Le temps que coûte la préqualification
- Des appels qui ne décrochent pas. On rappelle, on laisse un message, on rappelle encore. Une bonne partie de la journée passe à essayer de joindre les candidats.
- Toujours les mêmes questions. Les premières minutes de chaque appel se ressemblent. Elles sont nécessaires, mais elles n'apprennent rien sur le métier.
- Des notes inégales. Ce qui a été dit au téléphone se retrouve plus ou moins bien dans la fiche, selon le temps qu'il restait avant le rendez-vous suivant.
Comment l'agent mène la préqualification des candidats
- Vous choisissez les questions. Les questions de préqualification et les critères éliminatoires sont définis avec le poste.
- L'agent contacte le candidat. Par appel vocal, SMS ou WhatsApp, à l'heure qui lui convient. L'échange est annoncé comme automatisé.
- La fiche se remplit seule. Les réponses sont transcrites mot pour mot et rangées dans la fiche. Les candidats qualifiés peuvent réserver directement un créneau d'entretien.
Grille de décision après la préqualification
À la fin de l'échange, chaque critère se classe simplement. Le recruteur décide ensuite.
| Critère | On continue | À discuter | Bloquant |
|---|---|---|---|
| Disponibilité | Dans le délai prévu | Un à deux mois de décalage | Incompatible avec la date de prise de poste |
| Rémunération | Dans la fourchette | Légèrement au-dessus | Très au-dessus de la fourchette |
| Localisation et télétravail | Compatible | Compatible avec un aménagement | Incompatible |
| Compétence indispensable | Pratiquée récemment | Pratiquée il y a longtemps ou partiellement | Jamais pratiquée |
| Intérêt pour le poste | Clair et motivé | Hésitant, à approfondir | Pas intéressé |
Les critères et les seuils sont ceux de votre offre. Adaptez la grille à chaque poste.
Qu'est-ce que la préqualification des candidats ?
La préqualification est le premier échange avec un candidat. Elle vérifie qu'il remplit les conditions de base du poste avant d'organiser un entretien, et elle évite de mobiliser un manager pour quelqu'un qui ne pourrait pas accepter l'offre. C'est un échange court, mais c'est aussi celui qu'on repousse le plus, parce qu'il faut joindre chaque personne.
Avec Delectus, deux agents s'en chargent, l'agent SMS de qualification et l'agent vocal de qualification. Ils suivent les questions définies pour le poste, et vous retrouvez le résultat dans le pipeline de l'offre.
Les questions d'une bonne préqualification
Une préqualification efficace reste courte. Elle vérifie ce qui pourrait faire échouer le recrutement plus tard, c'est-à-dire la disponibilité et le préavis, les prétentions comparées à la fourchette du poste, la mobilité et le rythme de télétravail, ou encore l'autorisation de travail quand le poste l'exige. Ajoutez une ou deux questions propres au poste, comme une certification obligatoire, et arrêtez-vous là.
Ces questions se règlent avec le poste, et ce sont elles que les agents poseront. Voici à quoi ressemble un échange bien construit pour un poste de comptable à Toulouse.
- « Le poste est basé à Toulouse avec deux jours de télétravail. Est-ce compatible avec votre situation ? »
- « Quand pourriez-vous être disponible ? »
- « Le poste est proposé entre 45 et 50 000 euros brut annuels. Est-ce dans vos attentes ? »
- « Avez-vous déjà travaillé avec un ERP ? Lequel ? »
- « Avez-vous des questions sur le poste avant la suite du processus ? »
Agent SMS de qualification et agent vocal de qualification : comment ils travaillent ensemble
L'agent SMS de qualification ouvre le plus souvent l'échange. Son premier message annonce qu'il s'agit d'une IA et recueille le consentement du candidat au traitement de ses réponses. La conversation se poursuit ensuite en langage naturel, sans formulaire. L'agent pose les questions de l'offre, remplit la fiche avec les réponses et repère une réponse qui en contredit une autre pour demander une précision. Il adapte aussi son ton, plus rassurant avec un candidat hésitant, plus direct avec un candidat pressé. Le même échange peut se faire sur WhatsApp.
L'agent vocal de qualification prend le relais par téléphone, à l'heure convenue avec le candidat ou quand le SMS reste sans réponse. Il se présente comme une IA, reformule, relance quand une réponse est floue et répond aux questions simples sur le poste. Il filtre aussi les bruits de fond, pour qu'un appel pris dans la rue reste compréhensible. À la fin, vous recevez la transcription, un résumé et la fiche remplie.
Que se passe-t-il quand un candidat ne répond pas ?
Chaque canal a son intérêt. Le téléphone permet une conversation plus riche, mais le candidat doit être disponible au bon moment. Le SMS et WhatsApp lui laissent le temps de répondre quand il le peut, à la pause ou le soir.
Les relances suivent un ordre fixe, pensé pour ne perdre personne sans harceler qui que ce soit. L'agent SMS envoie deux relances. Sans réponse, l'agent vocal appelle. Si le candidat reste injoignable, vous recevez une alerte et vous reprenez la main. Dans le kanban de l'offre, vous voyez à tout moment qui a été contacté, qui a répondu et qui attend encore.
De la préqualification à l'entretien
Sans agent, la préqualification se joue au téléphone, entre appels manqués et messages laissés. Ici, l'échange a lieu quand le candidat est disponible, et vous recevez ensuite le résumé et la réponse à chaque critère. Une notification vous prévient dès qu'un candidat a répondu. Vous ne rappelez que les candidats à retenir et ceux dont une réponse mérite d'être discutée.
« Disponible dans un mois, préavis négocié. Rémunération attendue dans la fourchette. Compatible avec deux jours sur site par semaine. A utilisé SAP pendant trois ans sur la partie comptabilité fournisseurs. Question posée sur la taille de l'équipe. » Chaque ligne de ce résumé renvoie à la réponse exacte du candidat dans la transcription, et le salaire attendu comme le préavis se rangent dans les champs de la fiche.
Quand les réponses conviennent, l'agent SMS propose un rendez-vous au candidat. Le calendrier se synchronise avec Outlook et Teams, si bien que les créneaux proposés sont vos vrais créneaux libres. L'agent peut aussi programmer un appel de l'agent vocal pour approfondir. Aucun candidat n'est retenu ou écarté par l'agent.
Ce que vit le candidat pendant l'échange
Pour le candidat, la préqualification devient plus simple. Il sait vite si le poste lui correspond, il n'attend pas des semaines une réponse, et l'échange a lieu à l'heure qui l'arrange. S'il préfère écrire, il répond par SMS. S'il préfère parler, l'agent vocal l'appelle.
L'agent n'appelle que les candidats de vos recrutements. Il annonce dès le début qu'il est automatisé et laisse toujours au candidat la possibilité de refuser l'échange ou de l'arrêter.
Comment préparer une préqualification de candidats ?
Le travail se fait surtout avant le premier message, avec le manager.
- Lister les conditions sans lesquelles le recrutement ne peut pas aboutir
- Fixer pour chacune ce qui est acceptable, à discuter ou bloquant
- Rédiger les questions de façon neutre, sans orienter la réponse
- Prévoir les informations à donner au candidat sur le poste, le lieu, la rémunération et les étapes
- Décider à l'avance de la suite pour chaque cas, qu'il s'agisse d'un entretien, d'un rappel ou d'une réponse négative
Dans quels cas confier la préqualification à un agent ?
L'agent rend surtout service sur les postes qui reçoivent beaucoup de candidatures, dans la vente, la logistique ou la relation client, où chaque candidat doit être joint vite. Il aide aussi avec les candidats en poste, qui ne peuvent répondre qu'en soirée ou pendant leur pause, et sur les recrutements urgents, où chaque jour compte.
C'est enfin un bon moyen de relancer les anciens candidats de votre base quand un nouveau poste s'ouvre. Les profils recommandés à la publication de l'offre peuvent être préqualifiés comme les nouvelles candidatures.
Les questions à ne pas poser en préqualification
Le Code du travail interdit d'écarter un candidat pour un motif discriminatoire. Les questions de préqualification doivent donc porter uniquement sur le poste et les compétences, et celles que vous confiez à l'agent suivent la même règle.
Évitez tout ce qui touche à la situation familiale, à un projet d'enfant, à l'âge, à l'origine, à la religion ou à l'état de santé. Plutôt que « Vos enfants sont-ils gardés ? », demandez « Les horaires du poste vous conviennent-ils ? ». Plutôt que « Quel âge avez-vous ? », demandez « Quelle expérience avez-vous de ce type de poste ? ».
Questions fréquentes
Qu'est-ce que la préqualification d'un candidat ?
C'est le premier échange, souvent téléphonique, qui vérifie qu'un candidat répond aux conditions de base du poste, comme la disponibilité, la rémunération, la mobilité ou l'autorisation de travail. Elle évite d'organiser des entretiens avec des candidats qui ne pourraient pas accepter le poste.
Les candidats acceptent-ils de parler à une IA ?
L'échange est court, annoncé comme automatisé et proposé à l'heure qui convient au candidat. Il peut l'arrêter à tout moment, et l'agent propose un rendez-vous avec un recruteur quand la conversation l'exige.
Peut-on écouter ou relire les appels ?
Oui. Chaque appel est transcrit et attaché à la fiche du candidat, comme chaque conversation par SMS.
Combien de temps dure une préqualification ?
Quelques minutes suffisent quand les questions sont bien choisies, en général cinq à six questions sur les conditions du poste.
Quelle différence entre préqualification et entretien ?
La préqualification vérifie les conditions de base du poste en quelques minutes. L'entretien évalue en profondeur les compétences et la motivation du candidat.
Quelles questions poser lors d'une préqualification téléphonique ?
Des questions courtes sur la disponibilité, la rémunération attendue, la mobilité, le mode de travail et les compétences indispensables au poste. Gardez du temps pour les questions du candidat.
Peut-on préqualifier des candidats par SMS ?
Oui. L'agent SMS de qualification annonce dès le premier message qu'il s'agit d'une IA et recueille le consentement du candidat, puis pose les questions de l'offre en langage naturel. Le candidat répond quand il le peut, et la fiche se remplit avec ses réponses.
