Les questions que se posent les recruteurs
- Ai-je le droit de trier des CV avec une IA ?. Oui, à condition d'en informer les candidats et de ne pas laisser l'IA décider seule d'un rejet.
- Que dire aux candidats ?. Qu'une IA intervient dans le traitement de leur candidature, à quelle étape, et comment exercer leurs droits.
- Comment justifier une décision ?. Une évaluation qui ne s'explique pas est difficile à défendre face à un candidat qui la conteste.
Les principes à respecter
- Informer. Les candidats doivent savoir que l'IA intervient. Chez Delectus, chaque appel, chaque échange par SMS et chaque entretien mené par un agent est annoncé comme automatisé.
- Garder la décision humaine. Le RGPD limite les décisions entièrement automatisées. L'outil classe et évalue, et c'est le recruteur qui tranche.
- Expliquer. Chaque classement et chaque note s'appuient sur des éléments cités du CV ou de l'entretien.
- Limiter les données. Ne traitez que ce qui sert le recrutement, et conservez-le pour une durée définie.
IA en recrutement : qui fait quoi
Les obligations se partagent entre l'entreprise qui recrute et l'éditeur de l'outil. Ce tableau résume les grandes lignes, il ne remplace pas l'avis de votre conseil.
| Sujet | Entreprise qui recrute | Éditeur de l'outil d'IA |
|---|---|---|
| Information des candidats | Informe les candidats de l'usage de l'IA et de leurs droits | Fournit la documentation nécessaire pour le faire |
| Finalité et critères | Définit le poste et les critères d'évaluation | Applique uniquement les critères fournis |
| Décision | Prend la décision, par une personne habilitée | Explique les classements et les évaluations |
| Données | Fixe les durées de conservation, répond aux demandes des candidats | Héberge et sécurise les données selon le contrat |
| Documentation | Tient le registre des traitements, mène l'analyse d'impact si nécessaire | Documente le fonctionnement et les limites de l'outil |
Ce que le RGPD impose en recrutement
Avec ou sans IA, le traitement des candidatures obéit au RGPD. Ces obligations existaient bien avant les outils d'IA et s'appliquent à eux de la même façon.
- Informer les candidats de l'usage de leurs données et de leurs droits
- Ne collecter que les informations utiles à l'évaluation de la candidature
- Fixer une durée de conservation, puis supprimer ou anonymiser
- Sécuriser l'accès aux données des candidats
- Répondre aux demandes d'accès, de rectification et d'effacement
Ce que dit le Code du travail sur les méthodes de recrutement
Avant même le RGPD et l'AI Act, le Code du travail encadre le recrutement. Les informations demandées à un candidat ne peuvent servir qu'à apprécier sa capacité à occuper le poste et ses aptitudes professionnelles, et elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé.
Le candidat doit aussi être informé, avant leur utilisation, des méthodes et techniques d'aide au recrutement employées à son égard, et ces méthodes doivent être pertinentes au regard du but poursuivi. Un outil d'IA est une technique d'aide au recrutement. Son usage s'annonce, et il doit porter sur le poste.
Décision automatisée : ce que prévoit l'article 22 du RGPD
Le RGPD donne à toute personne le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé lorsqu'elle produit des effets juridiques à son égard ou l'affecte de manière significative. Écarter un candidat entre dans ce cas.
Une IA peut donc classer et résumer, mais une personne doit réellement examiner les candidatures et prendre la décision. Une validation de pure forme, sans examen, ne suffit pas. C'est pourquoi Delectus n'écarte aucun candidat de lui-même et justifie chaque évaluation par des éléments que le recruteur peut vérifier.
L'AI Act et le recrutement
Le règlement européen sur l'intelligence artificielle classe les systèmes d'IA utilisés pour recruter et sélectionner des candidats parmi les usages à haut risque. Il impose notamment une supervision humaine, de la transparence et une documentation du système.
Ces exigences ont guidé la conception de Delectus. Chaque résultat s'explique, et chaque étape automatisée laisse au recruteur la possibilité de relire, de corriger ou d'écarter ce que l'IA propose.
Informer les candidats : un exemple de mention
« Votre candidature est traitée par [entreprise] pour le recrutement du poste [intitulé]. Des outils d'intelligence artificielle nous aident à analyser les candidatures et à préparer les entretiens. Les décisions sont prises par notre équipe. Vos données sont conservées [durée] et vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification et d'effacement à [contact]. »
Adaptée à votre situation et validée par votre conseil, une mention de ce type figure dans l'offre ou sur la page de candidature.
Agents SMS et vocal : annoncer l'IA dès le premier échange
Quand une IA contacte le candidat, l'information doit venir avant l'échange, et non après. Chez Delectus, le premier message de l'agent de qualification, envoyé par SMS ou par WhatsApp, annonce qu'il s'agit d'une IA et recueille le consentement du candidat au traitement de ses données. L'agent vocal se présente lui aussi comme une IA dès le début de l'appel.
Les deux agents ne posent que les questions de l'offre, qui portent sur le poste. Chaque échange donne lieu à une transcription et à un résumé que le recruteur lit avant de choisir la suite. Le candidat peut arrêter l'échange à tout moment.
Entretiens enregistrés et transcrits : ce qu'il faut prévoir
Quand un entretien vidéo est transcrit et enregistré dans Delectus, la présence de l'agent est annoncée aux deux parties dès le début. L'enregistrement et la transcription sont des données de candidature comme les autres. Ils entrent dans votre information des candidats et suivent vos durées de conservation.
L'analyse porte sur le contenu des réponses, au regard des critères du poste. Ni le visage, ni le ton de la voix, ni l'apparence des candidats ne sont analysés.
Où sont les données
Les données des candidats sont hébergées dans l'Union européenne et ne servent pas à entraîner de modèle. Les durées de conservation suivent vos règles, et les données sont supprimées à leur terme.
Les bonnes pratiques avant d'utiliser l'IA pour recruter
Avant de déployer un outil d'IA dans votre recrutement, vérifiez où sont hébergées les données et si elles servent à entraîner des modèles. Documentez ensuite l'usage, c'est-à-dire l'étape concernée, les décisions qu'il prépare et la supervision prévue. Mettez à jour votre registre des traitements et, si besoin, menez une analyse d'impact. Formez enfin les recruteurs à lire les résultats de l'IA d'un œil critique et à les remettre en question.
Les questions à poser à un éditeur d'IA pour le recrutement
Avant de choisir un outil, posez ces questions à l'éditeur et demandez des réponses écrites.
- Où les données sont-elles hébergées, et par quels sous-traitants passent-elles ?
- Les CV et les entretiens servent-ils à entraîner des modèles ?
- Comment l'outil explique-t-il un classement ou une évaluation ?
- L'outil analyse-t-il des éléments sans lien avec le poste, comme le visage ou le ton de la voix ?
- Comment les données sont-elles supprimées à la fin de la durée de conservation ?
- Quelle documentation fournit-il pour votre registre et votre analyse d'impact ?
Informer les représentants du personnel
Dans les entreprises dotées d'un comité social et économique, l'introduction de nouvelles technologies ou de moyens de traitement des données peut relever de son information, voire de sa consultation. Le règlement européen sur l'IA prévoit lui aussi l'information des représentants des travailleurs avant la mise en service d'un système à haut risque sur le lieu de travail. Faites le point avec votre conseil avant le déploiement.
Questions fréquentes
Le RGPD autorise-t-il l'utilisation de l'IA en recrutement ?
Oui, dans le respect de ses principes. Les candidats sont informés, la finalité est claire, les données sont limitées et conservées pour une durée définie, et aucune décision produisant un effet important ne repose uniquement sur un traitement automatisé sans garanties.
L'AI Act interdit-il l'IA dans le recrutement ?
Non. Il la classe parmi les usages à haut risque et l'encadre, avec une supervision humaine, de la transparence et une documentation. Certaines pratiques sont en revanche interdites, comme la reconnaissance des émotions sur le lieu de travail.
Delectus analyse-t-il le visage ou la voix des candidats ?
Non. Delectus n'analyse ni le visage, ni le ton de la voix, ni l'apparence. Les évaluations portent sur le contenu des réponses, au regard des critères du poste.
Un candidat peut-il contester une évaluation ?
Oui. Il peut exercer ses droits auprès de l'entreprise qui recrute. Comme les évaluations sont justifiées par des citations, un recruteur peut les revoir point par point.
Quelles informations un candidat peut-il demander sur une décision prise avec l'IA ?
Il peut demander l'accès à ses données et des informations sur la logique du traitement. C'est une bonne raison de choisir une IA dont les évaluations s'expliquent.
Faut-il une analyse d'impact pour utiliser l'IA en recrutement ?
Une analyse d'impact relative à la protection des données est souvent recommandée quand un traitement évalue des personnes de manière systématique. Votre délégué à la protection des données peut vous dire si elle s'impose dans votre cas.
Un candidat doit-il être informé qu'une IA analyse son CV ?
Oui. Le Code du travail impose d'informer le candidat des méthodes d'aide au recrutement utilisées, et le RGPD impose de l'informer du traitement de ses données. La mention figure dans l'offre ou sur la page de candidature.
Peut-on refuser un candidat sur la seule base d'un score d'IA ?
Non. Une décision de ce type doit être prise par une personne qui examine réellement la candidature. Le score ou le classement n'est qu'une aide à la décision.
