Ein Interviewbericht auf Grundlage dessen, was der Kandidat tatsächlich gesagt hat

Warum Interviewberichte oft schwach sind

• Aus dem Gedächtnis geschrieben. Nach drei oder vier Gesprächen am Tag verwechselt man Kandidaten und verliert die Details.
• Zu kurz für eine Entscheidung. „Gutes Profil, nochmal ansehen“ hilft der Fachabteilung nicht, zwischen zwei Finalisten zu wählen.
• Losgelöst von den Kriterien der Stelle. Jeder schreibt auf seine Weise, ohne auf den anfangs festgelegten Bewertungsbogen zurückzugreifen.

So erstellt Delectus den Bericht

1. Das Gespräch wird transkribiert. Wort für Wort und in Echtzeit, wobei unterschieden wird, was der Recruiter und was der Kandidat sagt.
2. Antworten werden den Kriterien zugeordnet. Jede relevante Passage wird mit der Frage und dem Bereich des Interviewleitfadens verknüpft, auf den sie sich bezieht.
3. Ein Berichtsentwurf wird vorgeschlagen. Zusammenfassung, Bewertung pro Kriterium mit Zitaten, zu prüfende Punkte. Sie lesen ihn, korrigieren bei Bedarf und geben ihn frei.

Die Abschnitte eines Interviewberichts

Der Aufbau, den wir empfehlen und den Delectus aus dem Gespräch ausfüllt.

So schreiben Sie einen Interviewbericht, Schritt für Schritt

Der Bericht beginnt schon während des Gesprächs. Notieren Sie die Fakten und einige wörtliche Aussagen des Kandidaten, ohne sie sofort zu bewerten. Bewerten Sie direkt danach jedes Kriterium des Bewertungsbogens mit dem Satz, der die Bewertung stützt. Schreiben Sie dann die Zusammenfassung in drei oder vier Zeilen, gefolgt von der Empfehlung. Schließen Sie mit den Punkten, die in der nächsten Runde oder bei der Referenzprüfung zu klären sind.

Die Lesereihenfolge ist nicht die Schreibreihenfolge. Die Fachabteilung liest zuerst die Empfehlung, also gehört sie an den Anfang des Dokuments, auch wenn Sie sie zuletzt schreiben.

Vorlage für einen Interviewbericht zum Wiederverwenden

Diese Gliederung passt für die meisten Stellen und lässt sich unverändert in Ihr bestehendes Tool übernehmen.

• Kopfzeile: Stelle, Name des Kandidaten, Datum, anwesende Interviewer, Gesprächsrunde
• Empfehlung: weiter, besprechen oder nicht weiter, in einem Satz
• Zusammenfassung: drei oder vier Zeilen zur Passung mit der Stelle
• Bewertung pro Kriterium: Bewertung, Begründung, Zitat des Kandidaten
• Offene Punkte: was noch zu prüfen ist
• Rahmenbedingungen: Verfügbarkeit, erwartete Vergütung, Umzug
• Vorgeschlagener nächster Schritt: nächstes Gespräch, Referenzen, Rückmeldung an den Kandidaten

Beispiel für einen Interviewbericht

„Kandidat für die Stelle als Back-End-Entwickler. Empfohlen für die zweite Runde. Stark im API-Design: beschrieb den Neuaufbau eines Zahlungsdienstes mit gut begründeten Caching-Entscheidungen und halbierten Antwortzeiten. Weniger Führungserfahrung, hat noch nie einen Praktikanten betreut. Verfügbar in zwei Monaten, Gehaltsvorstellungen im Rahmen. In der zweiten Runde zu prüfen: Selbstständigkeit bei Produktiv-Deployments.“

Das Beispiel passt in wenige Zeilen, aber jede Aussage beruht auf etwas, das der Kandidat im Gespräch beschrieben hat. Genau das macht es für die Fachabteilung nützlich: Sie kann es in zwei Minuten lesen und weiß, wo sie nachhaken muss.

Einen Interviewbericht sachlich halten

Kandidaten haben das Recht auf Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Informationen und können Ihren Bericht also lesen. Schreiben Sie ihn mit diesem Gedanken. Beschreiben Sie, was gesagt und gezeigt wurde, und lassen Sie Urteile über die Person weg.

Statt „wenig dynamisch“ oder „fehlendes Charisma“ schreiben Sie etwa „nannte kein Beispiel für ein selbstständig geleitetes Projekt.“ Und erwähnen Sie niemals etwas, das mit Alter, Familienstand, Herkunft oder Gesundheit zu tun hat.

Fehler im Interviewbericht, die Sie vermeiden sollten

Einige Mängel tauchen häufig auf und machen den Bericht schwer verwertbar.

• Eine Zusammenfassung ohne Empfehlung, sodass die Fachabteilung raten muss, was der Recruiter denkt
• Bewertungen ohne Begründung, die sich von Kandidat zu Kandidat nicht vergleichen lassen
• Eine chronologische Nacherzählung des Gesprächs statt einer Bewertung pro Kriterium
• Bemerkungen über die Person statt über das, was sie gesagt oder gezeigt hat
• Ein Bericht, der erst Tage später verschickt wird, wenn die Erinnerung schon verblasst

Den Bericht mit der Fachabteilung teilen

Der Bericht ist dafür da, dass mehrere Personen gemeinsam entscheiden können. Wird er vor dem Entscheidungstermin mit der Fachabteilung geteilt, können alle die Kandidaten anhand derselben Kriterien vergleichen und das Treffen nur für die strittigen Punkte nutzen.

In Delectus ist der Interviewbericht dem Kandidatenprofil zugeordnet. Die Fachabteilung findet dort auch die KI-Zusammenfassung des Profils, die Notizen des Teams und den Aktivitätsverlauf. Um eine Passage zu prüfen, hört sie die Aufzeichnung an, statt den Recruiter zu fragen, was der Kandidat wirklich gesagt hat. Ihr kann eine Aufgabe zur Stellungnahme zugewiesen werden, und sie wird benachrichtigt, sobald der Bericht fertig ist.

Der Interviewbericht und das Feedback an den Kandidaten

Ein sachlicher Bericht erleichtert auch die Rückmeldung an den Kandidaten. Wird er nicht ausgewählt, liefern die nicht erfüllten Kriterien ein präzises, respektvolles Feedback, zum Beispiel „Für diese Stelle haben wir mehr praktische Erfahrung in der Budgetverantwortung gesucht.“ Der Kandidat nimmt etwas mit, und das Unternehmen kann seine Entscheidung besser vertreten als mit einer Standardformulierung.

Ein Interviewbericht, entworfen aus dem Transkript

Mit Delectus wird der Bericht am Ende des Videointerviews automatisch aus dem Transkript erstellt. Jede Bewertung ist durch eine Aussage des Kandidaten belegt, und die Analyse nach Themen trennt fachliche Kompetenzen, Soft Skills und Motivation. Die Fachabteilung sieht, was gesagt wurde, und nicht nur, was der Recruiter davon hielt. Der Recruiter prüft, passt an und gibt frei, bevor er den Bericht teilt.

Häufige Fragen