نظام تتبع المتقدمين: ما الذي يقوم به ATS، وما الذي يضيفه إليه الذكاء الاصطناعي

ما لا يقوم به نظام ATS

• يخزّن ولا يقرأ. يرتّب نظام ATS السير الذاتية في أعمدة. أما قراءتها ومقارنتها بالوظيفة وترتيبها فما زالت عملًا بشريًا.
• يتتبع ولا يتابع. لا تتغير حالة المرشح إلا حين يغيّرها أحد. ولا أحد يتصل بالمرشح نيابةً عنكم.
• يؤرشف ولا يقيّم. تُكتب ملاحظات المقابلات يدويًا، بقدر من الدقة يتناسب مع الوقت المتاح.

كيف يندمج Delectus

1. الاتصال بنظام ATS لديكم. تصل الوظائف الشاغرة والطلبات والسير الذاتية تلقائيًا، للقراءة فقط.
2. يبدأ الوكلاء العمل. يحللون السير الذاتية، ويجرون الفرز الأولي للمرشحين، ويحضّرون المقابلات ثم يقيّمونها، لمرشحي وظائفكم الشاغرة.
3. تعود النتائج. تُجمع الترتيبات وإجابات الفرز الأولي والتقييمات في Delectus، للفريق كله.

نظام ATS وحده، أم Delectus وحده، أم نظام ATS مع Delectus؟

ثلاث طرق للتجهيز، بحسب ما لديكم مسبقًا.

نظام ATS: التعريف

ATS اختصار لـ applicant tracking system، أي نظام تتبع المتقدمين. يستقبل الطلبات من كل المصادر، ويرتبها حسب الوظيفة الشاغرة، ويتتبع تقدّم كل مرشح، من التقديم إلى التعيين أو الرفض.

تضيف معظم أنظمة ATS نشر الإعلانات على مواقع التوظيف، وصفحة للوظائف، وجدولة المقابلات، والتقارير. إنها تنظّم العمل جيدًا، لكن العمل نفسه ما زال بحاجة إلى من ينجزه.

كيف يعمل نظام ATS يومًا بيوم؟

يتتبع نظام ATS كل مرشح عبر مسار. تصل الطلبات من صفحة الوظائف ومواقع التوظيف، وينقلها مسؤول التوظيف من مرحلة إلى أخرى، ويقدّم المديرون المعنيون بالتوظيف ملاحظاتهم، ويُحفظ كل تواصل في ملف المرشح.

ما يستهلك الوقت يحدث بين مرحلتين: عليكم قراءة السيرة الذاتية، والاتصال بالمرشح، وتحضير المقابلة، ثم كتابة تقرير المقابلة. وهذا هو العمل الذي يتولاه الوكلاء.

نظام ATS والذكاء الاصطناعي: ما الذي يضيفه الذكاء الاصطناعي فعلًا

حين يُضاف الذكاء الاصطناعي إلى نظام ATS، يتولى المهام التي كان البرنامج يتركها لمسؤولي التوظيف.

• قراءة كل طلب فور وصوله، وتحويله إلى ملف منظّم، وترتيبه بدرجة تطابق مفسَّرة؛
• العثور في القاعدة على مرشحين سابقين يطابقون وظيفة جديدة، واقتراحهم فور نشرها؛
• التواصل مع المرشحين للفرز الأولي، بالهاتف أو بالرسائل النصية أو عبر WhatsApp؛
• تحضير مجموعة أسئلة لكل وظيفة، ثم تفريغ المقابلة نصيًا وكتابة تقرير المقابلة

الفرز الأولي لمرشحي نظام ATS بالرسائل النصية والهاتف

يصل مرشحو وظائفكم الشاغرة من نظام ATS لديكم. يتواصل معهم وكيل الفرز الأولي بالرسائل النصية، فيقول إنه ذكاء اصطناعي، ويحصل على موافقتهم، ويطرح أسئلة الوظيفة. ويتصل بهم وكيل الفرز الأولي الصوتي في الموعد المتفق عليه، أو حين تبقى الرسائل بلا رد بعد تذكيرين.

ثم تصبح الإجابات والنص المفرَّغ والملخص مرئية لفريقكم. وحين يكون المرشح مناسبًا، يقترح عليه الوكيل موعدًا في أوقات فراغكم الفعلية، بفضل التقويم المتزامن مع Outlook وTeams.

ما الذي لا يتغير لفريقكم

ربط وكلاء الذكاء الاصطناعي بنظام ATS لديكم لا يقلب عادات أحد. ما زالت وظائفكم الشاغرة تُنشر من نظام ATS، ويتقدم المرشحون عبر القنوات نفسها. ويحتفظ المديرون المعنيون بالتوظيف بأداتهم وطريقتهم في تقديم الملاحظات، ويبقى القرار بيد فريقكم.

ما يتغير هو ما يجده فريقكم حين يفتح طلبًا في Delectus: السيرة الذاتية محلَّلة مسبقًا، وملخص يعرض نقاط قوة المرشح وثغراته، وإجابات الفرز الأولي محفوظة في ملف المرشح.

أنظمة ATS المتصلة مسبقًا، وحالة غياب النظام

يتصل Delectus بمعظم أنظمة ATS المتوفرة في السوق، من البرامج الفرنسية مثل Welcome to the Jungle وFlatchr وTaleez وDigitalrecruiters إلى منصات مثل Teamtailor وWorkable وSmartRecruiters وBullhorn. ولكل نظام ATS متوافق صفحته الخاصة ضمن تكاملات ATS لدينا. يُعدّ الاتصال أثناء الإعداد الأولي، للقراءة فقط، ثم تصل الوظائف الشاغرة والطلبات دون إدخال مزدوج.

ومن دون نظام ATS، تعمل الأداة بمفردها. لكل وظيفة شاغرة مسار خاص بها على لوحة Kanban، ويجمع ملف كل مرشح السيرة الذاتية المحلَّلة، وملاحظاتكم، ووسومكم، والراتب المتوقع، ومدة الإشعار، وسجل النشاط. التقويم مدمج، والمهام مشتركة بين أعضاء الفريق، ويصل إشعار فور رد أي مرشح. وبالنسبة إلى شركة صغيرة توظّف دون أداة مخصصة، كثيرًا ما يكفي ذلك.

ما الفرق بين نظام ATS ونظام CRM للتوظيف وبرنامج التوظيف بالذكاء الاصطناعي؟

يتتبع نظام ATS الطلبات للوظائف المفتوحة. أما نظام CRM للتوظيف فيرعى العلاقات مع المرشحين المحتملين، حتى قبل وجود وظيفة. وبرنامج التوظيف بالذكاء الاصطناعي ينجز جزءًا من العمل: القراءة، والتواصل، والتحضير، والتقييم.

يمكن إضافة Delectus إلى نظام ATS قائم، أو أن يتولى تتبع المتقدمين للمؤسسات التي لا تملك نظامًا. كما تؤدي قاعدة المرشحين فيه، القابلة للبحث بلغة طبيعية، جزءًا من دور نظام CRM، إذ تُظهر المرشحين السابقين في الوقت المناسب.

كيف تختارون نظام ATS

سواء كنتم شركة صغيرة أو مجموعة كبيرة، معايير الاختيار هي نفسها.

• عدد الوظائف الشاغرة والطلبات التي تُعالج شهريًا؛
• النشر على مواقع التوظيف التي تستخدمونها؛
• سهولة تقديم المديرين المعنيين بالتوظيف ملاحظاتهم عن المرشحين؛
• التكامل مع البريد الإلكتروني والتقويم ونظام معلومات الموارد البشرية؛
• استضافة البيانات والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

أخطاء ينبغي تجنبها عند اختيار نظام ATS

تتكرر بعض الأخطاء كثيرًا عند اختيار نظام ATS.

• الاختيار بناءً على قائمة الميزات لا على طريقتكم الفعلية في التوظيف؛
• نسيان المديرين المعنيين بالتوظيف، الذين يحتاجون إلى تقديم ملاحظاتهم بسهولة؛
• عدم التحقق من إمكانية تصدير بياناتكم إن غيّرتم الأداة؛
• التقليل من الوقت اللازم للإعداد والتدريب

نظام ATS مجاني: ما ينبغي معرفته

يقدّم عدة مزودين نظام ATS مجانيًا، غالبًا ما يكون محدودًا في عدد الوظائف الشاغرة أو المستخدمين أو الميزات. إنها طريقة جيدة للبدء. وقبل الاختيار، تحققوا مما يصبح مدفوعًا، وهل ستتمكنون من استعادة بياناتكم يوم تغيّرون الأداة. وإن احتفظتم بنظام ATS مجاني للتتبع، يمكن إضافة الوكلاء فوقه للعمل على المرشحين.

الأسئلة الشائعة