وكيل صوتي للتوظيف يجري الفرز الأولي لمرشحيكم بالهاتف

ما يكلفكم الفرز الأولي بالهاتف

• مرشحون يتعذر الوصول إليهم. المرشحون في عملهم، لا يردون، ويعاودون الاتصال وأنتم في اجتماع. والوصول إلى كل واحد منهم يتطلب عدة محاولات.
• مكالمات متشابهة كلها. الأسئلة نفسها، تُطرح على كل مرشح، وتستهلك جزءًا كبيرًا من اليوم دون أن تضيف إليكم جديدًا.
• إجابات تُدوَّن على عجل. بين مكالمتين، تدوّنون الملاحظات بسرعة. ولا يعكس ملف المرشح دائمًا ما قاله فعلًا.

كيف يعمل وكيل الفرز الأولي الصوتي

1. تحددون الأسئلة. تأتي أسئلة الفرز الأولي والمعايير الضرورية من وظيفتكم الشاغرة، وتعدّلونها عند الحاجة.
2. يتصل الوكيل بالمرشح. في الموعد المتفق عليه معه، أو استكمالًا لوكيل الرسائل النصية حين لا يرد المرشح. ويقول فورًا إنه ذكاء اصطناعي.
3. تقرؤون الملخص. يصل النص المفرَّغ والملخص والإجابات عن كل معيار إلى ملف المرشح، وتقررون أنتم الخطوة التالية.

ما هو الوكيل الصوتي للتوظيف بالذكاء الاصطناعي؟

الوكيل الصوتي للتوظيف بالذكاء الاصطناعي ذكاءٌ اصطناعي يتحدث مع المرشحين بالهاتف. يفهم ما يقوله المرشح، ويجيب بصوت مسموع، ويدير محادثة منظّمة حول الأسئلة التي اخترتموها.

يتولى مكالمة الفرز الأولي، تلك التي تتحقق من المتطلبات الأساسية للوظيفة قبل المقابلة. فيحتفظ مسؤول التوظيف بوقته للمرشحين المناسبين، وللمحادثات التي يصنع حضوره فيها الفارق.

كيف يدير الوكيل الصوتي المحادثة

القائمة الهاتفية التقليدية تطلب منكم الضغط على أزرار أو تنتظر كلمات محددة. أما مع الوكيل الصوتي فيجيب المرشح بكلماته الخاصة. يعيد الوكيل الصياغة للتأكد من أنه فهم، ويستوضح حين تبقى الإجابة مبهمة.

وإن طرح المرشح سؤالًا عن الوظيفة، يجيب الوكيل انطلاقًا من الوظيفة الشاغرة. وإن لم يعرف الإجابة، يقول ذلك ويدوّن السؤال لمسؤول التوظيف، بدلًا من اختلاق شيء.

يمكن للمرشح مقاطعته في أي لحظة، فيتوقف الوكيل ويستمع. ويُصفّى ضجيج الخلفية، وهذا مهم لمكالمة يُرد عليها في الشارع أو في السيارة. والصوت طبيعي بإيقاع هادئ.

مثال على مكالمة مع الوكيل الصوتي

«مرحبًا، أنا مساعد التوظيف في الشركة، وأنا ذكاء اصطناعي. أتصل بخصوص طلبكم لوظيفة فني صيانة، كما اتفقنا. هل لديكم بضع دقائق؟» يوافق المرشح. فيتحقق الوكيل من توفره، والمنطقة التي يمكنه التنقل إليها، وشهادة التأهيل الكهربائي المطلوبة في الإعلان، وتوقعاته في الراتب.

وحين يجيب المرشح «لدي الشهادة، في الحقيقة أحتاج إلى تجديدها»، يستوضح الوكيل فورًا: «هل تعرفون متى تنتهي صلاحيتها؟» هذا النوع من التفاصيل، الذي يضيع غالبًا على الهاتف، يصل إلى الملخص المرسل إلى مسؤول التوظيف.

ما يحصل عليه مسؤول التوظيف بعد المكالمة

تُحفظ كل مكالمة في ملف المرشح، ويُعلمكم إشعار فور انتهائها.

• النص المفرَّغ الكامل للمكالمة؛
• ملخص في بضعة أسطر؛
• إجابة المرشح عن كل معيار من معايير الوظيفة، مع حفظ الراتب المتوقع ومدة الإشعار في حقليهما؛
• نقاط للتحقق، كإجابة مترددة أو سؤال بقي معلّقًا

من المكالمة الهاتفية إلى الموعد

بعد المكالمة، يتنقل المرشح عبر لوحة Kanban الخاصة بالوظيفة مثل الجميع. ترون بنظرة واحدة من جرى الاتصال به، ومن ما زال الوصول إليه مطلوبًا، ومن هو جاهز للمقابلة. وإن كنتم تعملون كفريق، يمكنكم إسناد مهمة إلى زميل في ملف المرشح، كمعاودة الاتصال بالمرشح بخصوص نقطة محددة.

وحين تكون الإجابات مناسبة، يُحجز الموعد في أوقاتكم. يتزامن التقويم المدمج مع Outlook وTeams، فتكون الأوقات المقترحة على المرشح هي أوقات فراغكم الفعلية.

الوكيل الصوتي ووكيل الرسائل النصية: قناتان تتكاملان

بعض المرشحين يفضّلون الكتابة، وآخرون أكثر ميلًا إلى الرد على الهاتف. غالبًا ما يفتتح وكيل الفرز الأولي بالرسائل النصية المحادثة. وحين لا يرد المرشح بعد تذكيرين، يتولى الوكيل الصوتي الأمر ويتصل به. وإن لم تنجح المكالمة أيضًا، يُنبَّه مسؤول التوظيف فيتولى الأمر.

ويمكن للمرشح أيضًا أن يطلب، برسالة نصية، أن يُتصل به لاحقًا. فيجدول الوكيل المكالمة في الوقت الذي اختاره.

ما الوظائف التي يُجرى فرزها الأولي بوكيل صوتي؟

يكون الوكيل الصوتي أكثر فائدة في بعض الحالات المحددة.

• حجم الطلبات كبير ويجب الوصول إلى كل مرشح بسرعة؛
• المرشحون يعملون ميدانيًا ونادرًا ما يقرؤون بريدهم الإلكتروني، كالفنيين ومندوبي المبيعات وعمال الخدمات اللوجستية والرعاية؛
• شروط محددة يجب التحقق منها قبل المقابلة، سواء كانت ساعات العمل أو رخصة القيادة أو شهادة تأهيل أو الموقع؛
• رصيد قديم من المرشحين يجب إعادة التواصل معه لوظيفة جديدة

الشفافية والإشراف البشري

يقول الوكيل الصوتي في الثواني الأولى إنه ذكاء اصطناعي. فيعرف المرشح مع من يتحدث ويمكنه إنهاء المكالمة في أي لحظة.

لا يتخذ الوكيل أي قرار بالتوظيف أو بالرفض. يجمع الإجابات، ويرتبها حسب المعايير، وينبّه إلى النقاط التي يجب التحقق منها. ويراجع مسؤول التوظيف، ويستمع عند الحاجة، ويقرر. والبيانات مستضافة داخل الاتحاد الأوروبي.

الأسئلة الشائعة