Was Vorqualifizierung an Zeit kostet
- Anrufe, die niemand annimmt. Sie rufen zurück, sprechen auf die Mailbox, rufen erneut an. Ein guter Teil des Tages geht dafür drauf, Kandidaten zu erreichen.
- Jedes Mal dieselben Fragen. Die ersten Minuten jedes Gesprächs klingen gleich. Sie sind nötig, verraten aber nichts darüber, wie die Person ihre Arbeit macht.
- Ungleichmäßige Notizen. Was am Telefon gesagt wurde, landet mehr oder weniger genau im Kandidatenprofil, je nachdem, wie viel Zeit bis zum nächsten Meeting blieb.
Wie der Agent die Vorqualifizierung von Kandidaten durchführt
- Sie wählen die Fragen. Die Fragen zur Vorqualifizierung und die K.-o.-Kriterien werden zusammen mit der Stelle festgelegt.
- Der Agent kontaktiert den Kandidaten. Per Anruf, SMS oder WhatsApp, zu einem Zeitpunkt, der ihm passt. Das Gespräch wird als automatisiert kenntlich gemacht.
- Das Kandidatenprofil füllt sich von selbst. Die Antworten werden wörtlich transkribiert und im Kandidatenprofil gespeichert. Qualifizierte Kandidaten können direkt einen Interviewtermin buchen.
Entscheidungsraster nach der Vorqualifizierung
Am Ende des Gesprächs fällt jedes Kriterium in eine einfache Kategorie. Danach entscheidet der Recruiter.
| Kriterium | Weiter | Zu besprechen | Ausschluss |
|---|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Im geplanten Zeitraum | Ein bis zwei Monate später | Unvereinbar mit dem Starttermin |
| Vergütung | Innerhalb der Spanne | Etwas darüber | Deutlich über der Spanne |
| Arbeitsort und Remote-Arbeit | Passend | Mit etwas Anpassung passend | Unvereinbar |
| Unverzichtbare Kompetenz | Kürzlich angewendet | Vor langer Zeit oder teilweise angewendet | Nie angewendet |
| Interesse an der Stelle | Klar und motiviert | Zögernd, lohnt eine Vertiefung | Kein Interesse |
Kriterien und Schwellenwerte sind die Ihres Stellenangebots. Passen Sie das Raster an jede Stelle an.
Was ist die Vorqualifizierung von Kandidaten?
Die Vorqualifizierung ist das erste Gespräch mit einem Kandidaten. Sie prüft, ob er die Grundvoraussetzungen der Stelle erfüllt, bevor ein Interview angesetzt wird, und verhindert, dass eine Führungskraft Zeit mit jemandem verbringt, der das Angebot ohnehin nicht annehmen könnte. Es ist ein kurzes Gespräch, aber auch das, was am häufigsten aufgeschoben wird, weil man jede einzelne Person erreichen muss.
Bei Delectus übernehmen das zwei Agenten: der SMS-Agent zur Vorqualifizierung und der Voice-Agent zur Vorqualifizierung. Sie folgen den für die Stelle festgelegten Fragen, und Sie finden die Ergebnisse in der Pipeline der Stelle.
Die Fragen einer guten Vorqualifizierung
Eine wirksame Vorqualifizierung bleibt kurz. Sie prüft, was die Einstellung später zum Scheitern bringen könnte: Verfügbarkeit und Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung im Vergleich zur Spanne der Stelle, Arbeitsort und Remote-Regelung oder die Arbeitserlaubnis, wenn die Stelle sie erfordert. Ergänzen Sie ein oder zwei stellenspezifische Fragen, etwa zu einer vorgeschriebenen Zertifizierung, und belassen Sie es dabei.
Diese Fragen werden mit der Stelle festgelegt, und genau sie stellen die Agenten. So sieht ein gut aufgebautes Gespräch für eine Stelle in der Buchhaltung in Toulouse aus.
- „Die Stelle ist in Toulouse angesiedelt, mit zwei Remote-Tagen pro Woche. Passt das für Sie?“
- „Ab wann wären Sie verfügbar?“
- „Die Stelle ist mit 45.000 bis 50.000 € brutto im Jahr dotiert. Entspricht das Ihren Vorstellungen?“
- „Haben Sie schon mit einem ERP-System gearbeitet? Mit welchem?“
- „Haben Sie vor dem nächsten Schritt noch Fragen zur Stelle?“
Die Agenten zur Vorqualifizierung per SMS und Telefon: wie sie zusammenarbeiten
Meist eröffnet der SMS-Agent zur Vorqualifizierung das Gespräch. In seiner ersten Nachricht sagt er, dass er eine KI ist, und bittet um die Einwilligung des Kandidaten zur Verarbeitung seiner Antworten. Danach läuft das Gespräch in natürlicher Sprache weiter, ohne Formular. Der Agent stellt die Fragen zur Stelle, trägt die Antworten ins Kandidatenprofil ein und erkennt, wenn eine Antwort einer anderen widerspricht, um nachzufragen. Er passt auch seinen Ton an: beruhigender bei einem zögernden Kandidaten, direkter bei einem eiligen. Dasselbe Gespräch kann über WhatsApp stattfinden.
Der Voice-Agent zur Vorqualifizierung übernimmt am Telefon, zur mit dem Kandidaten vereinbarten Zeit oder wenn die SMS unbeantwortet bleibt. Er stellt sich als KI vor, formuliert um, hakt nach, wenn eine Antwort vage bleibt, und beantwortet einfache Fragen zur Stelle. Außerdem filtert er Hintergrundgeräusche heraus, sodass auch ein Anruf auf der Straße verständlich bleibt. Am Ende erhalten Sie das Transkript, eine Zusammenfassung und das ausgefüllte Kandidatenprofil.
Was passiert, wenn ein Kandidat nicht antwortet?
Jeder Kanal hat seine Vorteile. Das Telefon erlaubt ein reichhaltigeres Gespräch, aber der Kandidat muss im richtigen Moment Zeit haben. Per SMS und WhatsApp antwortet er, wann er kann, in der Pause oder am Abend.
Erinnerungen folgen einer festen Reihenfolge, damit niemand verloren geht und niemand bedrängt wird. Der SMS-Agent schickt zwei Erinnerungen. Bleibt die Antwort aus, ruft der Voice-Agent an. Ist der Kandidat weiterhin nicht erreichbar, erhalten Sie eine Benachrichtigung und übernehmen. Im Kanban der Stelle sehen Sie jederzeit, wer kontaktiert wurde, wer geantwortet hat und wer noch aussteht.
Von der Vorqualifizierung zum Interview
Ohne Agent findet die Vorqualifizierung am Telefon statt, zwischen verpassten Anrufen und Mailbox-Nachrichten. Hier läuft das Gespräch, wenn der Kandidat Zeit hat, und Sie erhalten danach die Zusammenfassung und die Antwort zu jedem Kriterium. Eine Benachrichtigung informiert Sie, sobald ein Kandidat geantwortet hat. Sie rufen nur noch die Kandidaten zurück, die es wert sind, weitergebracht zu werden, und jene mit einer Antwort, über die es zu sprechen lohnt.
„Verfügbar in einem Monat, Kündigungsfrist verhandelt. Gehaltsvorstellung innerhalb der Spanne. Zwei Tage pro Woche vor Ort sind in Ordnung. Drei Jahre SAP in der Kreditorenbuchhaltung. Hat nach der Teamgröße gefragt.“ Jede Zeile dieser Zusammenfassung verweist auf die genaue Antwort des Kandidaten im Transkript, und Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist landen in den entsprechenden Feldern des Kandidatenprofils.
Passen die Antworten, bietet der SMS-Agent dem Kandidaten einen Termin an. Der Kalender ist mit Outlook und Teams synchronisiert, sodass die angebotenen Zeitfenster Ihre tatsächlich freien sind. Der Agent kann auch einen Anruf des Voice-Agenten einplanen, um tiefer einzusteigen. Kein Kandidat wird vom Agenten weitergebracht oder abgelehnt.
Wie der Kandidat es erlebt
Für den Kandidaten wird die Vorqualifizierung einfacher. Er erfährt schnell, ob die Stelle passt, wartet nicht wochenlang auf eine Antwort, und das Gespräch findet zu einer Zeit statt, die ihm passt. Schreibt er lieber, antwortet er per SMS. Spricht er lieber, ruft ihn der Voice-Agent an.
Der Agent ruft nur Kandidaten aus Ihren eigenen Recruiting-Prozessen an. Er sagt von Anfang an, dass er automatisiert ist, und lässt den Kandidaten das Gespräch jederzeit ablehnen oder beenden.
Wie bereitet man die Vorqualifizierung von Kandidaten vor?
Der größte Teil der Arbeit passiert vor der ersten Nachricht, zusammen mit der Führungskraft.
- Die Bedingungen auflisten, ohne die die Einstellung nicht zustande kommen kann
- Für jede festlegen, was akzeptabel, verhandelbar oder ein Ausschlusskriterium ist
- Die Fragen neutral formulieren, ohne die Antwort zu lenken
- Die Informationen vorbereiten, die der Kandidat zu Stelle, Arbeitsort, Vergütung und nächsten Schritten erhält
- Vorab festlegen, wie es in jedem Fall weitergeht, ob mit einem Interview, einem Rückruf oder einer Absage
Wann sollten Sie die Vorqualifizierung einem Agenten übergeben?
Am nützlichsten ist der Agent bei Stellen mit vielen Bewerbungen, im Vertrieb, in der Logistik oder im Kundenservice, wo jeder Kandidat schnell erreicht werden muss. Er hilft auch bei Kandidaten in einem Beschäftigungsverhältnis, die nur abends oder in der Pause antworten können, und bei dringenden Einstellungen, bei denen jeder Tag zählt.
Schließlich ist er ein gutes Mittel, frühere Kandidaten aus Ihrer Datenbank erneut anzusprechen, wenn eine neue Stelle öffnet. Profile, die bei der Veröffentlichung vorgeschlagen werden, lassen sich genauso vorqualifizieren wie neue Bewerbungen.
Fragen, die in der Vorqualifizierung tabu sind
Das französische Arbeitsrecht verbietet es, einen Kandidaten aus diskriminierenden Gründen abzulehnen. Die Fragen der Vorqualifizierung dürfen sich daher nur auf die Stelle und die Kompetenzen beziehen, und die Fragen, die Sie dem Agenten mitgeben, folgen derselben Regel.
Vermeiden Sie alles, was Familienstand, Kinderwunsch, Alter, Herkunft, Religion oder Gesundheit betrifft. Statt „Ist die Kinderbetreuung bei Ihnen geregelt?“ fragen Sie „Passen die Arbeitszeiten der Stelle für Sie?“. Statt „Wie alt sind Sie?“ fragen Sie „Welche Erfahrung haben Sie mit dieser Art von Stelle?“.
Häufige Fragen
Was ist die Vorqualifizierung von Kandidaten?
Das erste, oft telefonische Gespräch, das prüft, ob ein Kandidat die Grundvoraussetzungen der Stelle erfüllt, etwa Verfügbarkeit, Vergütung, Arbeitsort oder Arbeitserlaubnis. Es verhindert, dass Interviews mit Kandidaten angesetzt werden, die die Stelle nicht annehmen könnten.
Sind Kandidaten bereit, mit einer KI zu sprechen?
Das Gespräch ist kurz, als automatisiert kenntlich gemacht und wird zu einer Zeit angeboten, die dem Kandidaten passt. Er kann es jederzeit beenden, und der Agent bietet einen Termin mit einem Recruiter an, wenn das Gespräch es erfordert.
Kann ich die Gespräche anhören oder nachlesen?
Ja. Jeder Anruf wird transkribiert und dem Kandidatenprofil zugeordnet, ebenso jeder SMS-Austausch.
Wie lange dauert eine Vorqualifizierung?
Wenige Minuten genügen, wenn die Fragen gut gewählt sind, meist fünf oder sechs Fragen zu den Anforderungen der Stelle.
Was ist der Unterschied zwischen Vorqualifizierung und Interview?
Die Vorqualifizierung prüft in wenigen Minuten die Grundvoraussetzungen der Stelle. Das Interview bewertet Kompetenzen und Motivation des Kandidaten in der Tiefe.
Welche Fragen stellt man in einem telefonischen Vorgespräch?
Kurze Fragen zu Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellung, Arbeitsort, Arbeitsmodell und den unverzichtbaren Kompetenzen für die Stelle. Lassen Sie Zeit für die Fragen des Kandidaten.
Kann man Kandidaten per SMS vorqualifizieren?
Ja. Der SMS-Agent zur Vorqualifizierung sagt in seiner ersten Nachricht, dass er eine KI ist, bittet um die Einwilligung des Kandidaten und stellt dann die Fragen zur Stelle in natürlicher Sprache. Der Kandidat antwortet, wann er kann, und das Kandidatenprofil füllt sich mit seinen Antworten.
