De onde vem um tempo de bench longo
- Um consultor disponível que ninguém vê. Chega um projeto e você busca fora, quando um dos seus próprios consultores poderia ter servido.
- Um perfil parado no último projeto. O perfil do consultor não muda há dois anos. Ele precisa ser refeito antes de sair, e o cliente está esperando.
- Uma entrevista com o cliente que não deu certo. O perfil certo, mal preparado, não passa no encontro. E o bench se estende por mais algumas semanas.
Como reduzir o tempo de bench com o Delectus
- Seus consultores primeiro. Para cada novo projeto, os perfis correspondentes do seu banco são sugeridos primeiro, com as justificativas.
- O perfil se atualiza. O perfil do consultor é gerado de novo e direcionado ao novo projeto.
- O consultor ensaia. Uma simulação de entrevista com o cliente feita pela IA, e depois um relatório para corrigir o que precisa ser corrigido.
Os indicadores para gerenciar o tempo de bench
Cinco indicadores bastam para acompanhar o tempo de bench semana a semana.
| Indicador | O que mede | Como calcular |
|---|---|---|
| Taxa de bench | A parcela de tempo não faturado | Dias de bench ÷ dias úteis disponíveis dos consultores |
| Duração média do bench | O tempo necessário para realocar um consultor | Total de dias de bench ÷ número de períodos de bench |
| Custo do tempo de bench | Quanto o bench custa à consultoria | Dias de bench × valor médio da diária |
| Taxa de conversão das entrevistas com clientes | A eficácia das apresentações | Projetos ganhos ÷ entrevistas com clientes realizadas |
| Tempo de resposta ao cliente | A agilidade comercial | Tempo entre a demanda do cliente e o envio dos perfis |
Por que o tempo de bench custa tão caro a uma consultoria de TI
Um consultor no bench continua sendo um funcionário. O salário e os encargos vencem todo mês, sem nenhuma fatura correspondente. Para uma consultoria cuja margem depende da taxa de alocação, algumas semanas por consultor por ano acabam pesando muito.
Há também um custo menos visível. Um consultor que espera demais perde a motivação, e é muitas vezes nesse momento que ele diz sim quando outra consultoria liga.
Calcular o custo do tempo de bench na sua consultoria
O cálculo cabe em uma linha. Um dia de bench custa o salário diário com encargos do consultor, mais a margem que ele teria gerado se estivesse sendo faturado. Custo de um dia = salário diário com encargos + (valor da diária − salário diário com encargos). Em outras palavras, cada dia perdido vale aproximadamente o valor da diária do consultor.
Multiplique pelo número de dias de bench no ano e depois pelo número de consultores envolvidos. Faça as contas com os seus próprios números: você vai saber quanto vale cada dia economizado em uma realocação.
Sugerir seus consultores antes de buscar fora
O primeiro reflexo quando chega uma demanda do cliente deveria ser ver quem está disponível internamente, ou vai estar em breve. No Delectus, os consultores da empresa ficam no mesmo banco que os candidatos. Quando você insere o escopo do projeto, a ferramenta classifica os perfis correspondentes, com uma nota e as justificativas: um projeto anterior, uma tecnologia, anos de prática.
Você pode refinar por experiência, competência ou localização, ou simplesmente perguntar em linguagem natural, por exemplo “consultores de dados disponíveis em até dois meses, com domínio de Airflow.” E quando um novo projeto se parece com a trajetória de um consultor ou de um candidato anterior, a ferramenta os traz à tona sozinha, sem que ninguém precise pensar em procurar.
Exemplo: uma consultora terminando um projeto
A alocação de uma consultora de dados termina em seis semanas. Um cliente tem uma necessidade de engenharia de dados, e ela aparece entre os perfis do banco, com as justificativas. O perfil dela é gerado de novo com os projetos de Spark e Airflow, os mais próximos da necessidade, no topo. Antes do encontro, ela faz uma simulação de entrevista com o cliente e lê o relatório na véspera.
O que mudou não é o trabalho do gerente de contas. É que ele vê a consultora certa na hora certa, com um perfil pronto para enviar no mesmo dia.
Retomar o contato com seus consultores e seu banco de talentos por SMS ou telefone
Quando chega uma demanda, ainda é preciso saber quem está realmente disponível: consultores terminando um projeto, candidatos anteriores, pessoas que você conheceu no ano passado. O agente de pré-qualificação por SMS escreve a eles, se apresenta como uma IA, obtém o consentimento e verifica disponibilidade, valor da diária ou salário e disposição para se deslocar. Se duas respostas se contradizem, ele pede esclarecimento.
Sem resposta depois de duas novas tentativas, o agente de pré-qualificação por voz liga para eles. Se continuarem inacessíveis, o gerente de contas é alertado. Ele recebe uma notificação assim que um perfil responde, e encontra as respostas, a transcrição e o resumo da ligação no perfil do candidato.
O perfil do consultor, pronto no dia em que a demanda chega
O tempo de bench muitas vezes depende da rapidez com que você responde ao cliente. No Delectus, o perfil de cada consultor guarda suas versões. Para um novo projeto, você parte da mais recente, a IA leva para o topo as experiências mais próximas da necessidade e reescreve o resumo, e você revisa antes de enviar.
O cliente recebe um link de compartilhamento e abre o perfil sem criar conta. Você sabe qual versão ele recebeu, o que evita confusões quando o mesmo consultor é apresentado a dois clientes.
Preparar o consultor para a entrevista com o cliente
Um consultor que sai de dois anos no mesmo cliente às vezes perdeu o hábito das entrevistas. A simulação de entrevista com o cliente parte do escopo do projeto e do perfil dele: a IA o questiona sobre o que o cliente vai ler e o que o cliente espera. O consultor faz a simulação quando puder, pelo navegador, e recebe um relatório que diz o que trabalhar.
Quem cuida da realocação?
Na maioria das consultorias de TI, é o gerente de contas que acompanhou o projeto anterior, às vezes com a ajuda da equipe de recrutamento. O risco é que só ele saiba que um consultor está disponível, enquanto um colega busca fora um perfil que a empresa já tem.
Um banco compartilhado evita isso. Os consultores aparecem ao lado dos candidatos, com suas tags, anotações e o histórico de cada conversa. As apresentações são acompanhadas em um pipeline Kanban, e os integrantes da equipe distribuem os retornos como tarefas. Todos veem quem foi apresentado, a qual cliente e com qual versão do perfil.
Uma rotina semanal de gestão do bench
As consultorias que mantêm o tempo de bench baixo fazem um ponto rápido toda semana. Elas revisam os projetos que terminam em até três meses e os consultores já disponíveis. Para cada demanda aberta de cliente, olham primeiro os perfis sugeridos a partir do banco. Atualizam os perfis dos consultores envolvidos e agendam simulações antes dos próximos encontros.
No fim da semana, uma olhada no pipeline basta para ver quais apresentações foram enviadas e quais respostas de clientes estão pendentes.
Os erros que prolongam o tempo de bench
Esperar o projeto realmente terminar para procurar o próximo. Buscar fora por hábito, sem consultar o banco. Enviar um perfil desatualizado que não menciona o último projeto. Apresentar o consultor sem prepará-lo para o contexto do cliente. Deixá-lo sem notícias por semanas.
Cada um corresponde a uma etapa que a ferramenta cobre: perfis sugeridos assim que uma demanda chega, o perfil do consultor gerado de novo, a simulação de entrevista, os contatos por SMS ou telefone.
O que o Delectus faz, e o que ele não substitui
A plataforma não substitui a sua ferramenta de gestão de recursos nem o seu acompanhamento comercial. Ela entra em ação quando chega uma demanda do cliente, nas três etapas em que o tempo de bench se ganha ou se perde: encontrar o consultor certo, enviar um perfil atualizado e se sair bem na entrevista com o cliente.
Tempo de bench: o que dizem as regras na França
Durante o tempo de bench, o consultor continua sendo funcionário da consultoria e continua recebendo o salário. A empresa pode atribuir a ele treinamentos, projetos internos ou trabalho de pré-venda. As condições exatas dependem do contrato de trabalho e da convenção coletiva aplicável.
Perguntas frequentes
O que é tempo de bench?
É o período em que um consultor contratado por uma consultoria de TI não está alocado em nenhum projeto de cliente. Ele continua sendo pago sem ser faturado, o que reduz a margem da consultoria.
Como reduzir o tempo de bench?
Sugerindo primeiro seus próprios consultores para os novos projetos, mantendo os perfis deles atualizados e preparando-os para as entrevistas com os clientes. O Delectus ajuda nas três etapas.
O que um consultor pode fazer enquanto está no bench?
Fazer treinamentos, atualizar o perfil de consultor e ensaiar entrevistas com clientes, para estar pronto assim que surgir um projeto.
Quanto tempo pode durar o bench?
Não há uma duração típica. Alguns dias entre dois projetos, às vezes vários meses. Quanto mais dura, mais custa, por isso vale a pena sugerir o consultor assim que chega uma demanda compatível.
Existe diferença entre bench e período entre projetos?
Não. Os dois se referem ao período entre dois projetos de clientes durante o qual o consultor continua sendo funcionário da consultoria.
Como medir o tempo de bench?
A medida mais comum é a taxa de bench: a parcela do tempo disponível dos consultores que não é faturada. Ela é acompanhada consultor por consultor e para a consultoria como um todo.
Como calcular o custo do tempo de bench?
A cada dia, a consultoria paga o salário com encargos do consultor e perde a margem que teria faturado. Então um dia custa aproximadamente o valor da diária. Multiplique pelo número de dias de bench para obter o total.
Um consultor pode recusar um projeto enquanto está no bench?
Depende do contrato de trabalho, do projeto oferecido e da convenção coletiva. Em caso de dúvida, é uma questão para o RH ou para um advogado trabalhista.
