Contratar con IA respetando el RGPD y el Reglamento de IA

Las preguntas que se hacen los reclutadores

• ¿Puedo filtrar CV con IA?. Sí, siempre que informe a los candidatos y no deje que la IA descarte a nadie por sí sola.
• ¿Qué les digo a los candidatos?. Que la IA interviene en el tratamiento de su candidatura, en qué etapa y cómo ejercer sus derechos.
• ¿Cómo justifico una decisión?. Una evaluación que no se puede explicar es difícil de defender cuando un candidato la impugna.

Los principios que seguir

1. Informar. Los candidatos tienen que saber que interviene la IA. En Delectus, cada llamada, cada intercambio por SMS y cada entrevista realizada por un agente se anuncia como automatizada.
2. Mantener la decisión humana. El RGPD limita las decisiones totalmente automatizadas. La herramienta clasifica y evalúa; el reclutador decide.
3. Explicar. Cada clasificación y cada puntuación se apoyan en elementos citados del CV o de la entrevista.
4. Minimizar los datos. Tratar solo lo que sirve al proceso de selección y conservarlo durante un plazo definido.

IA en la selección: quién hace qué

Las obligaciones se reparten entre la empresa que contrata y el proveedor de la herramienta. Esta tabla resume los puntos principales; no sustituye el asesoramiento de su asesoría jurídica.

Lo que exige el RGPD en la selección de personal

Con IA o sin ella, el tratamiento de las candidaturas está sujeto al RGPD. Estas obligaciones existían mucho antes que las herramientas de IA y se les aplican de la misma manera.

• Informar a los candidatos sobre el uso de sus datos y sobre sus derechos
• Recoger solo la información necesaria para evaluar la candidatura
• Fijar un plazo de conservación y después suprimir o anonimizar
• Proteger el acceso a los datos de los candidatos
• Responder a las solicitudes de acceso, rectificación y supresión

Lo que dice el Código de Trabajo francés sobre los métodos de selección

Incluso antes del RGPD y del Reglamento de IA, el Código de Trabajo francés regula la contratación. La información que se pide a un candidato solo puede servir para valorar su capacidad para ocupar el puesto y sus aptitudes profesionales, y debe tener una relación directa y necesaria con el puesto ofrecido.

Además, hay que informar a los candidatos, antes de utilizarlos, de los métodos y técnicas de selección que se les aplican, y esos métodos deben ser pertinentes para su finalidad. Una herramienta de IA es una técnica de selección. Su uso debe comunicarse y debe centrarse en el puesto.

Decisiones automatizadas: lo que dice el artículo 22 del RGPD

El RGPD reconoce a toda persona el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado cuando produce efectos jurídicos en ella o le afecta significativamente de modo similar. Descartar a un candidato entra en esa categoría.

Así que una IA puede clasificar y resumir, pero una persona debe revisar de verdad las candidaturas y tomar la decisión. Una validación de puro trámite, sin revisión real, no basta. Por eso Delectus nunca descarta a un candidato por sí solo y respalda cada evaluación con elementos que el reclutador puede comprobar.

El Reglamento de IA y la selección de personal

El reglamento europeo de inteligencia artificial clasifica como de alto riesgo los sistemas de IA utilizados para contratar y seleccionar candidatos. Exige, entre otras cosas, supervisión humana, transparencia y documentación del sistema.

Esas exigencias han guiado el diseño de Delectus. Cada resultado se puede explicar, y cada etapa automatizada deja al reclutador libre para revisar, corregir o descartar lo que propone la IA.

Informar a los candidatos: un ejemplo de aviso

«Su candidatura es tratada por [empresa] para el puesto de [título del puesto]. Herramientas de inteligencia artificial nos ayudan a analizar las candidaturas y a preparar las entrevistas. Las decisiones las toma nuestro equipo. Sus datos se conservan durante [plazo] y puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión en [contacto].»

Adaptado a su situación y validado por su asesoría jurídica, un aviso como este se incluye en la oferta de empleo o en la página de candidatura.

Agentes SMS y de voz: anunciar la IA desde el primer mensaje

Cuando una IA contacta con un candidato, el aviso tiene que llegar antes de la conversación, no después. En Delectus, el primer mensaje del agente de preselección, enviado por SMS o WhatsApp, indica que se trata de una IA y pide el consentimiento del candidato para el tratamiento de sus datos. El agente de voz también se presenta como una IA nada más empezar la llamada.

Ambos agentes plantean solo las preguntas de la oferta, que tratan sobre el puesto. Cada conversación genera una transcripción y un resumen que el reclutador lee antes de decidir los siguientes pasos. El candidato puede terminar la conversación en cualquier momento.

Entrevistas grabadas y transcritas: qué prever

Cuando una entrevista por vídeo se transcribe y se graba en Delectus, la presencia del agente se anuncia a ambas partes desde el principio. La grabación y la transcripción son datos de candidatura como cualquier otro. Están cubiertas por su aviso a los candidatos y siguen sus plazos de conservación.

El análisis se centra en el contenido de las respuestas, frente a los criterios del puesto. No se analizan ni el rostro, ni el tono de voz, ni el aspecto físico de los candidatos.

Dónde se alojan los datos

Los datos de los candidatos se alojan en la Unión Europea y no se utilizan para entrenar ningún modelo. Los plazos de conservación siguen sus normas y los datos se suprimen cuando vencen.

Buenas prácticas antes de contratar con IA

Antes de implantar una herramienta de IA en sus procesos de selección, compruebe dónde se alojan los datos y si se utilizan para entrenar modelos. Después documente el uso: la etapa que cubre, las decisiones que prepara y la supervisión prevista. Actualice su registro de actividades de tratamiento y, si es necesario, realice una evaluación de impacto. Por último, forme a los reclutadores para que lean los resultados de la IA con espíritu crítico y los cuestionen.

Preguntas que hacer a un proveedor de IA para la selección

Antes de elegir una herramienta, haga estas preguntas al proveedor y pida las respuestas por escrito.

• ¿Dónde se alojan los datos y por qué encargados del tratamiento pasan?
• ¿Se utilizan los CV y las entrevistas para entrenar modelos?
• ¿Cómo explica la herramienta una clasificación o una evaluación?
• ¿Analiza la herramienta elementos ajenos al puesto, como el rostro o el tono de voz?
• ¿Cómo se suprimen los datos al final del plazo de conservación?
• ¿Qué documentación aporta el proveedor para su registro de tratamiento y su evaluación de impacto?

Informar a los representantes de los trabajadores

En las empresas francesas con comité social y económico (CSE), la introducción de nuevas tecnologías o de nuevas formas de tratar los datos puede exigir informarle, o incluso consultarle. El Reglamento europeo de IA también exige informar a los representantes de los trabajadores antes de poner en servicio un sistema de alto riesgo en el lugar de trabajo. Consulte con su asesoría jurídica antes de implantarlo.

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