Project System sert aux entreprises qui pilotent leurs affaires et leurs investissements par projet. Le consultant conçoit les structures (OTP et réseaux), la planification des coûts, le budget et son contrôle, l'intégration avec les achats et les temps, la facturation sur jalons ou selon les ressources, le calcul du résultat de fin de mois et l'imputation vers les immobilisations ou CO-PA. Les missions actuelles portent surtout sur des passages à S/4HANA, en greenfield ou en reprise de données.
Le poste se présente souvent en binôme avec le CO : beaucoup d'offres lues parlent de consultant CO/PS. Un profil CO pur connaît les centres de coûts et la rentabilité, sans forcément maîtriser le contrôle de disponibilité ou le stock projet. À l'inverse, certains profils PS viennent de la planification et des réseaux, et sont moins à l'aise sur les résultats analytiques.
La nature des projets compte : affaires clients facturées, investissements internes, ou les deux. La facturation et le calcul du résultat pèsent lourd dans le premier cas, l'imputation vers les immobilisations dans le second. Un senior doit pouvoir raconter une clôture de projet difficile et la reprise de projets en cours lors d'une migration.
Ce que recouvre SAP PS, de l'OTP à l'imputation
OTP (organigramme technique de projet)
La structure hiérarchique du projet, appelée WBS en anglais. Chaque élément d'OTP peut porter du budget, recevoir des coûts ou servir à la facturation. Le découpage conditionne tout le reste du projet : saisie, contrôle, reporting. C'est le premier sujet à aborder en entretien.
Réseaux, activités et jalons
Les réseaux planifient les dates, les ressources internes, les composants et les prestations externes. Les jalons marquent des étapes qui peuvent déclencher une facture ou servir à mesurer l'avancement. Tous les projets n'en ont pas besoin.
Profils et statuts
Le profil de projet, les profils de planification, de budget et d'imputation fixent le comportement des projets. Les statuts système et utilisateur autorisent ou interdisent les opérations : imputation, commande, clôture. Une bonne conception évite beaucoup de contrôles manuels.
Planification des coûts, budget et contrôle de disponibilité
Le plan estime les coûts, le budget fixe le plafond approuvé, le contrôle de disponibilité avertit ou bloque quand une commande ou une imputation le dépasse. Les seuils de tolérance et le niveau de contrôle sont des choix de conception à faire valider par le contrôle de gestion.
Intégration achats, stocks et temps
Les composants des réseaux génèrent des demandes d'achat, en stock projet ou en achat direct. Les commandes deviennent des engagements sur le projet. Les heures saisies arrivent sur les activités ou les éléments d'OTP. Le moment où un coût touche le projet dépend de ces choix.
Facturation sur jalons et selon les ressources
Un plan de facturation sur le poste de commande client, relié aux jalons, déclenche les factures d'étape. La facturation selon les ressources construit une demande de facture à partir des coûts réels du projet. Les deux s'appuient sur la facturation commerciale SD.
Résultats analytiques et revenu par événement
Les résultats analytiques calculent chaque mois en-cours, produits à recevoir et provisions pour perte à partir du plan et du réel. Dans S/4HANA, la reconnaissance du revenu par événement comptabilise le revenu au fil des événements. Le choix entre les deux est une décision de conception importante pour les projets clients.
Imputation, immobilisations et Investment Management
L'imputation envoie les coûts du projet vers une immobilisation en cours, un centre de coûts ou CO-PA. À la mise en service, l'immobilisation en cours est répartie vers les immobilisations définitives. Investment Management ajoute les programmes d'investissement et leur budget au-dessus des projets.
Le consultant SAP PS travaille en prestation sur des projets S/4HANA ou en interne dans une équipe finance ou gestion de projets. Les offres lues demandent les structures OTP et réseaux, le budget et le suivi des engagements, l'imputation et les résultats analytiques, l'intégration avec FI-AA pour les immobilisations en cours, et souvent la reprise des données de projets d'ECC vers S/4HANA. Certaines y ajoutent EPPM, Commercial Project Management ou Portfolio and Project Management. Beaucoup d'offres associent CO et PS sur un même poste. L'ABAP reste en dehors du périmètre, une lecture de débogage de base est parfois demandée.
Les compétences PS vérifiées pendant l'entretien
- Conception de l'OTP, des réseaux et des statuts
- Planification, budget et contrôle de disponibilité
- Intégration achats, stock projet et temps
- Facturation et calcul du résultat des projets clients
- Imputation, immobilisations et clôture
- Reprise, recette et passage à S/4HANA
Cinq situations SAP PS et les réponses attendues
Chaque question vient avec ce qu'une bonne réponse contient et le signal qui doit vous alerter. Pas besoin d'être technique pour les poser : écoutez si le candidat raconte du vécu.
Question 1 · confirmé
Comment découpez-vous l'OTP d'un projet client : jusqu'à quel niveau descendez-vous, et quels éléments marquez-vous comme éléments de planification, d'imputation et de facturation ?
Une bonne réponseL'OTP suit la façon dont les coûts sont pilotés et facturés, pas le détail des tâches, qui va dans les réseaux. Deux à quatre niveaux suffisent souvent. Les éléments de planification portent le budget, les éléments d'imputation reçoivent les coûts réels, l'élément de facturation est relié au poste de commande client. Le masque de codification et le profil de projet donnent une structure homogène. Le candidat explique ce qu'un découpage trop fin coûte en saisie, en imputation et en reporting.
Signal d'alerteUn élément d'OTP par tâche, ou un projet à un seul élément qui ne permet aucun suivi.
Question 2 · confirmé
Une commande d'achat dépasse le budget d'un élément d'OTP et l'acheteur n'a reçu aucun message. Que vérifiez-vous ?
Une bonne réponseLe profil de budget : le contrôle de disponibilité est-il actif, et à quel moment (à la libération du budget ou manuellement) ? Les seuils de tolérance par groupe d'opérations, avec un avertissement puis une erreur pour les commandes d'achat. Le budget réellement libéré, la devise de contrôle, le niveau de l'OTP où le budget est porté et le contrôle annuel ou global. Après une modification de paramétrage, le contrôle de disponibilité doit être reconstruit pour les projets existants.
Signal d'alerte« SAP ne contrôle pas les budgets », ou un blocage dur de toutes les opérations dès le premier euro de dépassement.
Question 3 · senior
Pour un projet client facturé sur jalons, comment obtenez-vous chaque mois le chiffre d'affaires et les en-cours ? Résultats analytiques ou reconnaissance du revenu par événement ?
Une bonne réponseAvec les résultats analytiques, une version et une clé de résultats fixent la méthode, par exemple un avancement calculé sur les coûts. Le calcul de fin de mois compare réel et prévu et produit en-cours, produits à recevoir ou produits constatés d'avance, puis l'imputation les passe en comptabilité et en CO-PA. Dans S/4HANA, la reconnaissance du revenu par événement comptabilise le revenu à chaque événement (coût, facture) avec des ajustements de fin de période. Le choix dépend de la version et du mode de déploiement, des besoins IFRS 15 et de l'existant à migrer.
Signal d'alerte« Le chiffre d'affaires, c'est la facture », sans notion d'en-cours ni de produits à recevoir.
Question 4 · confirmé
Un projet d'investissement interne se termine. Comment les coûts finissent-ils en immobilisation, et dans quel ordre fermez-vous le projet ?
Une bonne réponsePendant le projet, la règle d'imputation envoie chaque mois les coûts vers une immobilisation en cours. À la mise en service, l'imputation finale répartit l'immobilisation en cours vers les immobilisations définitives, poste par poste si besoin. Ensuite le statut de clôture technique, la vérification des engagements restants et des dernières factures fournisseurs, une dernière imputation, puis la clôture définitive. Il cite le lien avec Investment Management si le projet appartient à un programme.
Signal d'alerteUne écriture manuelle de reclassement en fin de projet, ou une clôture du projet avant la dernière imputation.
Question 5 · senior
Un chef de projet ne comprend pas : les composants commandés pour son réseau sont en stock projet, et les coûts n'arrivent pas sur l'élément d'OTP au moment où il les attend. Comment l'expliquez-vous ?
Une bonne réponseLes composants des activités de réseau ont un type d'approvisionnement : stock projet ou achat direct. En stock projet non valorisé, le coût arrive sur l'élément d'OTP à l'entrée de marchandises. En stock projet valorisé, le stock a une valeur et le coût n'arrive qu'à la sortie de stock vers le réseau. Le calcul des besoins génère les demandes d'achat pour le stock projet. Le candidat sait expliquer ce choix à un chef de projet et au contrôle de gestion.
Signal d'alerteAucune notion de stock projet, ou une confusion avec le stock général de l'usine.
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La fiche pour mener l'entretien de bout en bout, prête à imprimer ou à partager avec le manager.
- 30 questions sur 6 axes, avec la bonne réponse, le signal d'alerte et la relance
- Le niveau visé pour chaque question
- Une mise en situation de 20 minutes et ce qu'on attend du candidat
- La grille d'évaluation de 1 à 4, axe par axe
Consultant SAP PS, les questions fréquentes
Consultant SAP PS ou consultant SAP CO : lequel faut-il pour un projet ?
Si les projets sont au centre de l'activité, avec des affaires clients facturées ou un programme d'investissements, un profil PS ou CO/PS s'impose. Un consultant CO couvre les centres de coûts, le calcul de coût de revient et la rentabilité, mais pas toujours le budget de projet, le stock projet ou la facturation sur jalons. L'entretien vérifie qu'il a conçu lui-même un OTP et un profil de budget, et pas seulement lu des états de projets.
Que vaut une expérience EPPM, CPM ou PPM sur un CV PS ?
Ces produits se situent au-dessus du PS : portefeuille de projets, planification financière des projets clients, espace de travail du chef de projet. Une expérience de ce type montre une vision plus large. Elle ne garantit pas la maîtrise de l'exécution dans PS. Les questions portent quand même sur le contrôle de disponibilité, l'imputation et le calcul du résultat, qui restent la base du poste.
Comment se déroule le test technique d'un consultant SAP PS ?
Le test part d'un projet réel simplifié : la personne dessine l'OTP, dit où se porte le budget et comment les coûts finissent en immobilisation ou en résultat. S'y ajoute un incident : une commande qui passe malgré un budget dépassé, ou des coûts sur un projet clos. Le cas de 20 minutes de la fiche PDF reprend ce format avec un projet client facturé sur jalons.
Quelles questions pour un consultant SAP PS junior ?
L'entretien reste sur les bases : différence entre plan, budget, engagement et réel, rôle d'un élément d'OTP, utilité d'un réseau, statuts de clôture technique et définitive. Un junior n'a pas forcément paramétré les résultats analytiques, mais il doit savoir à quoi ils servent. Compte surtout sa capacité à relier ce qu'il dit aux autres modules : achats, comptabilité des immobilisations, facturation.
Pour structurer vos autres entretiens, consultez aussi nos pages sur les questions d'entretien de recrutement, la méthode de l'entretien structuré et la grille d'évaluation d'entretien.
