zusammenfassung und das ausgefüllte Kandidatenprofil.
Interviews führen und bewerten
Das Interview kann per Video in der Plattform stattfinden. Der Fragenkatalog wird aus dem Suchprofil vorbereitet. Während des Gesprächs läuft das Transkript in Echtzeit mit, und das Tool schlägt Fragen zu noch nicht behandelten Themen vor. Am Ende analysiert ein Bericht die Antworten nach Themen, und die Aufzeichnung bleibt zum erneuten Anhören verfügbar.
Fragt der Kunde „Was genau hat er zum Budgetmanagement gesagt?“, finden Sie die Passage in Sekunden, statt in Ihren Notizen zu suchen.
Beispiel: eine Suche nach einem CFO
Ein Kunde beauftragt die Beratung, einen CFO für ein mittelständisches Industrieunternehmen zu finden. Der Recruiter beschreibt das Mandat, und das Tool schlägt die Profile aus der Datenbank vor, die eine Finanzfunktion in der Industrie innehatten, mit den Gründen. Der SMS-Vorqualifizierungs-Agent schreibt den ausgewählten Kandidaten, um Interesse, Verfügbarkeit und Erwartungen zu prüfen. Wer lieber spricht, erhält einen Anruf des Voice-Agenten.
Der Recruiter führt dann die Interviews mit dem Fragenkatalog und liest jeden Bericht. Er schreibt seine Einschätzung, gestützt auf die KI-Zusammenfassung der Stärken und Lücken jedes Kandidaten, und die Profile der Shortlist gehen im selben Format an den Kunden, anonymisiert, wenn der Kunde es wünscht.
Kundenprofile im Format der Beratung
Das Kandidatenprofil für den Kunden wird aus dem Kandidatenprofil erzeugt, im Branding der Beratung. Der Recruiter ergänzt seine Einschätzung aus dem Interview, prüft es und schickt es als Export oder als Freigabelink, den der Kunde ohne eigenes Konto öffnet. Jedes Profil behält seine Versionen: Sie wissen, was wann an wen geschickt wurde.
Folgen alle Profile einer Shortlist derselben Struktur, vergleicht der Kunde schnell. Das ist eines der ersten Zeichen von Professionalität, an das sich ein Kunde bei einer Beratung erinnert, besonders wenn mehrere Recruiter sein Konto betreuen.
Mehrere Mandate gleichzeitig steuern
Jedes Mandat hat seine eigene Kanban-Pipeline, vom ersten Kontakt bis zur Einstellung. Zu jedem Kandidaten finden Sie Tags, Notizen, aktuelles und gewünschtes Gehalt, Kündigungsfrist und den Verlauf jedes Austauschs. Interviews werden im integrierten Kalender gebucht, synchronisiert mit Outlook oder Teams.
In einer Beratung mit mehreren Recruitern werden Nachfassen und Rückmeldungen als Aufgaben verteilt. Ein Recruiter, der ein Mandat mittendrin übernimmt, weiß sofort, wo jeder Kandidat steht, und kein Kandidat bleibt ohne Nachricht, weil die betreuende Person im Urlaub war.
So wählen Sie Software für Personalberatungen
Achten Sie zuerst auf die Suche. Finden Sie einen Kandidaten über Kompetenzen und Erfahrung, nicht nur über ein exaktes Stichwort? Dann auf die parallele Steuerung mehrerer Mandate und Kunden und auf die Erstellung von Kandidatenprofilen im Branding der Beratung, bei Bedarf anonymisiert.
Prüfen Sie außerdem, dass Ihre bestehende Datenbank verlustfrei übernommen wird, dass die Daten in der Europäischen Union mit Ihren Aufbewahrungsfristen gehostet werden und dass vielbeschäftigte Recruiter das Tool ohne lange Schulung nutzen können.
Einzelner Personalberater oder Beratung mit mehreren Recruitern
Ein unabhängiger Personalberater will vor allem Zeit bei Suche, Vorqualifizierung und Aufbereitung sparen. Eine Beratung mit mehreren Recruitern will zusätzlich Einheitlichkeit: eine gemeinsame Datenbank, eine Bewertungsmethode und identische Profile für jeden Kunden. Die Funktionen sind in beiden Fällen dieselben.
Für einen unabhängigen Personalberater wirken die Vorqualifizierungs-Agenten wie eine Assistenz: Sie schreiben und rufen an, während Sie in Terminen sind, und die Antworten warten auf Sie, wenn Sie herauskommen. Für eine Beratung mit mehreren Recruitern verhindert der gemeinsame Verlauf jedes Austauschs, dass zwei Personen denselben Kandidaten für zwei verschiedene Mandate kontaktieren, ohne es zu wissen.
Häufige Fragen
Ersetzt Delectus den Recruiter der Beratung?
Nein. Delectus übernimmt die Suche in der Datenbank, die Vorqualifizierung und die Aufbereitung. Der Recruiter behält die Kundenbeziehung, die finale Bewertung und die Vorstellung.
Kann man dem Kunden ein anonymisiertes Kandidatenprofil schicken?
Ja. Das Profil kann ohne Namen und Kontaktdaten des Kandidaten exportiert oder per Link geteilt werden.
Kann man die bestehende Kandidatendatenbank der Beratung importieren?
Ja. Importierte Lebensläufe werden analysiert und lassen sich nach Kompetenzen und Erfahrung durchsuchen.
Welche Software braucht eine Personalberatung?
Ein Tool, das eine nach Kompetenzen durchsuchbare Kandidatendatenbank, die Verfolgung von Mandaten und Kandidaten und die Aufbereitung von Kandidatenprofilen für Kunden vereint. Delectus ergänzt die Vorqualifizierung per SMS und Telefon sowie die Bewertung von Interviews.
Wie finden Personalberatungen Kandidaten?
In ihrer eigenen Datenbank, über ihr Netzwerk und mit Stellenanzeigen. Die Datenbank der Beratung ist oft die schnellste Quelle, sofern man sie wirksam durchsuchen kann.
Was ist der Unterschied zwischen ATS und CRM für eine Personalberatung?
Das ATS verfolgt Kandidaten und ihren Fortschritt in jedem Auswahlprozess. Das CRM verfolgt Kunden, Mandate und die Geschäftsbeziehung. Eine Beratung braucht beides. Delectus bringt KI auf die Kandidatenseite und kann an Ihre bestehenden Tools angebunden werden.
