Questions d'entretien pour un assistant import-export, documents et douane

Le poste existe chez les fabricants qui exportent, chez les négociants et distributeurs qui importent, et chez les commissionnaires de transport. Les annonces parlent d'assistant import-export, d'assistant commercial export ou d'assistant ADV export, souvent bilingue ou trilingue. Beaucoup de postes sont ouverts en alternance pour des étudiants de BTS commerce international, d'autres demandent plusieurs années d'expérience et la maîtrise d'un ERP.

Le travail repose sur des règles précises. Les Incoterms 2020 fixent qui réserve le transport et qui assure, les RUU 600 imposent des documents strictement conformes au crédit documentaire, et la douane demande un code de nomenclature, une origine et une valeur justes. Depuis 2022, la TVA à l'importation est autoliquidée sur la déclaration de TVA de l'entreprise. Depuis le 1er janvier 2026, l'importation de certains produits, comme l'acier ou l'aluminium, exige le statut de déclarant MACF autorisé au-delà de 50 tonnes par an.

Un bon candidat raconte une erreur évitée ou rattrapée et sait citer les délais. Le PDF détaille 30 questions sur six axes et une mise en situation de vingt minutes sur une semaine d'expéditions.

Documents, douane et règles de l'import-export

Incoterms 2020

Onze règles de l'ICC. Elles disent qui réserve et paie le transport, qui assure, où passe le risque et qui fait les formalités. En FCA, le vendeur peut réserver le transport à la demande de l'acheteur, à ses risques et frais. En CIP, l'assurance doit couvrir les Institute Cargo Clauses (A).

Documents commerciaux et de transport

Facture commerciale, liste de colisage, connaissement maritime, lettre de voiture CMR pour la route, lettre de transport aérien, certificats sanitaires ou de conformité. Ils doivent concorder entre eux et avec la commande.

Origine préférentielle et non préférentielle

L'origine préférentielle ouvre un droit réduit dans un pays lié à l'Union par un accord ; elle se prouve par un certificat EUR.1 ou une déclaration d'origine, souvent par un exportateur enregistré au système REX. Le certificat d'origine de la chambre de commerce atteste une origine non préférentielle.

Douane et commissionnaire

Numéro EORI, déclaration d'export ou d'import, code de la nomenclature combinée et TARIC, valeur en douane, représentation directe ou indirecte par le commissionnaire. Le renseignement tarifaire contraignant sécurise un classement. Le statut OEA facilite les opérations.

TVA à l'importation et échanges dans l'Union

La TVA à l'importation est autoliquidée sur la déclaration de TVA de l'entreprise. Dans l'Union, pas de douane : numéro de TVA du client vérifié sur VIES, mention d'exonération, preuve du transport, état récapitulatif et, selon les volumes, enquête statistique EMEBI.

MACF (CBAM)

Depuis le 1er janvier 2026, le mécanisme d'ajustement carbone aux frontières est dans sa phase définitive. Un importateur d'acier, d'aluminium, de ciment, d'engrais ou d'autres produits visés doit être déclarant MACF autorisé au-delà de 50 tonnes cumulées par an, et son numéro figure sur la déclaration en douane.

Crédit documentaire (RUU 600)

La banque paie contre des documents conformes au texte du crédit. Les documents se présentent au plus tard 21 jours après l'expédition, sauf autre délai prévu, et dans la validité du crédit. Toute irrégularité peut suspendre le paiement.

ERP, portails et langues

SAP, Sage, Cegid ou un autre ERP pour les commandes et la facturation, portails de suivi des transitaires et des compagnies, échanges écrits et téléphoniques en anglais, souvent dans une troisième langue.

L'assistant import-export travaille avec les commerciaux export, l'ADV, la logistique, la comptabilité et des partenaires extérieurs : transitaires, commissionnaires en douane, transporteurs, banques et chambres de commerce. Dans une PME, il couvre souvent l'import et l'export, de la commande au paiement. Dans un groupe, il peut se spécialiser sur une zone ou sur les documents. Un débutant commence par la saisie des commandes et la préparation des documents courants. Un profil confirmé gère les crédits documentaires, les importations sensibles et les litiges.

Six compétences contrôlées en entretien

• Documents export et origine
• Douane import et export
• Incoterms et transport
• Crédit documentaire et paiements
• Commandes internationales
• Litiges et incidents

Cinq cas pratiques de l'import-export et les réponses attendues

Chaque question vient avec ce qu'une bonne réponse contient et le signal qui doit vous alerter. Pas besoin d'être technique pour les poser : écoutez si le candidat raconte du vécu.

1. Question 1 · confirmé

   Le crédit documentaire demande un connaissement « à ordre », et le transitaire vous envoie un connaissement au nom du client. Que faites-vous ?

   Une bonne réponseC'est une irrégularité : la banque peut refuser les documents et le paiement n'est plus garanti. Il demande tout de suite au transitaire ou à la compagnie maritime de corriger le connaissement, en surveillant la date limite de présentation (au plus tard 21 jours après l'expédition selon les RUU 600, sauf autre délai prévu, et dans la validité du crédit). Si la correction est impossible, il prévient le commercial pour obtenir du client un amendement ou son accord sur l'irrégularité. Il reprend ensuite tous les documents ligne par ligne contre le texte du crédit avant de les remettre à la banque.

   Signal d'alertePrésenter les documents tels quels « parce que la marchandise est partie », ou corriger lui-même le document.

2. Question 2 · junior à confirmé

   Un conteneur arrive de Chine. Que vous demande le commissionnaire en douane, et comment se règle la TVA à l'importation ?

   Une bonne réponseLe numéro EORI de l'entreprise, la facture commerciale, la liste de colisage, le document de transport, le code de nomenclature des produits, l'origine, la valeur en douane (qui inclut le transport jusqu'à l'entrée dans l'Union) et un mandat de représentation, directe ou indirecte. Les droits de douane sont payés à l'importation. La TVA est autoliquidée sur la déclaration de TVA de l'entreprise, régime général depuis 2022. Il vérifie aussi si les produits relèvent d'un dispositif particulier, comme le mécanisme d'ajustement carbone aux frontières pour l'acier ou l'aluminium.

   Signal d'alerte« Le transitaire s'occupe de tout » sans savoir quels documents lui fournir.

3. Question 3 · junior à confirmé

   Une palette arrive écrasée chez votre client en Italie, livrée par camion. Que faites-vous le jour même ?

   Une bonne réponseIl demande au client de porter des réserves précises sur la lettre de voiture CMR à la livraison (nombre de colis, nature du dommage) et de prendre des photos. Si le dommage n'était pas apparent, la réclamation écrite au transporteur doit partir dans les sept jours, dimanches et jours fériés non compris. Il prévient le transitaire et l'assureur, regarde l'Incoterm pour savoir qui supportait le risque et qui réclame, et organise le remplacement avec le commercial.

   Signal d'alerteAttendre que le client envoie un mail la semaine suivante, ou réexpédier sans rien réclamer.

4. Question 4 · confirmé

   Un client suisse demande une preuve d'origine pour obtenir un droit réduit. Que fournissez-vous ?

   Une bonne réponseIl vérifie d'abord que le produit remplit la règle d'origine prévue par l'accord entre l'Union et la Suisse, à partir de la composition et de la fiche de fabrication. Selon le montant et le statut de l'entreprise, il établit un certificat EUR.1 visé par la douane ou une déclaration d'origine sur la facture. Il garde les justificatifs de l'origine, car la douane peut les demander. Il distingue ce document du certificat d'origine non préférentielle délivré par la chambre de commerce.

   Signal d'alerteEnvoyer un certificat d'origine de la CCI en pensant qu'il donne droit au tarif préférentiel.

5. Question 5 · confirmé

   Le commercial a vendu en FCA usine, mais le client demande que vous réserviez le transport maritime pour lui. Que faites-vous ?

   Une bonne réponseEn FCA, c'est l'acheteur qui organise le transport principal. Les Incoterms 2020 permettent au vendeur de le réserver si c'est convenu, aux risques et frais de l'acheteur. Il fait confirmer cet accord par écrit, précise qui paie le fret et comment il est refacturé, vérifie le lieu de remise et le passage du risque, et prévient la comptabilité. Si un crédit documentaire est prévu, il vérifie que le connaissement demandé est cohérent avec cet arrangement.

   Signal d'alerteChanger d'Incoterm sans accord, ou réserver le fret en le payant sans savoir qui le rembourse.

Assistant import-export, questions fréquentes

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