Ce poste mêle deux métiers. Une partie du temps reste celle d'un assistant commercial classique : accueil des demandes, devis, suivi des clients, plannings des commerciaux. L'autre partie, souvent la plus lourde, consiste à préparer les réponses aux consultations publiques et privées. Les annonces viennent de la sécurité privée, de la restauration collective, du génie climatique, de l'environnement ou du matériel pédagogique, et plusieurs précisent la part de chaque activité, par exemple 60 % d'administratif et 40 % de marchés publics.
La différence avec un chargé d'appels d'offres tient au périmètre. L'assistant ne décide pas de répondre et ne fixe pas le prix. Il tient le dossier de candidature à jour toute l'année, relève les exigences du dossier de consultation, met en forme les contributions, remplit le bordereau fourni par l'acheteur et dépose. Ses erreurs possibles sont simples et coûteuses : une attestation périmée, un fichier oublié, une ligne de bordereau modifiée, une offre arrivée trois minutes trop tard.
Un bon entretien pour ce poste passe donc par des pièces réelles. Un DC1 à commenter, un règlement de consultation à résumer en dix minutes, un bordereau à contrôler montrent vite si le candidat a déjà déposé seul. Le PDF propose une mise en situation de 20 minutes sur un dossier à boucler et une grille sur six axes.
Les pièces, plateformes et règles qu'un assistant appels d'offres manipule
Dossier de consultation (DCE)
L'ensemble publié par l'acheteur : règlement de la consultation (RC), acte d'engagement, CCAP, CCTP, bordereau de prix, parfois un cadre de réponse technique. Le RC dit quelles pièces remettre, comment et avant quelle heure.
DC1, DC2 et DUME
Les formulaires de candidature. Le DC1 est la lettre de candidature, le DC2 présente la capacité de l'entreprise, le DUME réunit ces informations au format européen. L'acheteur est tenu d'accepter un DUME ; les DC restent utilisables. Le DC4 sert à déclarer un sous-traitant.
Attestations et Kbis
Attestation de vigilance URSSAF datant de moins de six mois (article D8222-5 du Code du travail), attestation de régularité fiscale, Kbis, attestation d'assurance de l'année. L'attributaire pressenti doit les produire dans le délai fixé par l'acheteur, sinon son offre peut être écartée.
Mémoire technique
La réponse rédigée aux critères techniques. L'assistant en tient le modèle, intègre les contributions, vérifie le plan au regard des sous-critères et les limites de pages.
BPU, DQE et DPGF
Les cadres de prix fournis par l'acheteur : prix unitaires, détail quantitatif estimatif, décomposition d'un prix global et forfaitaire. Ils se remplissent sans modifier la structure du fichier, et le total doit correspondre à l'acte d'engagement.
Plateformes de dématérialisation
PLACE pour l'État et de nombreux profils d'acheteurs pour les collectivités et les établissements. Chacune a son compte entreprise, son outil de dépôt et son accusé de réception horodaté. La copie de sauvegarde reste possible quand le RC la prévoit.
Veille : BOAMP, JOUE, codes CPV
Le BOAMP publie les avis nationaux, le JOUE les avis européens. Les alertes se règlent par mots-clés, codes CPV (la nomenclature européenne des achats) et zone géographique.
Seuils de procédure
Depuis le 1er avril 2026, un acheteur peut se dispenser de publicité et de mise en concurrence sous 60 000 € HT pour les fournitures et services et 100 000 € HT pour les travaux. Au-delà, les règles de publicité dépendent du montant, et les seuils européens de procédure formalisée ont été actualisés au 1er janvier 2026.
L'assistant appels d'offres dépend le plus souvent d'un responsable d'agence, d'un directeur commercial ou d'un service support des ventes, et travaille avec des chargés d'affaires, la comptabilité, les RH, la qualité et le juridique pour réunir les pièces. Dans une petite entreprise, il fait tout, de la veille au dépôt. Dans un groupe, il appartient à une cellule offres et prépare surtout la partie administrative et la mise en forme. Le poste est ouvert aux profils BTS ou bac +2 à bac +3 en commerce, gestion ou assistanat ; une première expérience de dépôt sur plateforme est souvent demandée. La maîtrise de Word, d'Excel et de PowerPoint compte autant que la connaissance des règles.
Six compétences évaluées pendant l'entretien
- Tenue du dossier de candidature et des attestations
- Lecture du règlement et des pièces du DCE
- Mise en forme du mémoire et des cadres de prix
- Dépôt dématérialisé et respect des délais
- Veille et suivi des consultations
- Coordination des contributeurs
Cinq questions sur le dossier, le bordereau et le dépôt
Chaque question vient avec ce qu'une bonne réponse contient et le signal qui doit vous alerter. Pas besoin d'être technique pour les poser : écoutez si le candidat raconte du vécu.
Question 1 · débutant à confirmé
Le Kbis du dossier date de cinq mois, l'attestation de vigilance URSSAF de sept mois. Le dépôt est dans dix jours. Que faites-vous ?
Une bonne réponseLe candidat les renouvelle tout de suite, sans attendre l'attribution. Le Kbis se télécharge en quelques minutes, et beaucoup de règlements de consultation le demandent de moins de trois mois. L'attestation de vigilance se télécharge depuis l'espace URSSAF de l'entreprise ; l'acheteur ou le donneur d'ordre exige une attestation de moins de six mois, puis la redemande tous les six mois pendant l'exécution. Il profite de l'occasion pour contrôler l'attestation fiscale et l'attestation d'assurance de l'année en cours, puis note les nouvelles dates d'expiration dans son tableau.
Signal d'alerte« On verra si on gagne » : l'attributaire pressenti dispose souvent de quelques jours seulement pour fournir ses attestations, et un dossier périmé ce jour-là fait perdre le marché.
Question 2 · confirmé
Vous remplissez le bordereau des prix unitaires fourni par l'acheteur sous Excel. Quelles précautions prenez-vous ?
Une bonne réponseIl utilise le fichier de l'acheteur sans ajouter, supprimer ni déplacer de lignes, sans modifier les intitulés ou les unités, et remplit toutes les cases demandées. Il vérifie les formules si le fichier en contient, l'unité (HT, par heure, par mètre), l'arrondi, et que le total du DQE recalculé correspond au montant de l'acte d'engagement. Il garde une version de travail séparée et fait valider les prix par la personne qui les fixe.
Signal d'alerteReconstruire le bordereau dans son propre fichier « plus lisible » ou laisser des lignes vides quand le prix n'est pas connu.
Question 3 · débutant à confirmé
Vous ouvrez un nouveau dossier de consultation. Quelles informations notez-vous dans le tableau de suivi avant que quiconque ne commence à rédiger ?
Une bonne réponseLa date et l'heure limites de remise, la date limite pour poser des questions, la plateforme et la référence de la consultation, les lots, la procédure, la visite obligatoire éventuelle, les pièces de candidature et d'offre exigées, les critères et leur pondération, la durée de validité des offres, le format imposé du mémoire (nombre de pages, cadre de réponse) et le nom de chaque contributeur. Ce relevé alimente le rétroplanning.
Signal d'alerteSeulement la date limite et le nom du client.
Question 4 · débutant à confirmé
Le dépôt est terminé. Comment vous assurez-vous qu'il est complet et valide ?
Une bonne réponseIl télécharge et archive l'accusé de réception horodaté, vérifie la liste des fichiers déposés et leur taille, compare avec la liste des pièces exigées par le RC, et enregistre une copie exacte du dossier déposé dans le répertoire de la consultation. Il informe le chargé d'affaires et met à jour le tableau de suivi.
Signal d'alerte« La plateforme a affiché un message vert », sans accusé conservé ni copie du dossier.
Question 5 · confirmé
Le commercial vous transmet ses éléments de prix la veille du dépôt à 18 h. Comment évitez-vous que cela se reproduise ?
Une bonne réponseIl construit avec lui un rétroplanning dès l'ouverture du dossier, avec une date de remise des prix et des contributions plusieurs jours avant le dépôt, envoie des relances datées, et alerte le responsable dès qu'une date interne est manquée. Après le dépôt, il fait un point rapide sur ce qui a coincé. Il ne refuse pas le travail, mais il rend visible le risque.
Signal d'alerteFaire des nuits blanches sans rien dire, ou bloquer le dossier par principe.
Recevez la fiche d'entretien complète en PDF
La fiche pour mener l'entretien de bout en bout, prête à imprimer ou à partager avec le manager.
- 30 questions sur 6 axes, avec la bonne réponse, le signal d'alerte et la relance
- Le niveau visé pour chaque question
- Une mise en situation de 20 minutes et ce qu'on attend du candidat
- La grille d'évaluation de 1 à 4, axe par axe
Assistant commercial appels d'offres : les questions fréquentes
Quelles différences entre un assistant appels d'offres et un chargé d'appels d'offres ?
Le chargé d'appels d'offres participe à la décision de répondre, rédige ou pilote le mémoire technique et prépare l'offre financière avec la direction. L'assistant prépare le dossier administratif, met en forme, contrôle et dépose. Dans les petites structures, une seule personne fait souvent les deux, et l'intitulé « assistant commercial et appels d'offres » cache parfois un poste de chargé. L'entretien permet de voir où se situe le candidat.
Faut-il une formation en droit public pour ce poste ?
Non. Les annonces demandent surtout un bac +2 ou bac +3 en commerce, gestion ou assistanat, une bonne orthographe et la pratique des outils bureautiques. La connaissance du vocabulaire de la commande publique (RC, CCAP, DC1, DUME, BPU) et l'habitude des plateformes s'apprennent sur le poste. Une première expérience de dépôt seul reste un vrai atout, et l'entretien vérifie qu'elle est réelle.
Quel test technique est proposé à un assistant appels d'offres ?
Un exercice sur pièces est courant : résumer un règlement de consultation en une page, repérer les pièces manquantes d'un dossier, corriger un bordereau de prix dont deux lignes ont été modifiées, ou remettre en forme quelques pages de mémoire. Il dure entre quinze et trente minutes. On y voit vite la rigueur, la connaissance des pièces et la maîtrise de Word et d'Excel.
Que regarder en priorité dans le parcours d'un candidat ?
Le nombre de dossiers montés et déposés seul, les plateformes utilisées, le type d'acheteurs (État, collectivités, hôpitaux, clients privés) et ce que le candidat faisait exactement dans la réponse. Un candidat qui cite ses pièces, ses délais et un incident de dépôt vécu a pratiqué. Un discours limité à « j'ai participé aux appels d'offres » demande des précisions.
Pour structurer vos autres entretiens, consultez aussi nos pages sur les questions d'entretien de recrutement, la méthode de l'entretien structuré et la grille d'évaluation d'entretien.
