Rattaché à la direction financière ou au DSI selon les groupes, le contrôleur de gestion IT construit le budget du système d'information, sépare le run du build et l'opex du capex, suit les contrats des éditeurs et des ESN, puis refacture les coûts aux directions métiers ou aux filiales. L'entretien d'un contrôleur de gestion IT part de ce quotidien : un budget qui dérive en mai, un coût de service à reconstruire, une indexation oubliée dans un contrat d'infogérance.
Les candidats viennent souvent de deux horizons. Le contrôleur de gestion généraliste maîtrise la clôture, l'ERP et le reforecast, mais découvre ce que recouvrent une licence par cœur, un abonnement SaaS ou une machine virtuelle. Le profil venu d'un PMO ou d'une équipe technique comprend la DSI et peut manquer de rigueur comptable sur l'immobilisation ou les provisions. Les deux lacunes ressortent dès qu'on demande d'expliquer un écart chiffré.
L'aisance avec les données compte aussi : extractions de l'ERP, saisie des temps, inventaire, tickets, factures cloud. Un modèle de coûts qui ne se rejoue pas chaque mois finit abandonné. Le PDF contient l'entretien complet : 30 questions sur six axes, un cas de 20 minutes et une grille notée de 1 à 4.
Ce que chiffre un contrôleur de gestion IT
Run et build
Le run couvre ce qui fait tourner l'existant : infrastructure, licences, maintenance, support, TMA, télécoms. Le build couvre les projets. La frontière se discute chaque année, et chaque projet livré ajoute du run l'année suivante. Un bon candidat sait où il place la TMA évolutive et pourquoi.
Opex, capex et IAS 38
Une partie des dépenses IT s'immobilise puis s'amortit, le reste passe en charges. IAS 38 encadre les actifs incorporels, dont les logiciels. Depuis la décision du comité d'interprétation de l'IFRS publiée en 2021, le paramétrage d'un logiciel SaaS reste en général une charge, ce qui change les budgets de projets de migration vers le SaaS.
Coût complet et TCO
Le coût total d'une application ou d'un service additionne les coûts directs et une quote-part des moyens partagés : serveurs, stockage, support, sécurité, personnel. Sans ce calcul, une décision de remplacement ou d'externalisation repose sur la seule facture de l'éditeur.
Taxonomie TBM
Le modèle du TBM Council range les coûts en couches, des comptes du grand livre jusqu'aux tours IT, aux applications et aux services. Il donne un vocabulaire commun pour comparer les coûts d'une année sur l'autre. Il s'applique avec un outil dédié ou dans Power BI.
Refacturation interne
La DSI répercute ses coûts sur les métiers ou les filiales, avec une simple information (showback) ou une vraie facturation (chargeback). Le catalogue de services, les prix unitaires et les règles de répartition des coûts communs font l'objet de la plupart des réclamations. Entre filiales de pays différents, les règles des prix de transfert s'appliquent.
Contrats et indexation
Infogérance, TMA, licences, télécoms : chaque contrat a sa durée, son préavis, sa reconduction et sa formule de révision, souvent liée à l'indice Syntec pour les prestations. Le contrôleur tient ces engagements avec les achats pour éviter les hausses découvertes à la facture.
ERP et outils de pilotage
Les données viennent de l'ERP (SAP CO, Oracle, Sage ou autre), de la saisie des temps, de l'inventaire et de l'outil ITSM. Le modèle de coûts vit dans Excel, Power BI ou un outil TBM comme Apptio. L'entretien vérifie comment le candidat rejoue son modèle chaque mois.
Le poste existe surtout dans les groupes dont la DSI dépense plusieurs millions d'euros par an et refacture des directions ou des filiales. Il se trouve dans l'équipe de contrôle de gestion du groupe, avec un lien fort au DSI, ou directement dans la DSI. Les intitulés varient : contrôleur de gestion SI, IT cost controller, contrôleur de gestion IT et capex. Selon l'organisation, il partage le terrain avec un PMO financier qui suit les projets et une équipe FinOps qui suit le cloud. Les candidats viennent du contrôle de gestion, de l'audit ou d'un PMO. L'entretien doit vérifier à la fois la rigueur comptable et la compréhension des dépenses informatiques.
Les savoir-faire attendus d'un contrôleur de gestion IT
- Construction du budget SI run et build
- Opex, capex et immobilisation des logiciels
- Coûts complets et coût par service
- Refacturation interne et répartition
- Contrats et engagements fournisseurs
- Écarts, reforecast et clôture
Questions d'entretien pour un contrôleur de gestion IT
Chaque question vient avec ce qu'une bonne réponse contient et le signal qui doit vous alerter. Pas besoin d'être technique pour les poser : écoutez si le candidat raconte du vécu.
Question 1 · confirmé
Pour le budget SI de l'an prochain, comment séparez-vous le run du build, et que deviennent les projets livrés en cours d'année ?
Une bonne réponseLe run regroupe ce qui fait tourner l'existant : infrastructure, licences et maintenance, support, TMA, télécoms. Le build regroupe les projets qui créent ou transforment. La base run part des contrats en cours, corrigée des indexations, des fins de contrat et des volumes prévus, puis le build vient du portefeuille arbitré. Un projet mis en service en cours d'année bascule en run au prorata : abonnements, hébergement, support et premières dotations aux amortissements.
Signal d'alerteReconduire l'année précédente avec un pourcentage de hausse, ou oublier le run induit par les projets qui se terminent.
Question 2 · senior
Le passage du CRM en SaaS prévoit 400 k€ de paramétrage par un intégrateur. La direction veut l'immobiliser. Que répondez-vous ?
Une bonne réponseEn IFRS, la décision du comité d'interprétation publiée en avril 2021 sur IAS 38 indique que le client ne contrôle pas le logiciel de l'éditeur : le paramétrage ne crée en général pas d'actif. La charge se constate quand l'intégrateur rend le service, ou sur la durée du contrat si le service n'est pas distinct et vient de l'éditeur. Seul un code additionnel contrôlé par l'entreprise peut s'immobiliser s'il remplit les critères d'IAS 38. La réponse distingue comptes consolidés et comptes sociaux et prévoit de valider la position avec la consolidation et les commissaires aux comptes.
Signal d'alerte« Tout ce qui est projet s'immobilise », ou aucune notion du traitement particulier du SaaS.
Question 3 · confirmé
On vous demande le coût annuel du service de messagerie et de collaboration. Comment le construisez-vous ?
Une bonne réponseLes coûts directs d'abord : abonnements Microsoft 365 ou équivalent, outils de filtrage, de sauvegarde et d'archivage. Puis une quote-part des coûts partagés : annuaire et gestion des identités, support de niveau 1 et 2 réparti au nombre de tickets, temps des administrateurs valorisé en coût complet. Le coût unitaire se calcule sur les comptes actifs. Le contrôle de bouclage vient à la fin : la somme des coûts de tous les services retombe sur le total des dépenses IT du grand livre.
Signal d'alerteLe prix de la licence multiplié par le nombre d'utilisateurs, sans support ni coûts partagés.
Question 4 · confirmé
Les filiales paient l'informatique au prorata de leur chiffre d'affaires. L'une d'elles, en croissance, voit sa refacturation monter alors qu'elle consomme moins. Que proposez-vous ?
Une bonne réponseLa répartition au chiffre d'affaires ne suit pas la consommation. Il propose des inducteurs d'usage par service (utilisateurs, postes, applications, tickets) avec des prix unitaires, et garde une répartition de capacité pour les coûts communs que personne ne pilote (gouvernance, sécurité, architecture). Il simule l'effet par filiale avant la bascule, prévoit une transition sur un exercice et fait valider la nouvelle règle en comité.
Signal d'alerteChanger de règle sans simulation par filiale, ou tout refacturer à l'usage, y compris les coûts fixes qu'aucune filiale ne peut réduire.
Question 5 · confirmé
À fin mai, le run informatique atteint 104 % du budget au prorata temporis. Comment expliquez-vous l'écart ?
Une bonne réponseD'abord en comparant au budget mensualisé et non au prorata : les maintenances annuelles payées en début d'année, les renouvellements et les achats de matériel ne tombent pas tous les mois. Ensuite il décompose l'écart restant entre prix, volume, calendrier et changement de périmètre, par nature et par service. Il distingue ce qui se résorbera d'ici décembre de ce qui est structurel, et met à jour l'atterrissage.
Signal d'alerteUn prorata linéaire sans saisonnalité, et une alerte au dépassement qui n'en est pas un.
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La fiche pour mener l'entretien de bout en bout, prête à imprimer ou à partager avec le manager.
- 30 questions sur 6 axes, avec la bonne réponse, le signal d'alerte et la relance
- Le niveau visé pour chaque question
- Une mise en situation de 20 minutes et ce qu'on attend du candidat
- La grille d'évaluation de 1 à 4, axe par axe
Contrôleur de gestion IT, les questions fréquentes
Quel profil pour un poste de contrôleur de gestion IT ?
Un contrôleur de gestion qui maîtrise la clôture, l'analytique et le reforecast, et qui s'intéresse aux dépenses informatiques. Le plus parlant est de lui faire décrire un budget SI qu'il a construit ou suivi : la part du run, les grands contrats, la règle de refacturation. Les outils comptent moins que la méthode, mais une bonne pratique d'Excel, de Power BI et de l'ERP du groupe accélère la prise de poste.
Quelle différence entre un contrôleur de gestion IT et un PMO financier ?
Le PMO financier suit les projets du portefeuille : budget, engagé, consommé, reste à faire et atterrissage. Le contrôleur de gestion IT porte l'ensemble du budget SI, run compris. Il calcule le coût des services, prépare la refacturation et fait le lien avec la comptabilité et la direction financière. Dans une petite DSI, une même personne tient souvent les deux rôles, ce qui se précise dans l'offre.
Faut-il un test technique pour un contrôleur de gestion IT ?
Un exercice court fait en entretien suffit. Le test part d'un budget run mensualisé avec quelques lignes de contrats et un réalisé à fin mai : le candidat explique l'écart et propose un atterrissage. Une autre option consiste à faire calculer le coût d'un service à partir de trois sources. Le candidat commente à voix haute, ce qui montre sa méthode mieux qu'un devoir rendu le lendemain.
Un contrôleur de gestion sans expérience de la DSI peut-il réussir sur ce poste ?
Oui, s'il montre de la curiosité pour le fonctionnement des contrats et des services informatiques. Les premiers mois servent à apprendre ce que recouvrent une licence, un abonnement SaaS, une infogérance ou une machine virtuelle. Cette curiosité se teste avec une question sur le coût d'un service qu'il ne connaît pas : un bon profil pose des questions sur les sources et les volumes avant de donner un chiffre.
Pour structurer vos autres entretiens, consultez aussi nos pages sur les questions d'entretien de recrutement, la méthode de l'entretien structuré et la grille d'évaluation d'entretien.
