El tiempo que cuesta la preselección
- Llamadas que nadie contesta. Vuelve a llamar, deja un mensaje en el buzón, insiste. Buena parte del día se va en intentar localizar a los candidatos.
- Siempre las mismas preguntas. Los primeros minutos de cada llamada se parecen. Son necesarios, pero no le dicen nada sobre cómo hace la persona su trabajo.
- Notas desiguales. Lo que se dijo por teléfono acaba en la ficha del candidato con más o menos fidelidad, según el tiempo que quedara antes de la siguiente reunión.
Cómo hace el agente la preselección de candidatos
- Usted elige las preguntas. Las preguntas de preselección y los criterios eliminatorios se definen junto con el puesto.
- El agente contacta con el candidato. Por llamada, SMS o WhatsApp, en el momento que mejor le venga. La conversación se presenta como automatizada.
- La ficha del candidato se completa sola. Las respuestas se transcriben palabra por palabra y se guardan en la ficha del candidato. Los candidatos que encajan pueden reservar directamente un hueco para la entrevista.
Tabla de decisión tras la preselección
Al terminar la conversación, cada criterio entra en una categoría sencilla. Después decide el reclutador.
| Criterio | Avanzar | Por hablar | Eliminatorio |
|---|---|---|---|
| Disponibilidad | Dentro del plazo previsto | Uno o dos meses más tarde | Incompatible con la fecha de incorporación |
| Retribución | Dentro de la banda | Algo por encima | Muy por encima de la banda |
| Ubicación y teletrabajo | Compatibles | Compatibles con algún ajuste | Incompatibles |
| Competencia imprescindible | Usada recientemente | Usada hace tiempo o en parte | Nunca usada |
| Interés por el puesto | Claro y motivado | Dudoso, merece la pena explorarlo | Sin interés |
Los criterios y los umbrales son los de su oferta. Adapte la tabla a cada puesto.
¿Qué es la preselección de candidatos?
La preselección es la primera conversación con un candidato. Comprueba que cumple los requisitos básicos del puesto antes de organizar una entrevista, y evita ocupar a un responsable de área con alguien que no podría aceptar la oferta. Es una conversación corta, pero también la que más se aplaza, porque hay que localizar a cada persona una por una.
Con Delectus, se encargan dos agentes: el agente de preselección por SMS y el agente de preselección por voz. Siguen las preguntas definidas para el puesto, y usted encuentra los resultados en el pipeline de la oferta.
Las preguntas de una buena preselección
Una preselección eficaz es breve. Comprueba lo que podría hacer fracasar la contratación más adelante: disponibilidad y preaviso, pretensión salarial frente a la banda del puesto, ubicación y condiciones de teletrabajo o permiso de trabajo cuando el puesto lo requiere. Añada una o dos preguntas propias del puesto, como una certificación obligatoria, y pare ahí.
Estas preguntas se definen con el puesto, y son las que harán los agentes. Así es una conversación bien construida para un puesto de contable en Toulouse.
- «El puesto está en Toulouse, con dos días de teletrabajo a la semana. ¿Le encaja?»
- «¿Cuándo podría incorporarse?»
- «El puesto ofrece entre 45.000 y 50.000 € brutos al año. ¿Se ajusta a lo que busca?»
- «¿Ha trabajado ya con un ERP? ¿Con cuál?»
- «¿Tiene alguna pregunta sobre el puesto antes de la siguiente etapa?»
Los agentes de preselección por SMS y por voz: cómo trabajan juntos
El agente de preselección por SMS suele abrir la conversación. Su primer mensaje indica que es una IA y pide el consentimiento del candidato para tratar sus respuestas. La conversación continúa después en lenguaje natural, sin formulario. El agente hace las preguntas del puesto, completa la ficha del candidato con las respuestas y detecta una respuesta que contradice otra para pedir una aclaración. También adapta su tono: más tranquilizador con un candidato que duda, más directo con uno que tiene prisa. La misma conversación puede tener lugar por WhatsApp.
El agente de preselección por voz toma el relevo por teléfono, a la hora acordada con el candidato o cuando el SMS queda sin respuesta. Se presenta como una IA, reformula, repregunta cuando una respuesta es vaga y responde a preguntas sencillas sobre el puesto. También filtra el ruido de fondo, de modo que una llamada atendida en la calle sigue siendo comprensible. Al final, recibe la transcripción, un resumen y la ficha del candidato completada.
¿Qué pasa cuando un candidato no responde?
Cada canal tiene sus ventajas. El teléfono permite una conversación más rica, pero el candidato tiene que estar disponible en ese momento. El SMS y WhatsApp le permiten responder cuando puede, en un descanso o por la tarde.
Los recordatorios siguen un orden fijo, pensado para no perder a nadie sin agobiar a nadie. El agente SMS envía dos recordatorios. Si no hay respuesta, llama el agente de voz. Si el candidato sigue sin estar localizable, recibe una alerta y toma usted el relevo. En el kanban de la oferta ve en todo momento a quién se ha contactado, quién ha respondido y quién está pendiente.
De la preselección a la entrevista
Sin agente, la preselección se hace por teléfono, entre llamadas perdidas y mensajes en el buzón. Aquí, la conversación tiene lugar cuando el candidato está disponible, y usted recibe después el resumen y la respuesta a cada criterio. Una notificación le avisa en cuanto un candidato ha respondido. Solo vuelve a llamar a los candidatos que merece la pena hacer avanzar y a los que tienen una respuesta que conviene comentar.
«Disponible en un mes, preaviso negociado. Pretensión salarial dentro de la banda. Le encajan dos días presenciales por semana. Ha usado SAP durante tres años en proveedores. Ha preguntado por el tamaño del equipo.» Cada línea de este resumen enlaza con la respuesta exacta del candidato en la transcripción, y la pretensión salarial y el preaviso van a sus campos en la ficha del candidato.
Cuando las respuestas encajan, el agente SMS propone una cita al candidato. El calendario se sincroniza con Outlook y Teams, así que los huecos que se ofrecen son sus huecos realmente libres. El agente también puede programar una llamada del agente de voz para profundizar. El agente no hace avanzar ni rechaza a ningún candidato.
Lo que vive el candidato
Para el candidato, la preselección se simplifica. Sabe pronto si el puesto le encaja, no espera semanas una respuesta y la conversación tiene lugar en un momento que le conviene. Si prefiere escribir, responde por SMS. Si prefiere hablar, el agente de voz lo llama.
El agente solo llama a candidatos de sus propios procesos de selección. Dice desde el principio que es automatizado y siempre permite al candidato rechazar la conversación o interrumpirla.
¿Cómo se prepara la preselección de candidatos?
La mayor parte del trabajo se hace antes del primer mensaje, con el responsable del área.
- Enumere las condiciones sin las que la contratación no puede hacerse
- Decida para cada una qué es aceptable, qué se puede hablar y qué es eliminatorio
- Redacte las preguntas de forma neutra, sin orientar la respuesta
- Prevea la información que dará al candidato sobre el puesto, la ubicación, la retribución y las siguientes etapas
- Decida de antemano qué viene después en cada caso: una entrevista, una nueva llamada o un rechazo
¿Cuándo conviene confiar la preselección a un agente?
El agente es más útil en los puestos que reciben muchas candidaturas, en ventas, logística o atención al cliente, donde hay que localizar rápido a cada candidato. También ayuda con candidatos en activo que solo pueden responder por la tarde o en su descanso, y con las contrataciones urgentes, en las que cada día cuenta.
Por último, es una buena forma de reactivar a candidatos anteriores de su base cuando se abre un nuevo puesto. Los perfiles sugeridos al publicar la oferta pueden pasar la preselección igual que las nuevas candidaturas.
Preguntas que no hay que hacer en la preselección
El derecho laboral francés prohíbe descartar a un candidato por motivos discriminatorios. Las preguntas de preselección deben referirse únicamente al puesto y a las competencias, y las que da al agente siguen la misma regla.
Evite todo lo relacionado con la situación familiar, los planes de tener hijos, la edad, el origen, la religión o la salud. En lugar de «¿Tiene resuelto el cuidado de sus hijos?», pregunte «¿Le encaja el horario del puesto?». En lugar de «¿Qué edad tiene?», pregunte «¿Qué experiencia tiene en este tipo de puesto?».
Preguntas frecuentes
¿Qué es la preselección de candidatos?
Es la primera conversación, a menudo por teléfono, que comprueba si un candidato cumple los requisitos básicos del puesto, como disponibilidad, retribución, ubicación o permiso de trabajo. Evita organizar entrevistas con candidatos que no podrían aceptar el puesto.
¿Aceptan los candidatos hablar con una IA?
La conversación es breve, se presenta como automatizada y se ofrece en un momento que conviene al candidato. Puede interrumpirla cuando quiera, y el agente propone una cita con un reclutador cuando la conversación lo requiere.
¿Puedo escuchar o releer las llamadas?
Sí. Cada llamada se transcribe y se adjunta a la ficha del candidato, igual que cada conversación por SMS.
¿Cuánto dura una preselección?
Bastan unos minutos cuando las preguntas están bien elegidas, normalmente cinco o seis preguntas sobre los requisitos del puesto.
¿Qué diferencia hay entre preselección y entrevista?
La preselección comprueba en unos minutos los requisitos básicos del puesto. La entrevista evalúa en profundidad las competencias y la motivación del candidato.
¿Qué preguntas hay que hacer en una entrevista telefónica de preselección?
Preguntas breves sobre disponibilidad, pretensión salarial, ubicación, modalidad de trabajo y competencias imprescindibles para el puesto. Deje tiempo para las preguntas del candidato.
¿Se puede hacer la preselección de candidatos por SMS?
Sí. El agente de preselección por SMS indica en su primer mensaje que es una IA y pide el consentimiento del candidato, y después hace las preguntas del puesto en lenguaje natural. El candidato responde cuando puede, y la ficha del candidato se completa con sus respuestas.
