الفرز الأولي للمرشحين، يتولاه وكيل ذكاء اصطناعي

الوقت الذي يستهلكه الفرز الأولي

• مكالمات لا يرد عليها أحد. تعاودون الاتصال، وتتركون رسالة صوتية، ثم تتصلون من جديد. جزء كبير من اليوم يذهب في محاولة الوصول إلى المرشحين.
• الأسئلة نفسها في كل مرة. الدقائق الأولى من كل مكالمة متشابهة. إنها ضرورية، لكنها لا تخبركم شيئًا عن طريقة أداء الشخص لعمله.
• ملاحظات متفاوتة. ما قيل على الهاتف يصل إلى ملف المرشح بدقة متفاوتة، بحسب ما تبقى من وقت قبل الاجتماع التالي.

كيف يجري الوكيل الفرز الأولي للمرشحين

1. تختارون الأسئلة. تُحدَّد أسئلة الفرز الأولي والمعايير الإقصائية مع الوظيفة.
2. يتواصل الوكيل مع المرشح. بمكالمة صوتية أو رسالة نصية أو عبر WhatsApp، في وقت يناسبه. ويُعلَن عن المحادثة بأنها مؤتمتة.
3. يمتلئ ملف المرشح تلقائيًا. تُفرَّغ الإجابات حرفيًا وتُحفظ في ملف المرشح. ويمكن للمرشحين المؤهلين حجز موعد مقابلة مباشرة.

شبكة القرار بعد الفرز الأولي

في نهاية المحادثة، يندرج كل معيار في فئة بسيطة. ثم يقرر مسؤول التوظيف.

المعايير والعتبات هي تلك الخاصة بوظيفتكم الشاغرة. كيّفوا الشبكة مع كل وظيفة.

ما هو الفرز الأولي للمرشحين؟

الفرز الأولي هو أول محادثة مع المرشح. يتحقق من استيفائه المتطلبات الأساسية للوظيفة قبل ترتيب مقابلة، ويجنّب إشغال مدير معني بالتوظيف بشخص لم يكن ليقبل العرض. إنها محادثة قصيرة، لكنها أيضًا الأكثر تأجيلًا، لأن عليكم الوصول إلى كل شخص على حدة.

مع Delectus يتولاها وكيلان: وكيل الفرز الأولي بالرسائل النصية ووكيل الفرز الأولي الصوتي. يتبعان الأسئلة المحددة للوظيفة، وتجدون النتائج في مسار الوظيفة.

أسئلة الفرز الأولي الجيد

يبقى الفرز الأولي الفعّال قصيرًا. يتحقق مما قد يُفشل التوظيف لاحقًا: التوفر ومدة الإشعار، وتوقعات الراتب مقارنة بنطاق الوظيفة، والموقع وترتيبات العمل عن بُعد، أو تصريح العمل حين تتطلبه الوظيفة. أضيفوا سؤالًا أو سؤالين خاصين بالوظيفة، كشهادة إلزامية، وتوقفوا عند ذلك.

تُحدَّد هذه الأسئلة مع الوظيفة، وهي التي سيطرحها الوكلاء. وهذا مثال على محادثة محكمة البناء لوظيفة محاسب في تولوز.

• «مقر الوظيفة في تولوز مع يومين من العمل عن بُعد أسبوعيًا. هل يناسبكم ذلك؟»
• «متى يمكنكم أن تكونوا متاحين؟»
• «راتب الوظيفة بين 45000 و50000 يورو سنويًا قبل الضريبة. هل يتوافق ذلك مع توقعاتكم؟»
• «هل سبق أن عملتم على نظام ERP؟ أيّ نظام؟»
• «هل لديكم أسئلة عن الوظيفة قبل الخطوة التالية؟»

وكيلا الفرز الأولي بالرسائل النصية والصوتي: كيف يعملان معًا

عادةً ما يفتتح وكيل الفرز الأولي بالرسائل النصية المحادثة. تقول رسالته الأولى إنه ذكاء اصطناعي وتطلب موافقة المرشح على معالجة إجاباته. ثم تستمر المحادثة بلغة طبيعية، بلا استمارة. يطرح الوكيل أسئلة الوظيفة، ويملأ ملف المرشح بالإجابات، ويرصد الإجابة التي تناقض أخرى ليطلب توضيحًا. ويكيّف نبرته أيضًا: أكثر طمأنة مع مرشح متردد، وأكثر مباشرة مع مرشح مستعجل. ويمكن أن تجري المحادثة نفسها عبر WhatsApp.

ثم يتولى وكيل الفرز الأولي الصوتي المهمة بالهاتف، في الموعد المتفق عليه مع المرشح أو حين تبقى الرسالة بلا رد. يعرّف بنفسه على أنه ذكاء اصطناعي، ويعيد الصياغة، ويستوضح حين تكون الإجابة مبهمة، ويجيب عن الأسئلة البسيطة حول الوظيفة. كما يصفّي ضجيج الخلفية، فتبقى المكالمة التي يُرد عليها في الشارع مفهومة. وفي النهاية تحصلون على النص المفرَّغ، وملخص، وملف المرشح مكتملًا.

ماذا يحدث حين لا يرد المرشح؟

لكل قناة مزاياها. يتيح الهاتف محادثة أغنى، لكن على المرشح أن يكون متفرغًا في اللحظة المناسبة. أما الرسائل النصية وWhatsApp فتتيح له الرد حين يستطيع، في استراحة أو في المساء.

تجري التذكيرات بترتيب ثابت، مصمَّم بحيث لا يضيع أحد ولا يُزعج أحد. يرسل وكيل الرسائل النصية تذكيرين، وإن لم يأتِ رد يتصل الوكيل الصوتي. وإن تعذر الوصول إلى المرشح رغم ذلك، يصلكم تنبيه فتتولون الأمر. وفي لوحة Kanban الخاصة بالوظيفة ترون في أي وقت من جرى التواصل معه، ومن رد، ومن ما زال قيد الانتظار.

من الفرز الأولي إلى المقابلة

من دون وكيل، يجري الفرز الأولي على الهاتف، بين مكالمات فائتة ورسائل صوتية. أما هنا فتجري المحادثة حين يكون المرشح متاحًا، ثم تحصلون على الملخص والإجابة عن كل معيار. ويُعلمكم إشعار فور رد أي مرشح. ولا تعاودون الاتصال إلا بالمرشحين الذين يستحقون التقدم، وبمن لديهم إجابة تستحق النقاش.

«متاح خلال شهر، مدة الإشعار متفاوض عليها. الراتب المتوقع ضمن النطاق. يقبل يومين حضوريين أسبوعيًا. استخدم SAP ثلاث سنوات في حسابات الموردين. سأل عن حجم الفريق.» كل سطر في هذا الملخص مرتبط بالإجابة الحرفية للمرشح في النص المفرَّغ، ويُسجَّل الراتب المتوقع ومدة الإشعار في حقليهما في ملف المرشح.

وحين تكون الإجابات مناسبة، يقترح وكيل الرسائل النصية على المرشح موعدًا. يتزامن التقويم مع Outlook وTeams، فتكون الأوقات المقترحة هي أوقات فراغكم الفعلية. ويمكن للوكيل أيضًا جدولة مكالمة من الوكيل الصوتي للتعمق أكثر. ولا يقدّم الوكيل أي مرشح ولا يرفضه.

ما يعيشه المرشح

بالنسبة إلى المرشح، يصبح الفرز الأولي أبسط. يعرف بسرعة هل تناسبه الوظيفة، ولا ينتظر أسابيع للحصول على رد، وتجري المحادثة في وقت يناسبه. إن فضّل الكتابة رد بالرسائل النصية، وإن فضّل الحديث اتصل به الوكيل الصوتي.

لا يتصل الوكيل إلا بمرشحين من عمليات التوظيف الخاصة بكم. ويقول منذ البداية إنه مؤتمت، ويترك للمرشح دائمًا حرية رفض المحادثة أو إيقافها.

كيف تحضّرون الفرز الأولي للمرشحين؟

يجري معظم العمل قبل الرسالة الأولى، مع المدير المعني بالتوظيف.

• حددوا الشروط التي لا يتم التوظيف من دونها؛
• قرروا لكل شرط ما هو مقبول، وما هو قابل للنقاش، وما هو مانع؛
• صوغوا الأسئلة بحياد، دون توجيه الإجابة؛
• جهّزوا المعلومات التي ستُقدَّم للمرشح عن الوظيفة والموقع والأجر والخطوات التالية؛
• قرروا مسبقًا ما يلي في كل حالة، سواء كان مقابلة أو معاودة اتصال أو رفضًا

متى تسندون الفرز الأولي إلى وكيل؟

يكون الوكيل أكثر فائدة في الوظائف التي تتلقى طلبات كثيرة، في المبيعات أو الخدمات اللوجستية أو خدمة العملاء، حيث يجب الوصول إلى كل مرشح بسرعة. ويساعد أيضًا مع المرشحين الموظفين الذين لا يستطيعون الرد إلا مساءً أو في استراحتهم، ومع التوظيف العاجل، حيث يُحسب كل يوم.

وأخيرًا، إنه طريقة جيدة لإعادة التواصل مع المرشحين السابقين في قاعدتكم حين تُفتح وظيفة جديدة. فالملفات المقترحة عند نشر الوظيفة يمكن أن تخضع للفرز الأولي تمامًا كالطلبات الجديدة.

أسئلة لا تُطرح أثناء الفرز الأولي

يحظر قانون العمل الفرنسي رفض مرشح لأسباب تمييزية. لذلك يجب أن تقتصر أسئلة الفرز الأولي على الوظيفة والمهارات، والأسئلة التي تعطونها للوكيل تخضع للقاعدة نفسها.

تجنبوا كل ما يتعلق بالوضع العائلي، أو نية الإنجاب، أو السن، أو الأصل، أو الدين، أو الصحة. بدلًا من «هل رتّبتم رعاية أطفالكم؟» اسألوا «هل تناسبكم ساعات عمل الوظيفة؟». وبدلًا من «كم عمركم؟» اسألوا «ما خبرتكم في هذا النوع من الوظائف؟».

الأسئلة الشائعة