Le métier ressemble à celui de l'ADV France, avec trois couches en plus. La première est l'Incoterm, qui dit qui paie le transport et où le risque change de mains. La deuxième est documentaire : facture commerciale, liste de colisage, preuve d'origine, déclaration d'export confiée au transitaire, certificats exigés par le pays du client. La troisième est financière, avec des paiements en devise et, pour certains pays, le crédit documentaire. Les annonces viennent d'industriels, de malteries, de maisons de vins et spiritueux, de laboratoires pharmaceutiques ou de distributeurs de matières premières, souvent avec SAP ou un autre ERP.
Les erreurs coûtent cher et se voient tard. Un CIF mis sur un envoi en conteneur, une facture dont la valeur diffère de la déclaration, un nom mal orthographié sur un connaissement suffisent à bloquer une marchandise ou un paiement. Un gestionnaire confirmé connaît ces pièges et les vérifie avant le départ.
L'anglais fait partie du poste : presque toutes les offres le demandent, à l'écrit au minimum, et souvent au téléphone avec les clients et les transitaires. Une partie de l'entretien en anglais sur une situation de retard est courante. Le PDF propose un cas de 20 minutes sur une commande vers l'Asie et une grille sur six axes.
Règles, documents et outils d'une commande export
Incoterms 2020
Les onze règles de la Chambre de commerce internationale, version en vigueur depuis le 1er janvier 2020. FAS, FOB, CFR et CIF ne valent que pour le maritime et le fluvial ; les sept autres pour tous les modes. Un Incoterm s'écrit avec un lieu précis et la version.
Déclaration d'export et preuve de sortie
Pour une vente hors Union européenne, la déclaration d'export, souvent déposée par un transitaire mandaté, et la preuve de sortie du territoire justifient l'exonération de TVA. Le numéro EORI de l'entreprise est obligatoire.
Livraison intracommunautaire
Pas de douane, mais une facture hors TVA avec le numéro de TVA du client vérifié dans VIES, une preuve de transport et une déclaration dans l'état récapitulatif TVA.
Origine des marchandises
Origine préférentielle (certificat EUR.1 ou déclaration d'origine sur facture selon l'accord) pour réduire les droits du client, origine non préférentielle avec certificat d'origine délivré par la CCI quand le pays l'exige.
Crédit documentaire (RUU 600)
La banque de l'acheteur s'engage à payer contre des documents strictement conformes à la lettre de crédit. Les règles et usances uniformes de la CCI, publication 600, encadrent la pratique. La remise documentaire, elle, ne comporte pas d'engagement de paiement de la banque.
Contrôle export et sanctions
Classement des biens à double usage selon le règlement (UE) 2021/821, contrôle des clients au regard des listes de sanctions et des embargos. L'ADV applique la procédure de l'entreprise et bloque en cas de doute.
ERP et facturation
Saisie de commande, blocage pour encours, facture export dans SAP ou un autre ERP. La réforme de la facturation électronique prévoit aussi une transmission des données des ventes à l'étranger (e-reporting), selon le calendrier de l'entreprise.
Transport international
Maritime en groupage ou conteneur complet, aérien, routier sous lettre de voiture CMR. Le transitaire réserve, dédouane et fournit les documents de transport.
Le gestionnaire ADV export travaille avec les commerciaux export, la logistique, la production, la comptabilité clients, le service douane quand il existe, les transitaires et parfois les banques. Dans une PME, il couvre tout, du devis à l'encaissement, et choisit lui-même les transporteurs. Dans un groupe, il gère un portefeuille de pays ou de filiales et s'appuie sur un service douane et un service trésorerie. Le poste est accessible avec un BTS commerce international ou un bac +3, et deux ans d'expérience sont souvent demandés. Une deuxième langue étrangère, allemand ou espagnol selon la zone, est un plus fréquent.
Ce que l'entretien d'un gestionnaire ADV export contrôle
- Incoterms et organisation du transport
- Documents d'export et règles de TVA
- Origine et contrôle export
- Paiements internationaux et crédit documentaire
- Traitement des litiges et retards
- Anglais professionnel écrit et oral
Cinq questions d'export et les réponses attendues
Chaque question vient avec ce qu'une bonne réponse contient et le signal qui doit vous alerter. Pas besoin d'être technique pour les poser : écoutez si le candidat raconte du vécu.
Question 1 · confirmé
Le commercial a vendu « FOB Le Havre » à un client canadien, et le conteneur est chargé dans votre usine de Lyon. Quel risque l'entreprise garde-t-elle, et que proposez-vous pour les prochaines commandes ?
Une bonne réponseEn FOB, la livraison a lieu quand la marchandise est à bord du navire au Havre : jusque-là, le risque reste au vendeur, y compris pendant le trajet jusqu'au port et l'attente au terminal, alors que le conteneur est déjà entre les mains du transporteur. Le gestionnaire vérifie que l'assurance de l'entreprise couvre ce pré-acheminement et propose FCA, avec le lieu de remise précis (usine de Lyon ou terminal), règle prévue pour les conteneurs. Si le client paie par crédit documentaire, il rappelle que les Incoterms 2020 permettent de convenir en FCA de la remise d'un connaissement à bord au vendeur.
Signal d'alerteCroire que le risque passe au client dès que le conteneur quitte l'usine, parce que c'est son transitaire qui organise le fret maritime.
Question 2 · confirmé
Quels documents préparez-vous pour une expédition de pièces industrielles vers le Maroc, et lequel sert à justifier l'exonération de TVA ?
Une bonne réponseFacture commerciale avec Incoterm, code tarifaire, origine, poids et valeur ; liste de colisage ; document de transport ; preuve d'origine préférentielle si le client veut bénéficier de l'accord UE-Maroc ; déclaration d'export établie par le transitaire ou le service douane. La preuve de sortie de l'Union européenne, liée à la déclaration d'export électronique, justifie l'exonération de TVA. Le gestionnaire archive cette preuve avec la facture.
Signal d'alertePenser qu'une facture hors taxe suffit pour être exonéré de TVA.
Question 3 · confirmé
Le client paie par crédit documentaire irrévocable. Quels contrôles faites-vous à réception de la lettre de crédit ?
Une bonne réponseIl compare chaque mention avec la commande : montant et devise, Incoterm et lieu, date limite d'expédition, date et lieu de validité, délai de présentation des documents, ports de chargement et de déchargement, transbordement et expéditions partielles, liste et libellé exacts des documents demandés. Il signale tout de suite au client ou à la banque ce qui ne peut pas être respecté, pour obtenir une modification avant l'expédition.
Signal d'alerteRanger la lettre de crédit et la regarder au moment de présenter les documents.
Question 4 · confirmé
Le client marocain signale que sa douane bloque la marchandise : la valeur de la facture ne correspond pas à celle de la déclaration d'export. Que faites-vous ?
Une bonne réponseIl compare tout de suite les deux documents pour trouver l'origine de l'écart : facture pro forma transmise au transitaire au lieu de la facture définitive, fret et assurance inclus ou non selon l'Incoterm, remise, devise. Il voit avec le transitaire si la déclaration d'export doit être rectifiée selon la procédure douanière, ou si c'est la facture qui est fausse, auquel cas la comptabilité émet un avoir et une nouvelle facture. Il envoie au client et à son déclarant un document exact et cohérent, puis fixe une règle : une seule source pour les valeurs, contrôlée avant le départ.
Signal d'alerteEnvoyer au client une facture retouchée avec le montant qui l'arrange pour débloquer la marchandise.
Question 5 · débutant à confirmé
Un client belge vient chercher la marchandise à l'usine avec son propre camion. Que vous faut-il pour facturer sans TVA ?
Une bonne réponseC'est une livraison intracommunautaire, sans déclaration d'export. Il faut un numéro de TVA du client valide, vérifié dans VIES et porté sur la facture avec la mention de l'exonération, puis la déclaration de l'opération dans l'état récapitulatif TVA. Comme le client transporte lui-même, la preuve de l'expédition vers la Belgique est plus délicate : le gestionnaire obtient sa déclaration écrite de réception, avec le lieu d'arrivée, et des documents de transport non contradictoires, comme la lettre de voiture CMR signée. Sans ces preuves, l'exonération peut être remise en cause.
Signal d'alerteFacturer hors TVA sur la seule foi d'un bon d'enlèvement signé au départ de l'usine.
Recevez la fiche d'entretien complète en PDF
La fiche pour mener l'entretien de bout en bout, prête à imprimer ou à partager avec le manager.
- 30 questions sur 6 axes, avec la bonne réponse, le signal d'alerte et la relance
- Le niveau visé pour chaque question
- Une mise en situation de 20 minutes et ce qu'on attend du candidat
- La grille d'évaluation de 1 à 4, axe par axe
ADV export : les questions fréquentes
Quel niveau d'anglais est attendu d'un gestionnaire ADV export ?
Un anglais professionnel suffit le plus souvent : écrire des e-mails clairs, lire une lettre de crédit et un connaissement, expliquer un retard au téléphone. Les offres parlent d'anglais courant ou d'anglais écrit selon les postes. Une partie de l'entretien en anglais sur une situation réelle, retard ou document manquant, montre mieux le niveau qu'un score de test isolé.
Faut-il connaître la douane pour devenir gestionnaire ADV export ?
Il faut en connaître les bases : rôle de la déclaration d'export, numéro EORI, preuve de sortie pour l'exonération de TVA, origine des marchandises, code tarifaire sur la facture. Le dédouanement lui-même est le plus souvent confié à un transitaire ou à un service douane interne. L'ADV doit fournir des informations exactes et savoir quel document manque quand une marchandise est bloquée.
Y a-t-il un test technique pour un poste d'ADV export ?
Souvent sous forme de cas pratique : choisir un Incoterm, lister les documents d'une expédition vers un pays donné, repérer les incohérences d'une lettre de crédit ou d'une facture. Certains recruteurs ajoutent un e-mail à rédiger en anglais. Ces exercices durent de quinze à trente minutes et montrent vite l'expérience réelle du candidat.
ADV export et assistant import-export : quelle différence ?
L'ADV export suit la vente : commande du client, confirmation, facturation, encaissement, avec le transport et les documents en appui. L'assistant import-export est souvent plus tourné vers les opérations de transport et de douane, à l'import comme à l'export, parfois chez un transitaire. Les deux postes se recoupent, et l'intitulé seul ne suffit pas : les missions de l'annonce tranchent.
Pour structurer vos autres entretiens, consultez aussi nos pages sur les questions d'entretien de recrutement, la méthode de l'entretien structuré et la grille d'évaluation d'entretien.
