O tempo que a pré-qualificação custa
- Ligações que ninguém atende. Você liga de novo, deixa recado, liga outra vez. Boa parte do dia vai embora tentando falar com candidatos.
- As mesmas perguntas toda vez. Os primeiros minutos de cada ligação são iguais. São necessários, mas não dizem nada sobre como a pessoa faz o trabalho.
- Anotações irregulares. O que foi dito ao telefone vai para o perfil do candidato com mais ou menos precisão, dependendo do tempo que sobrou antes da próxima reunião.
Como o agente conduz a pré-qualificação de candidatos
- Você escolhe as perguntas. As perguntas de pré-qualificação e os critérios eliminatórios são definidos junto com a vaga.
- O agente entra em contato com o candidato. Por ligação, SMS ou WhatsApp, no horário que for melhor para ele. A conversa é informada como automatizada.
- O perfil do candidato se preenche sozinho. As respostas são transcritas palavra por palavra e guardadas no perfil do candidato. Os candidatos qualificados podem marcar um horário de entrevista diretamente.
Grade de decisão depois da pré-qualificação
No fim da conversa, cada critério cai numa categoria simples. O recrutador então decide.
| Critério | Avançar | A conversar | Eliminatório |
|---|---|---|---|
| Disponibilidade | Dentro do prazo previsto | Um a dois meses depois | Incompatível com a data de início |
| Remuneração | Dentro da faixa | Um pouco acima | Bem acima da faixa |
| Localização e trabalho remoto | Compatível | Compatível com algum ajuste | Incompatível |
| Competência obrigatória | Usada recentemente | Usada há muito tempo ou parcialmente | Nunca usada |
| Interesse pela vaga | Claro e motivado | Hesitante, vale explorar | Sem interesse |
Os critérios e os limites são os da sua vaga. Adapte a grade a cada vaga.
O que é a pré-qualificação de candidatos?
A pré-qualificação é a primeira conversa com um candidato. Ela confirma que ele atende aos requisitos básicos da vaga antes de marcar uma entrevista, e evita ocupar um gestor com alguém que não poderia aceitar a proposta. É uma conversa curta, mas também é a que mais fica para depois, porque é preciso falar com cada pessoa.
Com a Delectus, dois agentes cuidam dela: o agente de pré-qualificação por SMS e o agente de pré-qualificação por voz. Eles seguem as perguntas definidas para a vaga, e você encontra os resultados no funil da vaga.
As perguntas de uma boa pré-qualificação
Uma pré-qualificação eficaz é curta. Ela confirma o que poderia inviabilizar a contratação mais tarde: disponibilidade e aviso prévio, pretensão salarial comparada à faixa da vaga, localização e regime de trabalho remoto, ou autorização de trabalho quando a vaga exige. Acrescente uma ou duas perguntas específicas da vaga, como uma certificação obrigatória, e pare por aí.
Essas perguntas são definidas com a vaga, e são elas que os agentes vão fazer. Veja como fica uma conversa bem construída para uma vaga de contador em Toulouse.
- “A vaga é em Toulouse, com dois dias de trabalho remoto por semana. Isso funciona para você?”
- “Quando você poderia estar disponível?”
- “A vaga paga entre €45.000 e €50.000 por ano, brutos. Está dentro da sua expectativa?”
- “Você já trabalhou com algum ERP? Qual?”
- “Você tem alguma pergunta sobre a vaga antes da próxima etapa?”
Os agentes de pré-qualificação por SMS e por voz: como trabalham juntos
O agente de pré-qualificação por SMS geralmente abre a conversa. A primeira mensagem diz que é uma IA e pede o consentimento do candidato para tratar as respostas. A conversa segue então em linguagem natural, sem formulário. O agente faz as perguntas da vaga, preenche o perfil do candidato com as respostas e percebe quando uma resposta contradiz outra para pedir um esclarecimento. Ele também adapta o tom: mais tranquilizador com um candidato hesitante, mais direto com quem está com pressa. A mesma conversa pode acontecer pelo WhatsApp.
O agente de pré-qualificação por voz assume por telefone, no horário combinado com o candidato ou quando a mensagem fica sem resposta. Ele se apresenta como uma IA, reformula, insiste quando uma resposta é vaga e responde a perguntas simples sobre a vaga. Ele também filtra o ruído de fundo, e uma ligação atendida na rua continua compreensível. No final, você recebe a transcrição, um resumo e o perfil do candidato preenchido.
O que acontece quando um candidato não responde?
Cada canal tem suas vantagens. O telefone permite uma conversa mais rica, mas o candidato precisa estar livre no momento certo. SMS e WhatsApp permitem que ele responda quando puder, num intervalo ou à noite.
Os lembretes seguem uma ordem fixa, pensada para não perder ninguém sem incomodar ninguém. O agente de SMS envia dois lembretes. Sem resposta, o agente de voz liga. Se o candidato continua sem atender, você recebe um alerta e assume. No Kanban da vaga, você vê a qualquer momento quem foi contatado, quem respondeu e quem ainda está pendente.
Da pré-qualificação à entrevista
Sem um agente, a pré-qualificação acontece ao telefone, entre chamadas perdidas e recados na caixa postal. Aqui, a conversa acontece quando o candidato está disponível, e você recebe depois o resumo e a resposta a cada critério. Uma notificação avisa assim que um candidato responde. Você só retorna para os candidatos que valem a pena avançar e para os que deram uma resposta que merece conversa.
“Disponível em um mês, aviso prévio negociado. Pretensão salarial dentro da faixa. De acordo com dois dias presenciais por semana. Usou SAP por três anos em contas a pagar. Perguntou sobre o tamanho da equipe.” Cada linha desse resumo aponta para a resposta exata do candidato na transcrição, e a pretensão salarial e o aviso prévio vão para os campos correspondentes no perfil do candidato.
Quando as respostas se encaixam, o agente de SMS propõe uma reunião ao candidato. A agenda sincroniza com Outlook e Teams, e os horários oferecidos são os seus horários realmente livres. O agente também pode agendar uma ligação do agente de voz para aprofundar. Nenhum candidato é avançado ou recusado pelo agente.
O que o candidato vive
Para o candidato, a pré-qualificação fica mais simples. Ele descobre rápido se a vaga combina com ele, não espera semanas por uma resposta, e a conversa acontece num horário que funciona para ele. Se prefere escrever, responde por SMS. Se prefere falar, o agente de voz liga.
O agente só liga para candidatos dos seus próprios processos seletivos. Ele diz desde o início que é automatizado e sempre deixa o candidato recusar a conversa ou interrompê-la.
Como preparar a pré-qualificação de candidatos?
A maior parte do trabalho acontece antes da primeira mensagem, com o gestor da vaga.
- Liste as condições sem as quais a contratação não pode acontecer
- Decida para cada uma o que é aceitável, negociável ou eliminatório
- Escreva as perguntas de forma neutra, sem induzir a resposta
- Prepare as informações a dar ao candidato sobre a vaga, o local, a remuneração e as próximas etapas
- Decida com antecedência o que acontece em cada caso, seja uma entrevista, um retorno ou uma recusa
Quando entregar a pré-qualificação a um agente?
O agente é mais útil em vagas que recebem muitas candidaturas, em vendas, logística ou atendimento ao cliente, em que é preciso falar rápido com cada candidato. Ele também ajuda com candidatos empregados que só conseguem responder à noite ou no intervalo, e com contratações urgentes, em que cada dia conta.
Por fim, é uma boa forma de reativar candidatos antigos do seu banco quando abre uma nova vaga. Os perfis sugeridos na publicação da vaga podem passar pela pré-qualificação exatamente como as novas candidaturas.
Perguntas que não se fazem na pré-qualificação
O direito do trabalho francês proíbe recusar um candidato por motivos discriminatórios. As perguntas de pré-qualificação devem, portanto, tratar apenas da vaga e das competências, e as que você passa ao agente seguem a mesma regra.
Evite tudo o que se refira a situação familiar, planos de ter filhos, idade, origem, religião ou saúde. Em vez de “Você tem com quem deixar as crianças?”, pergunte “Os horários da vaga funcionam para você?”. Em vez de “Quantos anos você tem?”, pergunte “Que experiência você tem nesse tipo de vaga?”.
Perguntas frequentes
O que é a pré-qualificação de candidatos?
É a primeira conversa, muitas vezes por telefone, que confirma se um candidato atende aos requisitos básicos da vaga, como disponibilidade, remuneração, localização ou autorização de trabalho. Ela evita marcar entrevistas com candidatos que não poderiam aceitar a vaga.
Os candidatos aceitam conversar com uma IA?
A conversa é curta, informada como automatizada e oferecida num horário que funciona para o candidato. Ele pode interrompê-la a qualquer momento, e o agente propõe uma reunião com um recrutador quando a conversa pede.
Posso ouvir ou reler as ligações?
Sim. Cada ligação é transcrita e anexada ao perfil do candidato, assim como cada conversa por mensagem.
Quanto tempo dura a pré-qualificação?
Alguns minutos bastam quando as perguntas são bem escolhidas, geralmente cinco ou seis perguntas sobre os requisitos da vaga.
Qual é a diferença entre pré-qualificação e entrevista?
A pré-qualificação confirma em poucos minutos os requisitos básicos da vaga. A entrevista avalia a fundo as competências e a motivação do candidato.
Que perguntas fazer numa triagem por telefone?
Perguntas curtas sobre disponibilidade, pretensão salarial, localização, regime de trabalho e as competências obrigatórias da vaga. Deixe tempo para as perguntas do candidato.
Dá para fazer a pré-qualificação de candidatos por SMS?
Sim. O agente de pré-qualificação por SMS diz na primeira mensagem que é uma IA e pede o consentimento do candidato, e depois faz as perguntas da vaga em linguagem natural. O candidato responde quando pode, e o perfil se preenche com as respostas.
