Ein KI-Voice-Agent für Recruiting, der Ihre Kandidaten telefonisch vorqualifiziert

Was Sie die telefonische Vorqualifizierung kostet

• Kandidaten, die Sie nicht erreichen. Kandidaten sind bei der Arbeit, gehen nicht ran und rufen zurück, wenn Sie im Meeting sind. Jeden zu erreichen braucht mehrere Versuche.
• Gespräche, die alle gleich klingen. Dieselben Fragen, jedem Kandidaten gestellt, nehmen einen großen Teil des Tages ein, ohne Ihnen etwas Neues zu verraten.
• Schlecht notierte Antworten. Zwischen zwei Anrufen notieren Sie schnell. Das Kandidatenprofil gibt nicht immer wieder, was der Kandidat tatsächlich gesagt hat.

So arbeitet der Voice-Agent zur Vorqualifizierung

1. Sie legen die Fragen fest. Die Fragen zur Vorqualifizierung und die Muss-Kriterien stammen aus Ihrem Stellenangebot. Bei Bedarf passen Sie sie an.
2. Der Agent ruft den Kandidaten an. Zur mit ihm vereinbarten Zeit oder als Anschluss an den SMS-Agenten, wenn der Kandidat nicht geantwortet hat. Er sagt sofort, dass er eine KI ist.
3. Sie lesen die Zusammenfassung. Transkript, Zusammenfassung und die Antworten zu jedem Kriterium landen im Kandidatenprofil, und Sie entscheiden, wie es weitergeht.

Was ist ein KI-Voice-Agent für Recruiting?

Ein KI-Voice-Agent für Recruiting ist eine künstliche Intelligenz, die mit Kandidaten telefoniert. Er versteht, was der Kandidat sagt, antwortet mündlich und führt ein strukturiertes Gespräch entlang der Fragen, die Sie ausgewählt haben.

Er übernimmt das Vorqualifizierungsgespräch, also das Gespräch, das vor dem Interview die Grundvoraussetzungen der Stelle prüft. Der Recruiter spart seine Zeit für die passenden Kandidaten und für die Gespräche, in denen seine Anwesenheit den Unterschied macht.

Wie der Voice-Agent das Gespräch führt

Ein klassisches Telefonmenü lässt Sie Tasten drücken oder wartet auf bestimmte Wörter. Beim Voice-Agent antwortet der Kandidat in seinen eigenen Worten. Der Agent formuliert um, um zu prüfen, ob er richtig verstanden hat, und hakt nach, wenn eine Antwort vage bleibt.

Stellt der Kandidat eine Frage zur Stelle, antwortet der Agent auf Basis des Stellenangebots. Kennt er die Antwort nicht, sagt er das und notiert die Frage für den Recruiter, statt etwas zu erfinden.

Der Kandidat kann ihn jederzeit unterbrechen; der Agent hält inne und hört zu. Hintergrundgeräusche werden herausgefiltert, was bei einem Anruf auf der Straße oder im Auto wichtig ist. Die Stimme ist natürlich, mit ruhigem, gemessenem Tempo.

Beispielgespräch mit dem Voice-Agenten

„Guten Tag, ich bin der Recruiting-Assistent des Unternehmens, eine künstliche Intelligenz. Ich rufe wie vereinbart wegen Ihrer Bewerbung als Instandhaltungstechniker an. Haben Sie ein paar Minuten?“ Der Kandidat sagt ja. Der Agent prüft seine Verfügbarkeit, das Gebiet, in dem er unterwegs sein kann, die in der Stellenanzeige geforderte Elektro-Qualifikation und seine Gehaltsvorstellung.

Als der Kandidat antwortet „Die Qualifikation habe ich, also, ich muss sie erneuern“, hakt der Agent sofort nach: „Wissen Sie, wann sie abläuft?“ Ein solches Detail, das am Telefon oft verloren geht, landet in der Zusammenfassung für den Recruiter.

Was der Recruiter nach dem Anruf erhält

Jeder Anruf wird im Kandidatenprofil gespeichert, und eine Benachrichtigung informiert Sie, sobald er beendet ist.

• Das vollständige Transkript des Gesprächs
• Eine Zusammenfassung in wenigen Zeilen
• Die Antwort des Kandidaten zu jedem Kriterium des Stellenangebots, wobei Gehaltsvorstellung und Kündigungsfrist in ihren Feldern gespeichert werden
• Punkte zur Prüfung, etwa eine zögerliche Antwort oder eine offen gebliebene Frage

Vom Telefonat zum Termin

Nach dem Anruf durchläuft der Kandidat das Kanban der Stelle wie alle anderen. Sie sehen auf einen Blick, wer angerufen wurde, wer noch erreicht werden muss und wer bereit für ein Interview ist. Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie einer Kollegin oder einem Kollegen im Kandidatenprofil eine Aufgabe zuweisen, etwa den Kandidaten zu einem bestimmten Punkt zurückzurufen.

Passen die Antworten, wird der Termin in Ihre Zeitfenster gebucht. Der integrierte Kalender synchronisiert sich mit Outlook und Teams, sodass die dem Kandidaten angebotenen Zeitfenster Ihre tatsächlich freien sind.

Voice-Agent und SMS-Agent: zwei Kanäle, die sich ergänzen

Manche Kandidaten schreiben lieber, andere gehen eher ans Telefon. Oft eröffnet der SMS-Agent zur Vorqualifizierung das Gespräch. Antwortet der Kandidat nach zwei Erinnerungen nicht, übernimmt der Voice-Agent und ruft ihn an. Kommt auch der Anruf nicht zustande, wird der Recruiter benachrichtigt und übernimmt.

Der Kandidat kann auch per SMS darum bitten, später angerufen zu werden. Der Agent plant den Anruf dann zur gewünschten Zeit ein.

Für welche Stellen lohnt sich die Vorqualifizierung per Voice-Agent?

Am nützlichsten ist der Voice-Agent in einigen konkreten Situationen.

• Das Bewerbungsaufkommen ist hoch, und jeder Kandidat muss schnell erreicht werden
• Die Kandidaten arbeiten im Außeneinsatz und lesen selten E-Mails, etwa Techniker, Außendienstmitarbeiter, Logistik- oder Pflegekräfte
• Vor dem Interview müssen bestimmte Bedingungen geprüft werden, ob Arbeitszeiten, Führerschein, Zertifizierung oder Wohnort
• Ein älterer Talent Pool soll für eine neue Stelle wieder aktiviert werden

Transparenz und menschliche Aufsicht

Der Voice-Agent sagt in den ersten Sekunden, dass er eine künstliche Intelligenz ist. Der Kandidat weiß, mit wem er spricht, und kann das Gespräch jederzeit beenden.

Der Agent trifft keine Einstellungs- oder Ablehnungsentscheidung. Er sammelt Antworten, ordnet sie nach Kriterien und markiert zu prüfende Punkte. Der Recruiter liest nach, hört bei Bedarf rein und entscheidet. Die Daten werden in der Europäischen Union gehostet.

Häufige Fragen