Où un cabinet perd du temps sur chaque mission
- Une CVthèque qui dort. Des années de candidats rencontrés, introuvables au moment où une mission arrive.
- Des appels de qualification sans fin. Chaque mission demande de joindre des dizaines de personnes avant de trouver les bonnes.
- Des dossiers clients à remettre en forme. Chaque présentation oblige à reprendre le CV au format du cabinet et à y ajouter la synthèse de l'entretien.
Comment une mission avance dans Delectus
- La mission devient une recherche. Vous décrivez le poste et les candidats de votre base qui correspondent sont classés, avec les raisons.
- La préqualification se fait seule. Disponibilité, prétentions, mobilité : l'agent pose les questions et remplit la fiche.
- L'entretien est outillé. Kit de questions, transcription en temps réel et rapport par thème, avec citations.
- Le dossier part chez le client. Au format du cabinet, anonymisé si besoin, en export ou par lien de partage.
Une mission de cabinet : sans et avec Delectus
Ce qui change, étape par étape, pour le consultant en recrutement.
| Étape | Sans Delectus | Avec Delectus |
|---|---|---|
| Recherche dans la base | Recherche par mots-clés, résultats incomplets | Recherche en langage naturel, profils classés avec les raisons |
| Qualification | Appels et relances un par un | L'agent qualifie les candidats et résume les réponses |
| Entretiens | Prise de notes pendant l'échange | Transcription et évaluation par critère |
| Dossiers client | Mise en forme manuelle de chaque dossier | Dossier généré, relu par le consultant |
| Décision | Le consultant décide | Le consultant décide |
Qu'est-ce qu'un logiciel de cabinet de recrutement ?
C'est l'outil qui porte les missions d'un cabinet : la base de candidats, le suivi des missions et des clients, l'historique des échanges et la préparation des présentations. On parle souvent d'ATS pour la partie candidats et de CRM pour la partie clients et missions.
Un cabinet ne recrute pas pour lui-même. Il tient deux relations à la fois, avec le candidat et avec le client, et son logiciel doit servir les deux. Delectus apporte l'IA sur la partie candidats et se connecte à vos outils existants pour le reste.
Exploiter enfin la CVthèque du cabinet
La base d'un cabinet est souvent son meilleur actif, et le moins utilisé. Dans Delectus, chaque CV importé est lu par l'IA et transformé en profil structuré : expériences, compétences, secteurs, durées. La recherche ne dépend plus des mots exacts employés par le candidat.
Vous pouvez interroger la base en langage naturel (« contrôleurs de gestion industrie, 5 à 10 ans d'expérience, région lyonnaise »), affiner par expérience, compétence ou localisation, ou partir de la fiche de poste et laisser l'outil classer les profils avec un score expliqué. Quand une nouvelle mission ressemble au parcours d'un ancien candidat, il vous est proposé sans que vous ayez à y penser.
L'agent SMS et l'agent vocal de qualification au service du cabinet
La qualification est l'étape qui avale le plus d'appels dans un cabinet. L'agent SMS de qualification se présente comme une IA, demande l'accord du candidat, puis lui pose les questions de la mission dans une vraie conversation : disponibilité, prétentions, mobilité. Il adapte son ton, relance quand une réponse en contredit une autre, remplit la fiche et propose un rendez-vous pris sur vos vrais créneaux libres, grâce à la synchronisation avec Outlook ou Teams. Il peut aussi programmer un appel de l'agent vocal.
L'agent vocal de qualification appelle le candidat à l'heure convenue, ou en relais quand le SMS reste sans réponse après deux relances. Il reformule, relance et filtre les bruits de fond. Vous êtes notifié dès qu'un candidat répond, et vous retrouvez la transcription, le résumé et la fiche remplie.
Mener et évaluer les entretiens
L'entretien peut se tenir en visio dans la plateforme. Le kit de questions est préparé à partir de la mission. Pendant l'échange, la transcription défile en temps réel et l'outil suggère des questions sur les thèmes pas encore couverts. À la fin, un rapport analyse les réponses par thème, et l'enregistrement reste disponible pour être réécouté.
Quand le client demande « qu'a-t-il dit exactement sur la gestion de budget ? », vous retrouvez le passage en quelques secondes au lieu de fouiller dans vos notes.
Exemple : une mission de directeur financier
Un client confie au cabinet le recrutement d'un directeur administratif et financier pour une PME industrielle. Le consultant décrit la mission, et l'outil propose les profils de la base qui ont tenu une fonction financière dans l'industrie, avec les raisons. L'agent SMS de qualification écrit aux candidats retenus pour vérifier leur intérêt, leur disponibilité et leurs attentes. Ceux qui préfèrent parler sont appelés par l'agent vocal.
Le consultant mène ensuite les entretiens avec le kit de questions et lit le rapport de chacun. Il rédige sa synthèse, s'aide de la synthèse IA des forces et lacunes de chaque candidat, et les dossiers de la short list partent chez le client dans le même format, anonymisés si le client le demande.
Des dossiers clients au format du cabinet
Le dossier candidat est généré à partir du profil du candidat, à la charte du cabinet. Le consultant y ajoute son avis issu de l'entretien, relit, puis l'envoie en export ou par lien de partage, que le client ouvre sans créer de compte. Chaque dossier garde ses versions : vous savez ce qui a été envoyé, à qui et quand.
Quand tous les dossiers d'une short list suivent la même structure, le client compare vite. C'est l'un des premiers signes de sérieux qu'il retient d'un cabinet, surtout quand plusieurs consultants travaillent pour lui.
Piloter plusieurs missions à la fois
Chaque mission a son pipeline en kanban, du premier contact à l'embauche. Sur chaque candidat, vous retrouvez les tags, les notes, le salaire actuel et souhaité, le préavis et l'historique de tous les échanges. Les entretiens se calent dans le calendrier intégré, synchronisé avec Outlook ou Teams.
Dans un cabinet de plusieurs consultants, on se répartit les relances et les suivis sous forme de tâches. Un consultant qui reprend une mission en cours sait tout de suite où en est chaque candidat, et aucun candidat ne reste sans nouvelles parce que la personne qui le suivait était en congé.
Les critères pour choisir un logiciel de cabinet de recrutement
Regardez d'abord la recherche. Peut-on retrouver un candidat par compétences et par expérience, et pas seulement par mot-clé exact ? Ensuite la gestion de plusieurs missions et de plusieurs clients en parallèle, et la production de dossiers à la charte du cabinet, anonymisés si besoin.
Vérifiez aussi que votre base existante est reprise sans perte, que les données sont hébergées dans l'Union européenne avec vos durées de conservation, et que des consultants pressés peuvent s'en servir sans longue formation.
Petit cabinet ou réseau de cabinets
Un consultant indépendant cherche surtout à gagner du temps sur la recherche, la qualification et la mise en forme. Un cabinet de plusieurs consultants veut en plus de l'homogénéité : une base commune, une même méthode d'évaluation et des dossiers identiques pour tous les clients. Les fonctions sont les mêmes dans les deux cas.
Pour un indépendant, les agents de qualification font office d'assistant : ils écrivent et appellent pendant que vous êtes en rendez-vous, et vous trouvez les réponses en sortant. Pour un cabinet de plusieurs consultants, l'historique partagé de chaque échange évite que deux personnes contactent le même candidat pour deux missions sans le savoir.
Questions fréquentes
Delectus remplace-t-il le consultant en recrutement ?
Non. Il s'occupe de la recherche dans la base, de la préqualification et de la mise en forme. Le consultant garde la relation client, l'évaluation finale et la présentation.
Peut-on envoyer un dossier candidat anonymisé au client ?
Oui. Le dossier peut être exporté ou partagé par lien, sans le nom ni les coordonnées du candidat.
Peut-on importer la CVthèque existante du cabinet ?
Oui. Les CV importés sont analysés et deviennent consultables par compétences et par expérience.
Quel logiciel pour un cabinet de recrutement ?
Un outil qui réunit une CVthèque où l'on cherche par compétences, le suivi des missions et des candidats, et la mise en forme des dossiers pour les clients. Delectus y ajoute la préqualification par SMS et par téléphone et l'évaluation des entretiens.
Comment un cabinet de recrutement trouve-t-il ses candidats ?
Dans sa propre base, par son réseau et par la diffusion d'annonces. La base du cabinet reste souvent la source la plus rapide, à condition de pouvoir y chercher efficacement.
Quelle différence entre ATS et CRM pour un cabinet de recrutement ?
L'ATS suit les candidats et leur avancement dans chaque recrutement. Le CRM suit les clients, les missions et la relation commerciale. Un cabinet a besoin des deux. Delectus apporte l'IA sur la partie candidats et peut se connecter à vos outils existants.
