Wo Recruiting Zeit verliert
- Bewerbungen, die zu spät gelesen werden. Lebensläufe stapeln sich, während das Team Dringendes erledigt. Wenn sie endlich jemand öffnet, haben die besten Kandidaten manchmal schon ein anderes Angebot angenommen.
- Vorqualifizierungsgespräche am laufenden Band. Immer dieselben Fragen zu Verfügbarkeit, Gehalt oder Umzugsbereitschaft, am Telefon gestellt zwischen zwei Meetings.
- Interviews, die sich kaum vergleichen lassen. Jeder Recruiter hat eigene Fragen und eine eigene Art, Notizen zu machen. Wenn die Entscheidung ansteht, vergleicht man am Ende Eindrücke.
Vom Stellenprofil bis zum Interview: so funktioniert es
- Sie beschreiben die Stelle. Ein einziges Stellenprofil steuert alle Agenten. Es enthält die benötigten Kompetenzen, die K.-o.-Kriterien und die Fragen an die Kandidaten.
- Jede Bewerbung wird beim Eingang gelesen. Die KI vergleicht den Lebenslauf mit der Stelle und begründet ihr Ranking. Außerdem durchsucht sie Ihre Kandidatendatenbank nach Personen, die Sie bereits kennengelernt haben.
- Kandidaten werden vorqualifiziert. Der Agent erreicht sie per Telefon, SMS oder WhatsApp, stellt Ihre Fragen und legt die Antworten im Kandidatenprofil ab.
- Interviews werden vorbereitet und ausgewertet. Sie gehen mit einem auf die Stelle zugeschnittenen Interviewleitfaden ins Gespräch. Währenddessen wird alles transkribiert, und am Ende wartet eine strukturierte Bewertung auf Sie.
Was eine Recruiting-Software mit KI leistet, Aufgabe für Aufgabe
Die Aufgaben in einem Einstellungsprozess und wer sie je nach Tool übernimmt.
| Aufgabe | Klassische Recruiting-Software | Delectus |
|---|---|---|
| Bewerbungen empfangen und ordnen | Ja | Ja, oder über Ihr ATS |
| Lebensläufe lesen und ranken | Der Recruiter | Die KI, mit den Gründen für ihr Ranking |
| Frühere Kandidaten wiederfinden | Stichwortsuche | Suche nach Bedeutung, für jede neue Stelle |
| Kandidaten vorqualifizieren | Der Recruiter, per Telefon | Der SMS-Agent zur Vorqualifizierung und der Voice-Agent zur Vorqualifizierung |
| Interviewfragen vorbereiten | Der Recruiter | Ein Interviewleitfaden für jede Stelle |
| Die Interviewzusammenfassung schreiben | Der Recruiter | Transkript und Bewertung nach Kriterien |
| Entscheiden | Der Recruiter | Der Recruiter |
Was ist eine Recruiting-Software mit KI?
Klassische Recruiting-Software organisiert die Arbeit. Sie bündelt Stellenangebote und Bewerbungen und zeigt, wo jeder Kandidat steht. Lebensläufe sichten, Anrufe führen und Interviewzusammenfassungen schreiben passiert aber weiterhin von Hand, oft abends, wenn der Kalender endlich Luft lässt.
Eine Recruiting-Software mit KI nimmt Ihnen einen Teil dieser Arbeit ab. Bei Delectus geschieht das über Agenten. Ein Agent erledigt eine komplette Aufgabe nach Ihren Vorgaben: Er liest eine Bewerbung in dem Moment, in dem sie eingeht, ruft einen Kandidaten zur vereinbarten Zeit an oder schreibt die Zusammenfassung, sobald das Interview endet. Jeder hat einen klar abgegrenzten Auftrag, und alle folgen demselben Stellenprofil.
Eine Recruiting-Woche mit KI-Agenten
Angenommen, Sie veröffentlichen an einem Freitag eine Stelle im Außendienst. Am Montagmorgen sind die Bewerbungen vom Wochenende bereits gelesen und gerankt, jeweils mit den Gründen für die Einstufung. Sie überfliegen den oberen Teil der Liste, werfen einen Blick auf ein paar Profile weiter unten und starten dann die Vorqualifizierung für die Kandidaten, die Ihnen gefallen.
Im Laufe des Tages schreibt der SMS-Agent diesen Kandidaten. Wer nicht antwortet, bekommt zwei Erinnerungen und danach einen Anruf vom Voice-Agenten. Am Ende der Woche sind Interviews in Ihre freien Zeitfenster eingetragen, und zu jedem Kandidaten liegen seine Antworten und ein fertiger Interviewleitfaden vor. Ihre Zeit ist in das Lesen von Profilen und in Interviews geflossen.
Was Sie in der Software jeden Tag nutzen
Jedes Stellenangebot hat eine eigene Kanban-Pipeline. Kandidaten wandern von einer Spalte in die nächste, und jedes Kandidatenprofil bündelt den ausgewerteten Lebenslauf, eine Zusammenfassung der Stärken und Lücken, Ihre Notizen, Ihre Tags, die Gehaltsvorstellung, die Kündigungsfrist und den vollständigen Verlauf aller Kontakte. Sie haben eine Frage zu einem Kandidaten? Stellen Sie sie im KI-Chat, der auf Basis des Lebenslaufs und der Gespräche antwortet.
Der integrierte Kalender synchronisiert sich mit Outlook und Teams. Wenn der Agent einem Kandidaten einen Termin anbietet, arbeitet er mit Ihren tatsächlich freien Zeitfenstern. Sie werden benachrichtigt, sobald ein Kandidat antwortet, und können einer Kollegin oder einem Kollegen eine Aufgabe zuweisen, ohne das Profil zu verlassen.
Videointerviews finden direkt in der Plattform statt. Das Transkript erscheint in Echtzeit, der Agent schlägt Nachfragen vor, und die Auswertung ist nach Themen gegliedert: fachliche Kompetenzen, Soft Skills und Motivation. Das Interview wird aufgezeichnet, sodass Sie es erneut ansehen können, und der Bericht schreibt sich von selbst.
Rankings, die Sie überprüfen können
Ein Ranking ohne Begründung ist wenig wert. Sie wissen nicht, ob Sie ihm trauen können oder wie Sie es gegenüber einer Führungskraft vertreten sollen. Deshalb kommt jede Empfehlung mit dem, was sie stützt, ob das eine Kompetenz im Lebenslauf ist, eine Antwort aus der Vorqualifizierung oder ein bestimmter Moment im Interview.
Die KI lehnt niemanden ab. Ein niedrig eingestufter Kandidat bleibt auf der Liste, und Sie können ihn jederzeit weiterbringen, wenn sein Werdegang Sie anspricht.
Die Vorqualifizierungs-Agenten per Telefon und SMS
Bei der Vorqualifizierung hakt es oft. Zwei Agenten übernehmen sie. Der SMS-Agent zur Vorqualifizierung schreibt dem Kandidaten zuerst, stellt sich als KI vor und bittet um seine Einwilligung, bevor er die Fragen zur Stelle stellt. Passen die Antworten, bietet er sofort einen Termin in Ihren freien Zeitfenstern an.
Der Voice-Agent zur Vorqualifizierung übernimmt am Telefon, zur mit dem Kandidaten vereinbarten Zeit oder wenn SMS unbeantwortet bleiben. Er führt ein echtes Gespräch, hakt nach, wenn eine Antwort vage bleibt, und füllt anschließend das Kandidatenprofil aus. Sie müssen nur noch lesen und die Kandidaten zurückrufen, die Sie interessieren.
Mit Ihren Tools verbunden oder eigenständig genutzt
Delectus verbindet sich mit den meisten ATS am Markt und übernimmt Ihre Stellenangebote, Bewerbungen und Lebensläufe. Die Verbindung arbeitet mit reinem Lesezugriff: In Ihrem ATS wird nichts verändert, und Ihr Team findet die Arbeit der Agenten in Delectus. Wenn Sie kein ATS haben, verwaltet die Software Stellenangebote, Bewerbungen und deren Nachverfolgung selbst.
Öffnen Sie zum Start nicht alles auf einmal. Verbinden Sie Ihr ATS oder importieren Sie Ihre Stellenangebote und Lebensläufe, und beschreiben Sie dann eine erste Stelle mit ihren Kriterien. Sehen Sie sich die ersten Rankings genau an und überarbeiten Sie die Kriterien, wenn sie nicht genau ausdrücken, was Sie suchen. Sobald Vorqualifizierung und Interviewleitfaden für diese Stelle stimmen, gehen Sie zu Ihren anderen Stellen über.
Für wen ist eine Recruiting-Software mit KI gedacht?
Die Erwartungen hängen davon ab, wer einstellt.
- In einem kleinen Unternehmen ohne Personalabteilung stellt die Inhaberin oder eine Führungskraft neben dem eigentlichen Job ein
- Ein internes Recruiting-Team bearbeitet eine große Zahl von Bewerbungen für mehrere Stellen gleichzeitig
- Eine IT-Beratung muss schnell auf eine Kundenanfrage reagieren, mit den passenden Beratern und einem aktuellen Beraterprofil
- Eine Personalberatung lebt von der Qualität ihrer Shortlist und davon, schneller zu sein als die Konkurrenz
Wie Sie eine Recruiting-Software auswählen
Eine Recruiting-Software sollte daran gemessen werden, wie viel Zeit sie dem Team zurückgibt; die Funktionsliste sagt darüber wenig aus. Bevor Sie Tools vergleichen, bestimmen Sie die Schritte, an denen Ihr Recruiting Tage verliert. Bei manchen Teams ist es die Sichtung der Bewerbungen. Bei anderen sind es Kandidaten, die man nicht erreicht, oder Interviewzusammenfassungen, die sich hinziehen.
Schauen Sie dann, was das Tool tatsächlich ohne Sie erledigt, wie es seine Ergebnisse erklärt und wie es sich mit Ihrem ATS, Ihrem E-Mail-Postfach und Ihrem Kalender verbindet. Auch das Hosting der Daten zählt, ebenso wie die Zeit, die ein Team, das nebenbei rekrutiert, zum Einarbeiten braucht. Stellen Sie in einer Demo konkrete Fragen, wenn möglich zu Ihren eigenen Stellenangeboten.
- „Können Sie mir zeigen, warum dieser Kandidat auf Platz eins steht?“
- „Was passiert mit einem Kandidaten, den die KI schlecht einstuft? Wer sieht ihn?“
- „Wo werden die Kandidatendaten gehostet, und werden sie zum Training eines Modells genutzt?“
- „Woran erkennt der Kandidat, dass er mit einer KI spricht?“
- „Was müssen wir an unseren bisherigen Tools ändern, um loszulegen?“
Recruiting-Software mit KI und die EU-KI-Verordnung (AI Act)
Die Verordnung der Europäischen Union über künstliche Intelligenz stuft KI-Systeme, die zur Einstellung oder Bewertung von Bewerbern eingesetzt werden, als Hochrisiko-Systeme ein. Sie verlangt unter anderem menschliche Aufsicht, die Information der betroffenen Personen und eine Dokumentation des Systems.
In der Praxis muss eine Recruiting-Software mit KI die Entscheidung einem Menschen überlassen, ihre Ergebnisse erklären und sie überprüfbar machen. Delectus ist genau so aufgebaut. Der Leitfaden zum Recruiting der CNIL, der französischen Datenschutzbehörde, beschreibt außerdem die DSGVO-Regeln, die für jede Bewerbung gelten, mit oder ohne KI.
Häufige Fragen
Was ist eine Recruiting-Software mit KI?
Eine Software, die künstliche Intelligenz für die sich wiederholenden Schritte im Recruiting einsetzt, etwa das Lesen von Lebensläufen, die Vorqualifizierung von Kandidaten oder das Schreiben von Interviewzusammenfassungen. Bei Delectus übernehmen das Agenten nach dem Stellenprofil, das Sie für die Stelle angelegt haben.
Trifft die KI die Einstellungsentscheidung?
Nein. Sie rankt, fasst zusammen und bewertet und nennt ihre Gründe. Die Entscheidung liegt beim Recruiter und bei der Führungskraft.
Muss ich mein ATS wechseln, um Delectus zu nutzen?
Nein. Delectus verbindet sich mit reinem Lesezugriff mit Ihrem ATS und übernimmt Ihre Stellenangebote und Bewerbungen, ohne dort etwas zu verändern. Wenn Sie kein ATS haben, können Sie es auch eigenständig nutzen.
Wissen Kandidaten, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Jeder Anruf, jeder SMS-Austausch und jedes von einem Agenten geführte Interview wird als automatisiert kenntlich gemacht.
Welche ist die beste Recruiting-Software?
Die, die genau die Schritte löst, an denen Ihr Recruiting ins Stocken gerät. Ein kleines Unternehmen, dem die Zeit für das Sichten von Lebensläufen fehlt, hat andere Bedürfnisse als eine Personalberatung, die Kandidaten schnell bei Kunden vorstellen muss. Der aussagekräftigste Test ist, die Tools mit Ihren eigenen Stellenangeboten auszuprobieren.
Was kostet eine Recruiting-Software?
Die Preise hängen von der Zahl der Nutzer, Stellenangebote oder bearbeiteten Kandidaten ab. In der Demo erstellen wir ein Angebot, das zu Ihrem Volumen passt.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS und einer Recruiting-Software mit KI?
Ein ATS verfolgt Bewerbungen und deren Fortschritt. Eine Recruiting-Software mit KI erledigt einen Teil der Arbeit selbst, indem sie Lebensläufe liest, auf Kandidaten zugeht und Interviews vorbereitet. Delectus kann eigenständig laufen oder neben Ihrem ATS und dessen Stellenangebote und Bewerbungen übernehmen.
Ist eine Recruiting-Software mit KI DSGVO-konform?
Das kann sie sein, wenn sie die Grundsätze der DSGVO einhält: ein klarer Zweck, die Information der Kandidaten, festgelegte Aufbewahrungsfristen und geschützte Daten. Bei Delectus werden die Daten in der Europäischen Union gehostet und nicht zum Training eines Modells verwendet.
