Software para consultoras de selección: presente buenos candidatos más rápido

Dónde pierde tiempo una consultora en cada proceso

• Una base de candidatos acumulando polvo. Años de candidatos ya conocidos, imposibles de encontrar cuando entra un nuevo proceso.
• Llamadas de cribado interminables. Cada proceso obliga a contactar con decenas de personas antes de dar con las adecuadas.
• Perfiles para el cliente que hay que rehacer. Cada presentación obliga a rehacer el CV con el formato de la consultora y añadir las notas de la entrevista.

Cómo avanza un proceso en Delectus

1. El encargo se convierte en una búsqueda. Usted describe el puesto y los candidatos de su base que encajan se clasifican, con los motivos.
2. La preselección avanza sola. Disponibilidad, expectativas salariales, movilidad: el agente plantea las preguntas y completa la ficha del candidato.
3. La entrevista está equipada. Guía de preguntas, transcripción en tiempo real y un informe por temas, con citas.
4. El perfil llega al cliente. Con el formato de la consultora, anonimizado si hace falta, como exportación o enlace para compartir.

Un proceso de consultora: sin Delectus y con Delectus

Lo que cambia, etapa por etapa, para el reclutador de la consultora.

¿Qué es un software para consultoras de selección?

Es la herramienta que sostiene los procesos de una consultora: la base de candidatos, el seguimiento de procesos y clientes, el historial de cada conversación y la preparación de las presentaciones. La parte de candidatos suele llamarse ATS, y la parte de clientes y procesos, CRM.

Una consultora de selección no contrata para sí misma. Gestiona dos relaciones a la vez, con el candidato y con el cliente, y su software tiene que servir a ambas. Delectus aporta la IA a la parte de candidatos y se conecta a sus herramientas actuales para el resto.

Sacar por fin partido a la base de candidatos de la consultora

La base de una consultora suele ser su mejor activo, y el menos aprovechado. En Delectus, cada CV importado lo lee la IA y se convierte en un perfil estructurado: experiencia, competencias, sectores, duraciones. La búsqueda ya no depende de las palabras exactas que usó el candidato.

Puede consultar la base en lenguaje natural («controllers de gestión industrial, de 5 a 10 años de experiencia, zona de Lyon»), afinar por experiencia, competencia o ubicación, o partir de la descripción del puesto y dejar que la herramienta clasifique los perfiles con una puntuación explicada. Cuando un nuevo proceso se parece a la trayectoria de un antiguo candidato, ese candidato se le sugiere sin que tenga que acordarse de él.

Agentes de preselección por SMS y por voz al servicio de la consultora

La preselección es la etapa que más llamadas consume en una consultora. El agente de preselección por SMS se presenta como una IA, pide el consentimiento del candidato y después plantea las preguntas del proceso en una conversación real: disponibilidad, expectativas salariales, movilidad. Adapta su tono, repregunta cuando una respuesta contradice a otra, completa la ficha del candidato y propone una cita en sus franjas realmente libres, gracias a la sincronización con Outlook o Teams. También puede programar una llamada del agente de voz.

El agente de preselección por voz llama al candidato a la hora acordada, o interviene cuando el SMS sigue sin respuesta tras dos recordatorios. Reformula, repregunta y filtra el ruido de fondo. Recibe un aviso en cuanto un candidato responde, junto con la transcripción, el resumen y la ficha del candidato completada.

Realizar y puntuar las entrevistas

La entrevista puede hacerse por vídeo en la plataforma. La guía de preguntas se prepara a partir del encargo. Durante la conversación, la transcripción avanza en tiempo real y la herramienta sugiere preguntas sobre los temas aún no tratados. Al final, un informe analiza las respuestas por temas, y la grabación sigue disponible para volver a verla.

Cuando el cliente pregunta «¿qué dijo exactamente sobre la gestión del presupuesto?», encuentra el fragmento en segundos en lugar de rebuscar entre sus notas.

Ejemplo: un proceso de director financiero

Un cliente encarga a la consultora la selección de un director financiero para una empresa industrial mediana. El reclutador describe el proceso y la herramienta sugiere los perfiles de la base que han ocupado un puesto financiero en la industria, con los motivos. El agente de preselección por SMS escribe a los candidatos retenidos para comprobar su interés, su disponibilidad y sus expectativas. Quienes prefieren hablar reciben una llamada del agente de voz.

Después el reclutador realiza las entrevistas con la guía de preguntas y lee cada informe. Redacta su valoración apoyándose en el resumen generado por IA de los puntos fuertes y las carencias de cada candidato, y los perfiles de la terna llegan al cliente con el mismo formato, anonimizados si el cliente lo pide.

Perfiles para el cliente con el formato de la consultora

La presentación del candidato se genera a partir de su ficha, con la imagen de la consultora. El reclutador añade su valoración de la entrevista, la revisa y la envía como exportación o como enlace para compartir que el cliente abre sin crear una cuenta. Cada perfil conserva sus versiones: sabe qué se envió, a quién y cuándo.

Cuando todos los perfiles de una terna siguen la misma estructura, el cliente compara rápido. Es una de las primeras señales de profesionalidad que un cliente recuerda de una consultora, sobre todo cuando varios reclutadores trabajan en su cuenta.

Gestionar varios procesos a la vez

Cada proceso tiene su propio flujo kanban, desde el primer contacto hasta la contratación. Para cada candidato encuentra las etiquetas, las notas, el salario actual y el deseado, el plazo de incorporación y el historial de cada conversación. Las entrevistas se programan en la agenda integrada, sincronizada con Outlook o Teams.

En una consultora con varios reclutadores, los recordatorios y los seguimientos se reparten como tareas. Un reclutador que retoma un proceso a mitad de camino sabe enseguida en qué punto está cada candidato, y ningún candidato se queda sin noticias porque la persona que lo seguía estaba de vacaciones.

Cómo elegir un software para consultoras de selección

Fíjese primero en la búsqueda. ¿Puede encontrar a un candidato por competencias y experiencia, y no solo por una palabra clave exacta? Después, en la gestión de varios procesos y clientes en paralelo, y en la generación de perfiles de candidatos con la imagen de la consultora, anonimizados si hace falta.

Compruebe también que su base actual se migra sin pérdidas, que los datos se alojan en la Unión Europea con sus plazos de conservación y que reclutadores con poco tiempo pueden usarlo sin una formación larga.

Reclutador independiente o consultora con varios reclutadores

Un reclutador independiente quiere sobre todo ahorrar tiempo en la búsqueda, la preselección y el formato. Una consultora con varios reclutadores quiere además coherencia: una base compartida, un mismo método de evaluación y perfiles idénticos para todos los clientes. Las funcionalidades son las mismas en ambos casos.

Para un reclutador independiente, los agentes de preselección hacen de asistente: envían SMS y llaman mientras usted está reunido, y las respuestas le esperan al salir. Para una consultora con varios reclutadores, el historial compartido de cada conversación evita que dos personas contacten con el mismo candidato para dos procesos distintos sin saberlo.

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